Es gibt drei unterschiedliche Grundtypen von Rechnungen in Verpura: Rechnungen aus Projekten oder Angeboten, Rechnungen für bestehende Kontakte und Barverkaufsrechnungen. Weiters kann man für diese Rechnungen das Layout komplett anpassen. Es können auch zwei Layouts hinterlegt werden – z.B. eines für den Druck auf fertigem Briefpapier und ein Layout für den Druck inklusive dem Briefpapier im Hintergrund. Eine Rechnung kann so lange bearbeitet werden bis ihr eine Rechnungsnummer zugeordnet wird. Danach kann sie nur mehr storniert werden bzw. können Zahlungen zu einer Rechnung verbucht werden. Wird die Rechnung bezahlt wird ein Eintrag in der Belegerfassung erstellt die dann dem Steuerberater bzw. Buchhalter übergeben werden kann. Es gibt auch viele Zusatzfunktionen wie z.B. 5 + 1 kostenlos Aktionen, man kann einstellen ob der Lagerbestand relevant ist oder nicht, man kann viele verschiedene Rabatte vergeben usw.
Eine Gutschrift kann direkt aus einer Rechnung generiert werden oder kann auch unabhängig von einer Rechnung erstellt werden. Die Gutschrift kann entweder einfach über einen Betrag ausgestellt sein oder auch einzelne Positionen umfassen. Das Layout der Gutschrift kann komplett angepasst werden – auch zwei Layouts z.B. eines mit Briefpapier im Hintergrund und eines ohne kann erstellt werden. Eine Gutschrift kann als Gutschein verwendet werden oder um eine bereits erstellte Rechnung damit wieder „aufzuheben“.
In der Angebotslegung kann einfach aus den bestehenden Waren, Leistungen und Stücklisten ein Angebot zusammen geklickt werden. Es ist auch möglich Waren und Leistungen anzuführen die noch nicht angelegt sind – das macht insbesondere Sinn wenn etwas nur einmal verwendet wird. Im Angebot können auch noch Texte hinzugefügt werden, Preise verändert werden usw. Es werden automatisch Rabatte angezeigt, die global, beim Kontakt, beim Lieferanten, pro Produktgruppe, beim Kontakt bzw. Lieferanten usw. eingegeben wurden. Es kann auch ein End-Rabatt über das ganze Angebot angelegt werden. Das Layout ist frei anpassbar – mit Hintergrund oder ohne. Weiters gibt es einen eigenen Bericht wo alle Angebote des Benutzers, alle Angebote der Firma, alle offenen usw. angezeigt werden können. Aus dem Angebot kann auch einfach ein Projekt, eine Rechnung, eine ausgehende Bestellung, ein Lieferschein usw. generiert werden. Angebote können auch kopiert oder nachgebessert werden. Es können auch Freigabemechanismen eingestellt werden.
Das Mahnmodul von Verpura kennt bis zu vier verschiedene Mahnstufen wobei die letzte Mahnstufe für die Übergabe an ein Inkassobüro gedacht ist. Es können die Zeiträume zwischen den Mahnstufen festgelegt werden. In einem Mahnlauf werden aus allen nicht bezahlten Rechnungen bzw. bereits erstellten Mahnungen auf die nicht reagiert wurde neue Mahnungen erstellt. Es ist möglich prozentuelle oder fixe Mahngebühren für jede Mahnstufe einzeln festzulegen. Das Layout der Mahnungen kann komplett angepasst werden – mit Hintergrund oder ohne – je nachdem ob auf vorgedrucktem Briefpapier gedruckt werden soll oder das Briefpapier gleich mitgedruckt wird.
Ein Lieferschein kann eigens erstellt werden oder aus einem Angebot generiert werden. Bei einem generierten Lieferschein können auch noch Positionen usw. entfernt werden falls mehrere Lieferungen erfolgen. Mit dem Lieferschein wird der Lagerbestand verändert. Es können Waren, Leistungen/Zeitbuchungen und Stücklisten auf einem Lieferschein erscheinen. Das Layout der Lieferscheine kann komplett angepasst werden – mit Hintergrund oder ohne – je nachdem ob auf vorgedrucktem Briefpapier gedruckt werden soll oder das Briefpapier gleich mitgedruckt wird.
In diesem Modul kann man die Eckdaten von Belegen erfassen. Diese Daten können dann monatlich, quartalsweise, jährlich oder in einem anderen Zeitraum dem Steuerberater oder Buchhalter übergeben werden der daraus die Buchhaltung erstellen kann. Es ist auch möglich Fotografien oder Scans der Belege beizufügen damit der Steuerberater oder Buchhalter fehlende Details nachsehen kann. Dazu gibt es auch eine Android und eine iOS App mit der die Belege direkt mobil erfasst werden können – inklusive Foto des Belegs. Die Belegkategorien kann man hier einstellen lassen – in Österreich für Einnahmen-Ausgaben-Rechner und Firmen die doppelte Buchhaltung führen und in Deutschland nach SKR03 und SKR04.
Aus der Belegerfassung kann die Umsatzsteuervoranmeldung generiert werden. Diese kann monatlich oder quartalsweise erstellt werden. Es ist auch möglich Werte hier noch vor dem absenden zu verändern falls man Belege nicht in der Belegerfassung hinterlegt hat. Verpura übermittelt dann die Daten automatisiert via Webservice an das Finanzamt. Diese Funktion ist momentan nur in Österreich verfügbar.
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