CRM: Online Projektmanagement

Projekte

Unter Menü [Projekte] finden Sie das Projektverwaltungsmodul von Verpura. Dieses Modul ermöglicht es Ihnen ganz einfach den Ablauf und die Abrechnung Ihrer Projekte zu verwalten.

Projekte Übersicht

Unter Menü [Projekte] – [Übersicht] finden Sie eine Übersicht über alle Ihre Projekte. Sie sehen in dieser Übersicht eine Tabelle mit Projektnummer, Name, Kunde und Status des Projekts. Zudem haben Sie die Möglichkeit mit Hilfe des Löschen-Buttons ganz rechts ein Projekt zu löschen.

Abbildung: Projekte-Übersicht

Hinweis: Fast alle Tabellen in Verpura können mit Hilfe eines Suchfelds durchsucht werden. Beachten Sie dass Verpura auch Teilbegriffe findet, d.h. wenn Sie den Begriff „Mustermann“ in einer Zeile in der Tabelle haben wird das mit dem Suchbegriff „Muster“, „mann“ oder auch „usterma“ gefunden werden.

Abbildung: Erweiterte Suchoptionen

Mit einem Klick auf „Erweiterte Suchoptionen“ können Sie in der sich öffnenden Box die Suche auf bestimmte Spalten der Tabelle einschränken. Wählen Sie dazu einfach die Spalten aus. Mit Hilfe der Steuerungs-Taste (Strg/Ctrl) ist auch eine Mehrfachauswahl möglich.

Außerdem können Sie die Tabelle mit einem Klick auf eine der Spaltenüberschriften nach dieser Spalte aufsteigend bzw. mit einem zweiten Klick auf die gleiche Spaltenüberschrift absteigend sortieren.

Abbildung: Spaltenüberschriften

Am Ende der Tabelle haben Sie zusätzlich die Möglichkeit den Inhalt der Tabelle als CVS, Excel, XML oder PDF-Datei zu exportieren. Diese Daten können Sie verwenden um die Daten aus einer Tabelle dann beispielsweise in anderen Programmen zu importieren, in Excel zu editieren usw.

Abbildung: Datenexport

Projekte Archiv

Projekte deren Status Sie auf „abgeschlossen“ setzen werden automatisch ins Projekte-Archiv verschoben. Dieses Archiv finden Sie unter Menü [Projekte] – [Übersicht] indem Sie auf den „Projekt Archiv“ Button klicken. Das Archiv ist genauso aufgebaut wie die Projekte Übersicht.

Projekte anlegen

Um ein neues Projekt anzulegen klicken Sie unter Menü [Projekte] – [Übersicht] auf den Button „Projekt anlegen“. Geben Sie in der sich öffnenden Maske den Namen des Projekts, den anfänglichen Status, Kunde, Start- und Enddatum des Projekts, sowie optional den geschätzten Stundenaufwand sowie eine kurze Notiz zum Projekt ein.

Abbildung: neues Projekt anlegen

Projekte bearbeiten

Um ein Projekt zu bearbeiten und weitere Details einzugeben klicken Sie einfach in der Projektübersicht (Menü [Projekte] – [Übersicht]) auf das entsprechende Projekt in der Tabelle.

Abbildung: Projekt bearbeiten

In dieser Detailansicht können Sie die zuvor eingegebenen Details des Projektes verändern. Das heißt, Sie können den Namen des Projektes, Status, Kunde, den geschätzten Stundenaufwand sowie Start- und Enddatum des Projektes verändern.

Zusätzlich können Sie einstellen wie Fahrtenbucheinträge, die für dieses Projekt angelegt werden, gehandhabt werden. Stellen Sie die Option „Fahrtenbucheinträge werden verrechnet“ auf „ja“, so werden erfasste Fahrtenbucheinträge dem Kunden als Leistung zum ebenfalls einstellbaren Kilometersatz weiterverrechnet. Den Standardkilometersatz können Sie unter Menü [Start] – [Einstellungen] im Reiter „Fahrtkosteneinstellungen“ einstellen und dann je nach Vereinbarung mit Ihrem Kunden für jedes Projekt individuell verändern.

