ERP: Lieferantenbestellungen

Lieferantenbestellungen / Ausgehende Bestellungen

Das Lieferantenbestellungen-Modul von Verpura dient dazu auf einfache Weise die Bestellungen die Sie bei Ihren Lieferanten tätigen zu erstellen. Sie können damit z.B. fix hinterlegte Rabatte Ihrer Lieferanten gleich auf einem generierten Bestellformular andrucken. Diese Rabatte können auch pro Produktkategorie und Lieferant angelegt sein. Diese Bestellung kann auch direkt aus einem von Ihnen gestellten Angebot generiert werden. So können Sie, wenn Sie den Zuschlag für ein Angebot von einem Kunden erhalten gleich die dazu nötigen Waren bei den Lieferanten bestellen. Weiters können Sie mit Verpura auch eine Preisanfrage generieren. Mit diesem Modul behalten Sie den Überblick über Ihre Bestellungen.

Sie finden dieses Modul unter [Waren] - [Lieferantenbestellungen]. Dort sehen Sie eine Übersicht über alle offenen Lieferantenbestellungen, sowie Buttons zum Anlegen einer neuen Lieferantenbestellung und zum Anzeigen des Lieferantenbestellungs-Archivs, das Ihre abgeschlossenen Lieferantenbestellungen enthält.

Abbildung: Lieferantenbestellungen-Übersicht

Hinweis: Fast alle Tabellen in Verpura können mit Hilfe eines Suchfelds durchsucht werden. Beachten Sie dass Verpura auch Teilbegriffe findet, d.h. wenn Sie den Begriff „Mustermann“ in einer Zeile in der Tabelle haben wird das mit dem Suchbegriff „Muster“, „mann“ oder auch „usterma“ gefunden werden.

Abbildung: Erweiterte Suchoptionen

Mit einem Klick auf „Erweiterte Suchoptionen“ können Sie in der sich öffnenden Box die Suche auf bestimmte Spalten der Tabelle einschränken. Wählen Sie dazu einfach die Spalten aus. Mit Hilfe der Steuerungs-Taste (Strg/Ctrl) ist auch eine Mehrfachauswahl möglich.

Außerdem können Sie die Tabelle mit einem Klick auf eine der Spaltenüberschriften nach dieser Spalte aufsteigend bzw. mit einem zweiten Klick auf die gleiche Spaltenüberschrift absteigend sortieren.

Abbildung: Spaltenüberschriften

Am Ende der Tabelle haben Sie zusätzlich die Möglichkeit den Inhalt der Tabelle als CVS, Excel, XML oder PDF-Datei zu exportieren. Diese Daten können Sie verwenden um die Daten aus einer Tabelle dann beispielsweise in anderen Programmen zu importieren, in Excel zu editieren usw.

Abbildung: Datenexport

Lieferantenbestellung anlegen

Um eine neue Lieferantenbestellung anzulegen klicken Sie unter [Waren] - [Lieferantenbestellungen] auf den Button „Lieferantenbestellung anlegen" oder generieren diese aus einem Angebot – in diesem Falle ist es der äußerst rechte Button auf der Angebotsübersicht. Geben Sie im sich öffnenden Formular den Lagerort, an den diese Bestellung geliefert werden soll, den Bestellstatus sowie das Erstellungsdatum an.

Abbildung: neue Lieferantenbestellung anlegen

Lieferantenbestellung bearbeiten

Klicken Sie in der Lieferantebestellungsübersicht ([Waren] - [Lieferantenbestellungen]) auf eine Ihrer bereits angelegten Bestellungen können Sie diese bearbeiten. Im oberen Bereich können Sie die Eckdaten (Lagerort, Bestellstatus und Erstellungsdatum) verändern und mit einem Klick auf den Button „Lieferantenbestellung ändern“ bestätigen.

Abbildung: Lieferantenbestellungen bearbeiten

Im mittleren Bereich der Seite können Sie nun die Waren, die Sie bestellen möchten, zu dieser Lieferantenbestellung hinzufügen. Bitte beachten Sie, dass Sie klarerweise nur Waren hinzufügen können, bei denen Sie einen Lieferanten definiert haben.

Abbildung: Waren hinzufügen

Im unteren Bereich der Seite sehen Sie den bisherigen Inhalt Ihrer Lieferantenbestellung. Sie können hier für jedes Produkt und jeden Lieferanten einen kurzen Kommentar sowie eventuell neu verhandelte Kosten, bzw. Rabatt, eingeben und mit einem Klick auf den Speichern-Button ganz rechts in der Zeile abspeichern. Wenn Sie in der Auswahlbox einen anderen Lieferanten auswählen, werden die Felder "Aktuellen Kosten" und "Aktueller Rabatt" aus den Waren- und Lieferanteneinstellung übernommen und vordefiniert. Die Gesamtkosten werden automatisch berechnet!

