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Lieferscheine
Das Lieferscheinmodul von Verpura finden Sie unter Menü [Waren] – [Lieferscheine]. Es ermöglicht Ihnen automatisch Lieferscheine für Ihre Warenlieferungen zu generieren, sei es für eine Lieferung direkt an einen Kunden oder für eine Lieferung die Teil eines Projektes ist.
Lieferschein anlegen
Um einen Lieferschein anzulegen klicken Sie unter Menü [Waren] – [Lieferscheine] entweder auf „Lieferschein für Kunden anlegen“ oder auf „Lieferschein für Projekt anlegen“. Letztere werden im nach Abschluss der Lieferung direkt über das Projekt verrechnet, erstere können getrennt verrechnet werden.
Wählen Sie anschließend je nachdem Kunde oder Projekt aus und bestätigen Sie Ihre Auswahl. Geben Sie in der folgenden Maske, das Lieferdatum und eventuell eine kurze Notiz zu diesem Lieferschein ein und klicken Sie auf „Lieferschein speichern“ um das Anlegen des Lieferscheins abzuschließen.
Abbildung: Anlegen eines neuen Lieferscheins
Lieferschein bearbeiten
Verpura leitet Sie nach dem Anlegen des Lieferscheins zur Lieferscheinübersicht weiter. Klicken Sie nun auf den neu angelegten Lieferschein um Waren zu Ihrer Lieferung hinzuzufügen.
Im oberen Bereich sehen Sie nun die Bereits eingegebenen Details Ihres Lieferscheins. – Im unteren Bereich können Sie Waren und Leistungen mit einem Klick auf die entsprechende Ware bzw. Leistung zum Lieferschein hinzufügen.
Abbildung: Detailansicht eines Lieferscheins
Hinweis: Fast alle Tabellen in Verpura können mit Hilfe eines Suchfelds durchsucht werden. Beachten Sie dass Verpura auch Teilbegriffe findet, d.h. wenn Sie den Begriff „Mustermann“ in einer Zeile in der Tabelle haben wird das mit dem Suchbegriff „Muster“, „mann“ oder auch „usterma“ gefunden werden.
Abbildung: Erweiterte Suchoptionen
Mit einem Klick auf „Erweiterte Suchoptionen“ können Sie in der sich öffnenden Box die Suche auf bestimmte Spalten der Tabelle einschränken. Wählen Sie dazu einfach die Spalten aus. Mit Hilfe der Steuerungs-Taste (Strg/Ctrl) ist auch eine Mehrfachauswahl möglich.
Außerdem können Sie die Tabelle mit einem Klick auf eine der Spaltenüberschriften nach dieser Spalte aufsteigend bzw. mit einem zweiten Klick auf die gleiche Spaltenüberschrift absteigend sortieren.
Abbildung: Spaltenüberschriften
Am Ende der Tabelle haben Sie zusätzlich die Möglichkeit den Inhalt der Tabelle als CVS, Excel, XML oder PDF-Datei zu exportieren. Diese Daten können Sie verwenden um die Daten aus einer Tabelle dann beispielsweise in anderen Programmen zu importieren, in Excel zu editieren usw.
Abbildung: Datenexport
Lieferschein drucken
Mit Hilfe des Buttons „Lieferschein anzeigen (PDF)“ können Sie Ihren Lieferschein ganz einfach als PDF-Datei herunterladen und/oder ausdrucken.
Abbildung: Lieferschein als PDF-Datei
Lieferscheinstatus
Beim Anlegen eines Lieferscheins wird der Status automatisch auf „in Arbeit“ gesetzt. Das bedeutet der Lieferschein wird noch von Ihnen oder einem Mitarbeiter bearbeitet und ist entweder noch nicht vollständig ausgefüllt.
