ERP: Belegerfassung online

Belegerfassung

Das Belegerfassungs-Modul ermöglicht es Ihnen die Eckdaten von Belegen elektronisch zu erfassen, zusätzlich können Sie eine Fotografie oder eine eingescannte Kopie des Belegs ablegen falls die elektronisch erfassten Details nicht ausreichend für Ihre Buchhaltung sind. Diese Daten können dann mit Hilfe einer Export-Funktion beispielsweise dem Steuerberater oder Buchhalter für die Erstellung der Buchhaltung übergeben werden.

Belege Übersicht

Eine Übersicht über alle Ihre Belege finden Sie unter [Belege] - [Übersicht]. Belege werden automatisch in einem Geschäftsjahr durchnummeriert.

Abbildung: Belege Übersicht

Hinweis: Fast alle Tabellen in Verpura können mit Hilfe eines Suchfelds durchsucht werden. Beachten Sie dass Verpura auch Teilbegriffe findet, d.h. wenn Sie den Begriff „Mustermann“ in einer Zeile in der Tabelle haben wird das mit dem Suchbegriff „Muster“, „mann“ oder auch „usterma“ gefunden werden.

Abbildung: Erweiterte Suchoptionen

Mit einem Klick auf „Erweiterte Suchoptionen“ können Sie in der sich öffnenden Box die Suche auf bestimmte Spalten der Tabelle einschränken. Wählen Sie dazu einfach die Spalten aus. Mit Hilfe der Steuerungs-Taste (Strg/Ctrl) ist auch eine Mehrfachauswahl möglich.

Außerdem können Sie die Tabelle mit einem Klick auf eine der Spaltenüberschriften nach dieser Spalte aufsteigend bzw. mit einem zweiten Klick auf die gleiche Spaltenüberschrift absteigend sortieren.

Abbildung: Spaltenüberschriften

Am Ende der Tabelle haben Sie zusätzlich die Möglichkeit den Inhalt der Tabelle als CVS, Excel, XML oder PDF-Datei zu exportieren. Diese Daten können Sie verwenden um die Daten aus einer Tabelle dann beispielsweise in anderen Programmen zu importieren, in Excel zu editieren usw.

Abbildung: Datenexport

Beleg anlegen

Um einen neuen Beleg in die Verpura Belegverwaltung einzutragen, klicken Sie unter [Belege] - [Übersicht] auf den Button „Beleg anlegen“.

Füllen Sie in der sich öffnenden Maske zumindest Datum, Text, die Belegkategorie sowie zwei der Felder Brutto-, Netto- und Steuerbetrag aus, der dritte Wert wird automatisch für Sie aus den zwei anderen Werten berechnet. Optional können Sie ein Projekt angeben, dem dieser Beleg zugeordnet wird.

Die Belegkategorien können frei an Ihre Bedürfnisse angepasst werden – vordefiniert sind Kategorien für österreichische Unternehmen die eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und Firmen die doppelte Buchhaltung führen und in Deutschland nach SKR03 und SKR04.

Abbildung: Maske zum Anlegen eines neuen Belegs

Hinweis: Verpura unterstützt Splitbelege, d.h. Belege mit mehreren Artikel aus verschiedenen Kategorien, nicht direkt. Sie können aber einfach 2 oder mehrere Belegeinträge anlegen und den gleichen eingescannten oder abfotografierten Belegzettel verwenden.

Beleg Detailansicht

Unter [Belege] - [Übersicht] können Sie durch einen Klick auf eine Zeile in der Belegübersicht die Detailansicht des entsprechenden Belegs aufrufen.

In dieser Detailansicht finden Sie neben den zuvor eingegebenen Details des Belegs die Möglichkeit den Beleg zu stornieren, zu löschen und ein Foto oder eine eingescannte Kopie des Belegs hochzuladen.

Um einen Beleg zu stornieren oder zu löschen klicken Sie auf den Button „Beleg stornieren“ bzw. „Beleg löschen“ und bestätigen Sie die sich öffnende Sicherheitsabfrage.

Um ein Foto oder eine eingescannte Kopie des Belegs hochzuladen wählen Sie rechts im Reiter „Belegfotos Verwaltung“ die entsprechende Datei aus und klicken Sie auf „Hochladen“.

Abbildung: Belegdetailansicht mit eingescannter Belegkopie

Belege stornieren

Aus rechtlichen Gründen dürfen Belege nach der Erfassung nicht mehr verändert werden. Sollten Sie einen Fehler bei einem Eintrag bemerken müssen Sie deshalb den Eitnrag stornieren und neu erfassen.

Klicken Sie dazu in der Beleg Detailansicht auf den Button „Stornieren“. Der gewählte Eintrag wird aus der Belege Übersicht entfernt und Sie können den korrekten Eintrag neu erfassen. Möchten Sie alle stornierten Einträge sehen klicken Sie einfach in der Übersicht auf den Button „Stornierte Belege“.