Im mittleren Bereich der Seite können Sie die Zahlungsbedingungen (Zahlungsfrist, Rabatt, Skonto, Skontodatum) definieren. Auch dies können Sie als Standard unter Menü [Start] – [Einstellungen] im Reiter „Zahlungsmodalitäten“ global einstellen und dann je nach Vereinbarung mit Ihrem Kunden für jedes Projekt individuell verändern. Beim Kunden selbst können Sie auch andere spezielle „Zahlungsmodalitäten“ ablegen. Bei der Rechnung selbst können diese Daten dann nochmals verändert werden.

Die eben erwähnten Grundeinstellungen eines Projekts können jederzeit verändert werden. Um alle diese Änderungen anzuzeigen klicken Sie rechts oben auf das letzte Änderungsdatum ("Zuletzt geändert am ..."). Es erscheint eine Übersicht wo die geänderten Daten in rot markiert sind!

Abbildung: Versionierungsübersicht eines Projekts

Im rechten Bereich der Seite finden Sie verschiedene Reiter:

Kontaktperson: Hier können Sie Kontaktpersonen des Kunden diesem Projekt zuordnen – klicken Sie hierfür einfach den Button „Kontaktperson zuweisen“ und wählen Sie die gewünschte Kontaktperson aus. Genauso können Sie mit Hilfe des Buttons „Kontaktperson löschen“ eine Kontaktperson wieder vom Projekt entfernen.
Notizen: Hier können Sie Notizen zum Projekt eingeben, beispielsweise um den Projektfortschritt festzuhalten, zusätzliche Informationen abzuspeichern usw.
Teilprojekt bearbeiten & Abhängigkeiten: Hier können Sie Teilprojekte bearbeiten und Abhängigkeiten zwischen Teilprojekten hinzufügen. Um die Details eines Teilprojekts zu verändern wählen Sie das Teilprojekt aus das Sie bearbeiten wollen und klicken Sie auf den Button „Teilprojekt bearbeiten“. Zum Hinzufügen einer Abhängigkeit zu einem Teilprojekt wählen Sie ebenfalls das Teilprojekt aus und klicken Sie auf „Abhängigkeit hinzufügen“. Für nähere Informationen zum Anlegen von Teilprojekten lesen sie HIER weiter.
Dateien: Hier können Sie Dateien zu diesem Projekt hoch- und wieder herunterladen. Alternativ finden Sie diese Dateien auch unter Menü [Dateien] – [Firmenweite Dateiverwaltung] im Ordner „Projekte“ – „Projektname“.

Vergessen Sie nicht sämtliche Änderungen die Sie durchführen mit einem Klick auf den Button „Projekt speichern“ abzuschließen.

Zahlungskonditionen

Sie haben verschiedene Möglichkeiten Ihre Zahlungsbedingungen wie Fälligkeitsdatum von Rechnungen, Rabatte, Skonto usw. zu definieren:

Einstellungen

Die allgemeinste Einstellung Ihrer Zahlungsbedingungen können Sie im Menü [Start] – [Einstellungen] im Reiter „Zahlungsmodalitäten“ festlegen:

Kontakte

Zusätzlich können Sie für jeden Ihrer Kontakte gesonderte Zahlungsmodalitäten festlegen. Klicken Sie dazu im Menü [Kontakte] – [Übersicht] auf einen Ihrer Kontakte und öffnen Sie den Reiter „Zahlungsbedingungen“:

Zusätzlich können Sie hier festlegen, dass ein Kunde Rabatt auf eine bestimmte Produktkategorie bekommt. Als Standardzahlungsbedingungen für neue Kunden werden die Konditionen aus den Einstellungen übernommen.

Angebote

Sie haben die Möglichkeit den Gesamtrabatt eines Angebot definieren indem Sie diesen am Ende der Seite im Reiter „Summen“ eingeben:

Außerdem haben Sie die Möglichkeit für jede Angebotszeile einen gesonderten Rabatt einzugeben:

Vergessen Sie nicht die Änderungen jeder Zeile mit Hilfe eines Klicks auf den Speichern-Button rechts abzuspeichern!