Setzen Sie den Status des Lieferscheins auf „storniert“, so wird der Lieferschein ins Lieferscheinarchiv verschoben (Menü [Waren] – [Lieferscheine], Button „Lieferscheinarchiv“). Eine weitere Bearbeitung des Lieferscheins ist nicht möglich, Verpura unternimmt keine anderen Schritte außer den Lieferschein ins Archiv zu verschieben.
Setzen Sie den Status des Lieferscheins auf „Ausgeliefert“, wird der Lieferschein ebenfalls ins Lieferscheinarchiv verschoben. Zusätzlich werden im Falle eines Lieferscheins der einem Projekt zugeordnet ist die Waren des Lieferscheins auf das Projekt gebucht. Sie können nun die Posten des Lieferscheins ganz einfach als Rechnung für ein Projekt verrechnen.
Im Falle eines Lieferscheins für einen Kunden können Sie den Lieferschein verrechnen indem Sie eine Rechnung für einen Kunden-Lieferschein anlegen.
Lagerstände
Das folgende Diagramm beschreibt wann und an welchen Stellen in Verpura sich Warenbestände verändern. In Verpura kann der Lagerstand pro Lagerort getrennt betrachtet werden. Daher befindet sich hier im Diagramm der Lagerort als zentrale Stelle weil pro Ware und Lagerort erfasst wird. Gibt es keine unterschiedlichen Lagerorte kann man das einfach mit einem „Standardlager“ abbilden.
- Waren werden ausgelagert wenn Sie aus einem Angebot ein Projekt generieren und die entsprechende Ware in der Liste auswählen:
- Der Lagerstand Ihrer Waren wird ebenfalls reduziert wenn Sie eine Rechnung aus einem Angebot erstellen. Stornieren Sie die Rechnung wieder werden alle Waren dieser Rechnung wieder ins Lager zurückgebucht.
- Waren werden ebenfalls aus dem virtuellen Lagerort ausgelagert, wenn Sie eine Ware auf ein Projekt verbuchen:
Stornieren Sie die Projekt-Rechnung wieder werden alle Waren dieser Rechnung wieder ins Lager zurückgebucht.
- Lieferantenbestellungen können dazu benutzt werden um Waren von Lieferanten zu bestellen und diese automatisch in die Verpura Warenverwaltung einzufügen. Die Waren einer Lieferantenbestellung werden eingelagert wenn Sie den Status der Lieferantenbestellung auf „beendet“ setzen.
- Waren werden ausgelagert wenn Sie den Status eine Kundenbestellung auf „versendet/abgeschlossen“ setzen.
- In der Warenverwaltung können Sie Lagerstände im Reiter „Lagerstände hinzufügen oder verändern“ anpassen:
Um Waren hinzufügen geben Sie im Feld „Menge“ eine positive Zahl an, sollten Sie Waren aus Ihrem Lagerort entfernen wollen geben Sie bitte eine negative Zahl ein.
- Wenn Sie Waren per Barverkauf oder Kundenrechnung verrechnen, werden diese aus dem virtuellen Lagerort ausgelagert. Stornieren Sie die Rechnung wieder werden alle Waren dieser Rechnung wieder ins Lager zurückgebucht.
- Die Waren auf einem Lieferschein werden aus der Verpura Warenverwaltung entfernt, sobald Sie den Status des Lieferscheins auf „ausgeliefert“ setzen.
Als Erweiterung zu Verpura können Sie die Schnittstellenlösung der Firma Sermocore nutzen. Sermocore bietet die Möglichkeit, alle Belege (Rechnungen, Angebote, Lieferscheine, Bestellungen usw.) in digitaler Form einem Unternehmen zu übergeben. Dieses Unternehmen kann das dann automatisiert in deren Programme einlesen. Das Datenformat des Beleges kann dabei auch geändert werden - genau in das Format das ihr Partnerunternehmen unterstützt. Diese Möglichkeit ist eine Erweiterung von vERPura - kontaktieren Sie uns für das Einrichten dieses Zusatzmodules.