Abbildung: Inhalt der Lieferantenbestellung

Preisanfragen

Die Preise vieler Lieferanten ändern sich ständig, zudem kann es sein, dass Sie bei der Bestellung einer größeren Menge einer Ware vom Lieferanten einen kleinen Rabatt eingeräumt bekommen. Aus diesen Gründen ermöglicht Verpura es Ihnen automatisch aus einer Bestellung eine Preisanfrage an einen oder mehrere Ihrer Lieferanten zu generieren.

Klicken Sie hierzu, nachdem Sie alle zu bestellenden Produkte hinzugefügt haben, in der Detailansicht der Lieferantenbestellung auf den Button „Preisanfrage generieren“ und wählen Sie den Lieferanten aus für den Sie eine Preisanfrage erstellen wollen.

Hinweis: Es werden nur Lieferanten angezeigt, die bei einem der hinzugefügten Produkte als Lieferant eingetragen sind!

Abbildung: Lieferanten-Übersicht

Ändern Sie abschließend noch eventuell die Anschrift und/oder den Absender, der auf der Preisanfrage angezeigt werden soll und klicken Sie anschließend auf „PDF generieren“.

Abbildung: abschließende Änderungen

Verpura generiert anschließend eine PDF-Datei, die sie ausdrucken oder abspeichern und dann per Post oder E-Mail an Ihren Lieferanten schicken können. Die Preisanfrage unterscheidet sich von der Lieferantenbestellung darin, dass keine Preise angegeben werden. Sie können aber auch ein komplett anderes Layout hinterlegen lassen.

Abbildung: Preisanfrge als PDF-Datei

Hinweis: Um das Aussehen Ihre Dokumente an Ihren Firmenauftritt anzupassen können Sie in den Einstellungen Ihr Firmenlogo hochladen. Wünschen Sie eine weitergehende Individualisierung können alle PDF-Dokumente die aus Verpura generiert werden an Ihr individuelles Layout angepasst werden. Kontaktieren Sie uns hierfür einfach.

Es ist auch möglich dass Sie selbst diese Vorlagen anpassen. Dazu kommen Sie unter Menü [START] – [EINSTELLUNGEN] im Block [Standardvorlagen bearbeiten] zur Wartungsseite für die Vorlagen:

Hier sind für alle in Verpura generierbaren PDF Dateien die Vorlagen hinterlegt. Man hat hier Zugriff auf die Verpura Standard Vorlagen und auf die jeweils aktuellen Vorlagen. Diese können hier verändert werden und das kann auch sofort getestet werden.

Verpura generiert die PDF Dateien durch XSL Transformationen. Das Design wird dabei durch Formating Objects (FO) beigebracht. Nähere Informationen dazu hier. Grob gesagt wird dabei aus einer XML Datei mit den Nutzdaten mit einem Stylesheet eine PDF Datei generiert. Es gibt auch kostenpflichtige Editoren die dabei bei der Gestaltung helfen können. So ein Editor ist z.B. in www.altova.com/XMLSpy integriert.

XML-Datei mit Nutzdaten (z.B. Rechnungsdaten)

XML-Datei mit dem Layout (XSL-Stylesheet)

Generiertes PDF-Formular (z.B. fertige Rechnung)

Die XML-Datei mit den Nutzdaten sieht z.B. so aus (gekürzt):

Abbildung: XML-Datei mit den Nutzdaten (gekürzt)

Die dazugehörige XSL-Stylesheet-Datei sieht dann z.B. wie folgt aus (gekürzt). Darin enthalten sind Verweise der Art xslvalue-of die anzeigen dass an dieser Position ein Inhalt aus obiger XML-Datei eingefügt werden soll.

Abbildung: die dazugehörige XSL-Stylesheet-Date (gekürzt)

Daraus wird dann das fertige PDF-Formular generiert. Man kann diese XSL Datei beliebig verändern und die Änderungen auch testen bevor man das dann durch Klick auf den Button für „Ihre Vorlage übernehmen“ online bringt. Vor Änderungen sollte man aber die letzte funktionierende Version sichern damit man im Falle einer ungewollt fehlerhaften Änderung auch wieder auf den letzten funktionierenden Stand zurück wechseln kann.

Nachdem Sie eine Rückmeldung auf die Preisanfragen an Ihre Lieferanten erhalten haben, können Sie diese in der Detailansicht der Lieferantenbestellung bei der jeweiligen Ware hinterlegen. Wählen Sie einfach bei der entsprechenden Zeile den Lieferanten aus, geben sie entweder die Gesamtkosten, Einzelkosten oder Rabatt an und optional dazu einen Kommentar und klicken Sie auf den Speichern-Button neben der Zeile.