Projekte

Sie können die Zahlungsbedingungen auch für jedes Projekt anpassen. Klicken Sie hierfür im Menü [Projekte] – [Übersicht] auf ein Projekt und geben Sie diese im Reiter „Zahlungsbedingungen“ ein:

Als Standardzahlungsbedingungen für neue Projekte werden die Konditionen des Kunden übernommen. Die Rabatteinstellungen gelten auf den Gesamtbetrag aller Rechnungen die aus diesem Projekt erstellt werden.

Projektbuchungen

Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit für jede einzelne auf das Projekt verbuchte Ware oder Leistung einen gesonderten Rabatt festzulegen:

Sie haben die Möglichkeit entweder einen prozentuellen oder einen fixen Rabatt festzulegen. Vergessen Sie nicht Ihre Änderungen mit einem Klick auf das Speichern-Symbol recht zu speichern.

Rechnungen

Sie haben beim Anlegen einer Rechnung ebenfalls die Möglichkeit die Zahlungsbedingungen nochmals anzupassen. Dieses können Sie im Reiter „Einschränkungen“ festlegen:

Die Standardeinstellungen für die Rechnung werden im Falle einer Projektrechnung aus den Projekteinstellungen, im Falle einer Stammkundenrechnung aus den Kundeneinstellungen und im Falle einer Barverkaufsrechnung aus den Einstellungen übernommen.

Weitere Optionen

Im oberen Bereich finden Sie eine Leiste mit verschiedenen Buttons für diverse weitere Optionen für Projekte. Diese werden je nach Fenstergröße anders dargestellt.

Abbildung: weiter Projekt-Optionen

Projekt speichern

Ein Klick auf diesen Button speichert alle Änderungen die Sie in den Projektdetails vorgenommen haben.

Projekt kopieren

Diese Option fertigt eine genaue Kopie dieses Projektes an. Dies kann nützlich sein wenn Sie sehr viele ähnliche Projekte haben – legen Sie dann einfach ein Prototyp-Projekt an in dem Sie die Rahmenbedingungen definieren und kopieren Sie dieses Projekt jedes Mal wenn Sie ein neues Projekt dieses Typs beginnen. Projektname, Kunde, Start- und Enddatum sind für das neue Projekte wieder frei wählbar.

Buchungsübersicht

In der Buchungsübersicht finden Sie alle Waren, Leistungen und Zeitbuchungen, die bereits auf dieses Projekt verbucht wurden.

Die Buchungsübersicht ist gegliedert nach

offene Buchungen: Buchungen, die noch nicht verrechnet wurden.
verrechnete Buchungen: Buchungen, die bereits in Rechnung gestellt wurden.
nicht verrechenbare und abschreibbare Buchungen: Buchungen, die dem Kunden nicht in Rechnung gestellt werden können.

Abbildung: Buchungsübersicht

Bei offenen Buchungen können der tatsächliche Verkaufspreis, Rabatt (in % oder ein fixer Betrag), sowie die Anzahl verändert werden. Vergessen Sie nicht nach jeder Änderung den Speichern-Button am rechten Rand der Zeile zu klicken.

Im rechten Bereich haben Sie außerdem für jede Buchung folgende Möglichkeiten:

Umbuchen: Setzen Sie einen Teil oder die gesamte Buchung auf nicht verrechenbar/abschreibbar oder buchen Sie die Buchung auf ein anderes Projekt um.
Verrechenbar setzen: Setzen Sie diesen Posten auf verrechenbar. Dies ist z.B. dann sinnvoll wenn eine Leistung längere Zeit zur Erfüllung benötigt und erst nach Abschluss in Rechnung gestellt werden kann.
Löschen: Löscht die Buchung von diesem Projekt

Mit dem „Freitext editieren“ Button am linken Rand können Sie einen zusätzlichen freien Text zu jeder Buchung einfügen – Dies kann eine genauere Beschreibung der Ware/Leistung sein, zusätzliche Informationen zur Ware usw. Es ist hier auch möglich einen Textteil fett zu markieren oder eine Aufzählung einzufügen. Beachten Sie das Änderungen durch klicken auf den Speichern-Button gespeichert werden müssen.