Rechnungen

Für jede Rechnung deren Status Sie auf „bezahlt“ setzen legt Verpura automatisch für Sie einen entsprechenden Beleg mit den Rechnungsdetails an – Sie müssen sich also nicht um die Eingabe von mit Verpura erstellten Rechnungen kümmern, diese werden automatisch in die Belegverwaltung gebucht.

Zusammenfassung

Unter [Belege] - [Zusammenfassung] können Sie sich eine Zusammenfassung Ihrer eingegebenen Belege gruppiert nach Kategorie anzeigen lassen. Wählen Sie dazu einfach im ersten Schritt den Zeitraum und optional das Projekt für das Sie die Zusammenfassung erstellen wollen und klicken Sie auf den Button „Zusammenfassung erstellen“.

Abbildung: Zusammenfassung

Export

Die Export-Funktion unter [Belege] - [Export] ermöglicht Ihnen Ihre Belege in einem bestimmten Zeitraum als Excel-Datei (.xls) zu exportieren. Diese Datei enthält ein Blatt pro Kategorie, in dem alle Belege dieser Kategorie im angegebenen Zeitraum aufgeführt sind.

Diese exportierte Datei kann heruntergeladen und Ihrem Steuerberater oder Ihrer Buchhaltung zur Erstellung der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oder einer doppelten Buchhaltung übergeben werden.

UST-Voranmeldung

Unternehmer sind zumeist verpflichtet Umsatzsteuer abzuführen. Das erfolgt monats- oder quartalsweise. Abgeführt wird aber nur die Differenz zwischenbezahlter Vorsteuer und eingenommener Umsatzsteuer.

Wenn man in Verpura alle Belege erfasst kann man sich unter dem Menüpunkt [BELEGE] - [UST-VORANMELDUNG] diese Daten anzeigen lassen. Man kann nun entweder diese Daten auf das entsprechende Formular des Finanzamtes übertragen (online und/oder offline) oder das gleich elektronisch an FinanzOnline übertragen lassen. Je nachdem ob Sie monatlich oder quartalsweise die Daten übermitteln müssen und ob Sie Soll- oder Istversteuert sind treffen Sie hier ihre Auswahl:

Abbildung: UST-Voranmeldung Zeitraum-Auswahl

In diesem Formular können die Daten auch noch korrigiert werden wenn Belege z.B. nicht in Verpura erfasst wurden und sich da daher noch etwas ändert. Es gibt auch Sonderfälle die nicht in Verpura erfasst werden können - die können auch auf dieser Maske noch eingefügt werden. Informationen über FinanzOnline sind unter finanzonline.bmf.gv.at verfügbar. Im Bereich rechts zeigt Ihnen das Programm auch an welche Belege und Zahlungen in die Berechnung einbezogen wurden. Durch anhaken von "Übermittlung nur testen" teilen Sie dem Finanzamt mit das die übermittelten Daten nicht verarbeitet werden sollen. Sie können sich diese Daten aber im Logfile in Finanzonline ansehen und es wird damit auch getestet ob ihre angegebenen Zugangsdaten stimmen.

Abbildung: UST-Voranmeldungsdaten ändern

Unternehmen die über einen Internetzugang verfügen sind verpflichtet das auch zu nutzen, um elektronisch mit dem Finanzamt zu kommunizieren. Sie bekommen an die Emailadresse die unter Profil bearbeiten in ihrem Verpura Zugang hinterlegt ist auch noch die an das Finanzamt übertragenen Daten als Email zugesendet und es wird in ihrer Verpura Datenbank jede Übertragung gespeichert.

Abbildung: Bestätigung der erfolgreichen Übermittlung

Damit die automatische Übertragung an FinanzOnline funktioniert, müssen einmalig die Zugangsdaten unter [START] - [EINSTELLUNGEN] im Reiter [FinanzOnline] erfasst werden. Das Feld Kundeninfo dient nur ihrer internen Zuordnung - Sie können damit z.B. die von ihnen übermittelten Daten einfach von denen unterscheiden die z.B. ihr Steuerberater übermittelt hat. Das Feld Finanzamt/Steuernummer finden Sie im Finanzonline z.B. auf der Seite wo Sie ihr Steuerkonto abfragen können in der ersten Auswahlliste. Einen Webservice-User können Sie im Finanzonline unter [Admin]-[Benutzer Einzel] anlegen - dieser muss die Einstellung "Benutzer für Webservice" haben. Es empfielt sich einen weiteren Nutzer zu haben da wenn 3x ein falscher PIN verwendet wird der Nutzer gesperrt wird und das dann nur mehr mit einem alternativen "Supervisor" Nutzer wieder freigeschaltet werden kann.

Abbildung: Einstellungen Finanzonline