Abbildung: Detailansicht der Lieferantebestellung

Bestellungen abschicken

Nachdem Sie die Entscheidung getroffen haben, welche Ware von welchem Lieferanten bestellt werden soll, können Sie nun die Lieferantebestellung generieren und abschicken.

Klicken Sie hierzu auf den Button „Lieferantenbestellung generieren“ und wählen Sie wieder einen Lieferanten aus.

Hinweis: Es werden nur Lieferanten angezeigt, die bei einem der hinzugefügten Produkte als Lieferant eingetragen sind!

Abbildung: Lieferanten-Übersicht

In der folgenden Maske können Sie genauso wie bei Preisanfragen die Absender bzw. Anschrift des Lieferanten verändern und zusätzlich im oberen Bereich auswählen, welche Waren von diesem Lieferanten bestellt werden sollen.

Abbildung: Lieferantenbestellung als PDF generieren

Verpura generiert anschließend eine PDF-Datei die sie ausdrucken oder abspeichern und dann per Post oder E-Mail an Ihren Lieferanten schicken können.

Waren die sie bereits bei einem anderen Lieferanten bestellt haben können in der Detailansicht der Lieferantenbestellung nicht mehr bearbeitet werden und scheinen nicht mehr in der Warenauswahl auf, wenn Sie eine Bestellung an einen anderen Lieferanten generieren.

Bestellung abschließen

Werden einzelne Waren geliefert, so können Sie dies mit einem Klick auf den Button „als geliefert markieren“ in Verpura festhalten.

Abbildung: Waren als geliefert markieren

Wenn sie eine Ware als geliefert markieren, wird die Ware in die Verpura Lagerstandverwaltung aufgenommen, d.h. der Lagerstand wird um die entsprechende Anzahl an Produkten erhöht.

Sollte eine Ware wider Erwarten nicht geliefert werden, können Sie diese mit einem Klick auf den Löschen-Button ganz einfach aus der Bestellung entfernen.

Lagerstände

Das folgende Diagramm beschreibt wann und an welchen Stellen in Verpura sich Warenbestände verändern. In Verpura kann der Lagerstand pro Lagerort getrennt betrachtet werden. Daher befindet sich hier im Diagramm der Lagerort als zentrale Stelle weil pro Ware und Lagerort erfasst wird. Gibt es keine unterschiedlichen Lagerorte kann man das einfach mit einem „Standardlager“ abbilden.

Waren werden ausgelagert wenn Sie aus einem Angebot ein Projekt generieren und die entsprechende Ware in der Liste auswählen:
Der Lagerstand Ihrer Waren wird ebenfalls reduziert wenn Sie eine Rechnung aus einem Angebot erstellen. Stornieren Sie die Rechnung wieder werden alle Waren dieser Rechnung wieder ins Lager zurückgebucht.
Waren werden ebenfalls aus dem virtuellen Lagerort ausgelagert, wenn Sie eine Ware auf ein Projekt verbuchen:

Stornieren Sie die Projekt-Rechnung wieder werden alle Waren dieser Rechnung wieder ins Lager zurückgebucht.
Lieferantenbestellungen können dazu benutzt werden um Waren von Lieferanten zu bestellen und diese automatisch in die Verpura Warenverwaltung einzufügen. Die Waren einer Lieferantenbestellung werden eingelagert wenn Sie den Status der Lieferantenbestellung auf „beendet“ setzen.
Waren werden ausgelagert wenn Sie den Status eine Kundenbestellung auf „versendet/abgeschlossen“ setzen.
In der Warenverwaltung können Sie Lagerstände im Reiter „Lagerstände hinzufügen oder verändern“ anpassen:

Um Waren hinzufügen geben Sie im Feld „Menge“ eine positive Zahl an, sollten Sie Waren aus Ihrem Lagerort entfernen wollen geben Sie bitte eine negative Zahl ein.
Wenn Sie Waren per Barverkauf oder Kundenrechnung verrechnen, werden diese aus dem virtuellen Lagerort ausgelagert. Stornieren Sie die Rechnung wieder werden alle Waren dieser Rechnung wieder ins Lager zurückgebucht.
Die Waren auf einem Lieferschein werden aus der Verpura Warenverwaltung entfernt, sobald Sie den Status des Lieferscheins auf „ausgeliefert“ setzen.

Als Erweiterung zu Verpura können Sie die Schnittstellenlösung der Firma Sermocore nutzen. Sermocore bietet die Möglichkeit, alle Belege (Rechnungen, Angebote, Lieferscheine, Bestellungen usw.) in digitaler Form einem Unternehmen zu übergeben. Dieses Unternehmen kann das dann automatisiert in deren Programme einlesen. Das Datenformat des Beleges kann dabei auch geändert werden - genau in das Format das ihr Partnerunternehmen unterstützt. Diese Möglichkeit ist eine Erweiterung von vERPura - kontaktieren Sie uns für das Einrichten dieses Zusatzmodules.