Abbildung: freien Text hinzufügen

NEU: Änderbare Steuersätze

Damit Sie bei der Erstellung von "innergemeinschaftlicher Erwerb" oder "reverse charge" Rechnungen nicht verschiedene Waren und Leistungen mit unterschiedlichen Steuersätzen anlegen müssen ist es ab sofort möglich den zu verrechnenden Steuersatz in den Buchungstabellen zu verändern. Dies ist in jedem Schritt von der Verbuchung der Ware auf ein Projekt bis hin zur Rechnungserstellung möglich:

Vergessen Sie nicht Ihre Änderung mit einem Klick auf den Speichern-Button rechts zu übernehmen.

Ware / Leistung / Stückliste verrechnen

Um eine Ware,Leistung oder Stückliste auf ein Projekt zu verrechnen klicken sie auf den entsprechenden Button in der Projektdetailansicht. Das kann auch gleich über die entsprechenden Links auf der Standard-Startseite nach dem einloggen erfolgen.

Abbildung: Projektdetailansicht

Geben Sie Lagerort, Buchungsdatum und Menge an und klicken Sie auf den „verrechnen“-Button. Daneben finden Sie noch 2 weitere Buttons:

Hinzufügen als Gratisbeigabe vom Händler: Dies dient dazu um von Ihnen angebotene Aktionen wie beispielsweise 5 + 1 Gratis zu verrechnen. Sie verbuchen 5 Waren normal und 1 Ware als Gratisbeigabe.
Hinzufügen als Gratisbeigabe vom Lieferanten: Im Gegensatz zu von Ihnen angebotenen Aktionen können Sie hiermit von Ihrem Lieferanten angebotene Aktionen an Ihre Kunden weitergeben. Im Gegensatz zur Gratisbeigabe vom Händler (also Ihnen), bezahlen Sie hier bei einer 5 + 1 Gratis-Aktion auch nur 5 der 6 Waren.

Im unteren Bereich der Seite finden Sie alle Buchungen des entsprechenden Typs (Ware oder Leistung), die schon auf dieses Projekt gebucht wurden.

Lagerstände

Das folgende Diagramm beschreibt wann und an welchen Stellen in Verpura sich Warenbestände verändern. In Verpura kann der Lagerstand pro Lagerort getrennt betrachtet werden. Daher befindet sich hier im Diagramm der Lagerort als zentrale Stelle weil pro Ware und Lagerort erfasst wird. Gibt es keine unterschiedlichen Lagerorte kann man das einfach mit einem „Standardlager“ abbilden.

Waren werden ausgelagert wenn Sie aus einem Angebot ein Projekt generieren und die entsprechende Ware in der Liste auswählen:
Der Lagerstand Ihrer Waren wird ebenfalls reduziert wenn Sie eine Rechnung aus einem Angebot erstellen. Stornieren Sie die Rechnung wieder werden alle Waren dieser Rechnung wieder ins Lager zurückgebucht.
Waren werden ebenfalls aus dem virtuellen Lagerort ausgelagert, wenn Sie eine Ware auf ein Projekt verbuchen:

Stornieren Sie die Projekt-Rechnung wieder werden alle Waren dieser Rechnung wieder ins Lager zurückgebucht.
Lieferantenbestellungen können dazu benutzt werden um Waren von Lieferanten zu bestellen und diese automatisch in die Verpura Warenverwaltung einzufügen. Die Waren einer Lieferantenbestellung werden eingelagert wenn Sie den Status der Lieferantenbestellung auf „beendet“ setzen.
Waren werden ausgelagert wenn Sie den Status eine Kundenbestellung auf „versendet/abgeschlossen“ setzen.
In der Warenverwaltung können Sie Lagerstände im Reiter „Lagerstände hinzufügen oder verändern“ anpassen:

Um Waren hinzufügen geben Sie im Feld „Menge“ eine positive Zahl an, sollten Sie Waren aus Ihrem Lagerort entfernen wollen geben Sie bitte eine negative Zahl ein.
Wenn Sie Waren per Barverkauf oder Kundenrechnung verrechnen, werden diese aus dem virtuellen Lagerort ausgelagert. Stornieren Sie die Rechnung wieder werden alle Waren dieser Rechnung wieder ins Lager zurückgebucht.
Die Waren auf einem Lieferschein werden aus der Verpura Warenverwaltung entfernt, sobald Sie den Status des Lieferscheins auf „ausgeliefert“ setzen.

Freie Ware / Leistung verrechnen

Manchmal benötigen Sie eine Ware oder Leistung nur für ein spezielles Projekt – in diesem Fall macht es keinen Sinn die Ware oder Leistung in der Verpura-Warenverwaltung bzw. Leistungsverwaltung anzulegen. Nutzen Sie stattdessen die Möglichkeit Freie Waren oder Freie Leistungen mit Hilfe dieser Buttons zum Projekt hinzuzufügen.

projekt-detailansicht-freiewareverrechnen

projekt-detailansicht-freieleistungverrechnen

Abbildung: freie Waren und Leistungen verbuchen

Freie Waren und Leistungen können wie ganz normale Waren und Leistungen verrechnet werden.

Teilprojekt hinzufügen

Um den Projektablauf besser planen und organisieren zu können, haben Sie die Möglichkeit Ihr Projekt in Teilprojekte zu unterteilen. Klicken Sie dazu auf den Button „Teilprojekt hinzufügen“ und geben Sie Name, Status, Typ sowie Start-, Enddatum und den geschätzten Stundenaufwand des Teilprojekts ein. Das wird dann auch grafisch als Diagramm dargestellt.

Abbildung: neues Teilprojekt hinzufügen

Rechnungsvorschau

Zeigt eine Vorschau an, wie eine Rechnung über alle Posten dieses Projekts aussehen würde.

Rechnung erstellen

Erstellen Sie eine Rechnung zu diesem Projekt – Details zur Rechnungslegung finden Sie unter Rechnungen.

Nachkalkulation

Unter dem Menüpunkt [Projekte] – [Nachkalkulation] können Sie eine Zusammenfassung eines Projekts erstellen.

Mit dem Feature der Nachkalkulation ist es Ihnen jederzeit möglich, sich einen Überblick über den Ein- und Verkauf eines Projekts zu verschaffen. Das Ergebnis zeigt, ob Sie einen Gewinn oder Verlust erzielt haben. In weiterer Folge können Sie diese Nachkalkulation dann auch mit dem damit verbundenen Angebot vergleichen, und prüfen, ob Ihre Ausgaben, bzw. Einnahmen übereinstimmen. Die Nachkalkulation dient zum Zwecke der Kontrolle! In der ersten Maske der Nachkalkulation können sie auf der linken Seite einen Zeitraum auswählen, für den ein Bericht erstellt werden soll. Hier stehen Ihnen alle Möglichkeiten offen, Sie können ein Von-Bis-Datum eingeben, oder unter „Zeitraum“ Quartale oder Halbjahre auswählen. Natürlich können Sie auch das Jahr ändern, welches standardmäßig auf das aktuelle Geschäftsjahr gesetzt ist. Rechts müssen Sie dann nur mehr das gewünschte Projekt auswählen und auf den Button „Nachkalkulation erstellen“ klicken.

Abbildung: Nachkalkulation erstellen

Im darauffolgendem Bericht können Sie gut erkennen, welche Zeitbuchungen, Leistungen und Waren zu dem ausgewähltem Projekt verbucht wurden. Weiters sehen Sie in dieser Übersicht die Kosten, Preis und Rabatt zu jeden einzelnen Posten, und in einem Gesamtbetrag. Sie können jede Tabelle als CSV.-, Excel-, XML.- oder PDF-Datei exportieren und anschließend ausdrucken. Am Ende der Seite wird die Summe der Einkaufskosten, der Summe der Verkaufskosten gegenübergestellt und berechnet, ob Sie einen Gewinn, bzw. Verlust eingefahren haben. Die Nachkalkulation bietet Ihnen jederzeit den gesamten Überblick über Ihre Ausgaben und Einnahmen eines Projekts zu behalten.

Abbildung: Projekt Periodenbericht