ERP: Pedidos de compra

Pedido de compra / Pedido saliente

El módulo de pedidos de compra de Verpura se utiliza para gestionar sus pedidos de sus proveedores de una forma sencilla. Por ejemplo, puede imprimir descuentos fijos de sus proveedores en el formulario del pedido generado. Estos descuentos se pueden asignar a categorías de productos o diferentes proveedores. También puede generar pedidos salientes desde sus propias ofertas. Por lo tanto, puede pedir su producto al proveedor tan pronto como reciba una confirmación de su cliente a una oferta. Además, puede realizar solicitudes de presupuesto con Veprura. Con esta función, retendrá la descripción general de sus pedidos.

Puede encontrar este módulo en el menú [Productos] - [Compras]. Aquí puede ver una descripción general de sus pedidos abiertos, así como los botones para crear un nuevo pedido de compra y mostrar el archivo de compras, que contiene sus pedidos terminados.

Figura: Resumen del pedido de compra

Sugerencias: Casi todas las tablas en Verpura se pueden buscar usando el cuadro de búsqueda. Tenga en cuenta que también se encontrarán términos parciales en Verpura, significa que cuando tenga el término "Mustermann" en una fila en la tabla y se encontrará a través de la palabra clave de búsqueda "Muster", "mann" o "usterma".

Figura: Búsqueda ampliada

Al hacer clic en "Búsqueda ampliada", puede limitar Verpura solo para buscar columnas específicas de la tabla en el cuadro de apertura. Solo necesita seleccionar las columnas. Usando la tecla Control (Ctrl), es posible una selección múltiple.

También puede clasificar la tabla haciendo clic en uno de los encabezados de columna. Con el primer clic, la columna será clasificada en forma ascendente y con un segundo clic en descendente.

Figura: Encabezados de columna

Al final de la tabla, también tiene la opción de exportar el contenido de la tabla como CVS, Excel, XML o PDF. Puede exportar los datos de una tabla en Verpura y luego importarlos a otros programas o editarlos en Excel, etc.

Figura: Exportar datos

Agregar un nuevo pedido de compra

Para crear un nuevo pedido de compra, debe hacer clic en "Nueva compra" en [Productos] - [Compras] o generarla desde una oferta; en este caso, es el botón derecho en la vista detallada de la oferta. En el siguiente formulario tiene que fijar el almacén, donde se deben almacenar los productos, el estado y la fecha de creación.

Figura: Agregar una nueva compra

Editar el pedido de compra

En la descripción general del pedido de compra ([Productos] - [Compras]), haga clic en uno de sus pedidos existentes para editarlo. En la parte superior puede modificar los datos básicos (almacén, estado, fecha de creación) y guardarlos con un clic en “Cambiar compra”.

Figura: Editar el pedido de compra

En el centro de la página puede agregar productos al pedido de compra. Tenga en cuenta que solo puede agregar productos que tengan un proveedor definido en la descripción general del producto.

Figura: Agregar mercancías

En la parte inferior de la página puede ver el contenido del pedido de compra. Puede agregar un comentario breve, así como nuevos costos o un descuento para cada producto y cada proveedor y guardarlo con un clic en el icono de guardar en el lado derecho de esta fila. Cuando seleccione otro proveedor en el cuadro desplegable, los campos "Costos reales" y "Descuento real" estarán predefinidos con la configuración del producto y el proveedor. ¡Los costos totales se calcularán automáticamente!

Figura: Contenido del pedido de compra

Solicitudes de presupuesto

Los precios de muchos proveedores cambian día a día, además puede ser que pida una gran cantidad de un producto y obtenga un pequeño descuento. Por estos motivos, Verpura hace posible generar solicitudes de presupuesto desde sus pedidos para uno o más proveedores.

Después de agregar todos los productos necesarios, haga clic en el botón "Generar solicitud de presupuesto" y elija el proveedor que desee. Sugerencia: solo puede seleccionar proveedores que se ingresen en los productos de su pedido de compra real.

Figura: Descripción general del vendedor

Por último, pero no menos importante, puede modificar la dirección y el remitente, que se mostrarán en la solicitud de presupuesto, antes de hacer clic en "Generar PDF".

Figura: Cambios finales

Verpura genera un archivo PDF, que puede imprimir o guardar y enviar por correo postal o correo electrónico a su proveedor. A diferencia del pedido de compra, la solicitud de presupuesto no tiene precios. Pero también puede ingresar un diseño completamente diferente.

Figura: Solicitud de presupuesto como un archivo PDF

Sugerencia: Para ajustar sus documentos a su diseño corporativo, puede cargar el logotipo de su empresa en las preferencias. Si desea personalizar aún más sus documentos PDF, comuníquese con nosotros.

También puede configurar sus documentos Usted mismo. Para ello vaya al menú [INICIO] - [AJUSTES] y haga clic en el botón en el bloque [Editar patrones predeterminados] para abrir la administración de plantillas de documentos:

Aquí encontrará plantillas para todos los archivos PDF generados por Verpura. Puede acceder a la plantilla estándar de Verpura y a la plantilla utilizada actualmente. La carta se puede configurar y probar aquí.

Verpura genera documentos PDF realizando una transformación XSL. El diseño se define mediante los denominados Objetos de formato (FO). Encontrará más información aquí. A grandes rasgos, Verpura genera el documento PDFdesde un archivo XML con el contenido y una hoja de estilo que define la apariencia. También hay editores propietarios para estas hojas de estilo, por ejemplo. www.altova.com/XMLSpy.

Archivo XML con datos de referencia (por ejemplo, datos de factura)

Archivo XML con el diseño (XSL-Hoja de estilo)

Archivo PDF generado (por ejemplo, factura terminada)

Un archivo XML con contenido podría tener este aspecto:

Figura: Archivo XML con contenido (parcialmente)

El archivo XSL correspondiente puede tener el siguiente aspecto. Contiene como xsl:valor-que inserta el contenido del archivo xml anterior en el diseño:

Figura: el archivo XSL correspondiente para el diseño

El archivo PDF completo se genera desde estos dos archivos. Puede configurar y probar el archivo XSL y enviar el nuevo archivo XSL con un clic en el botón "aceptar su patrón". Asegúrese de guardar su última versión funcional del archivo XSL antes de ajustarlo para que pueda volver a una versión funcional si realizó algunos cambios incorrectos.

Después de recibir una respuesta de su proveedor sobre la solicitud de presupuesto, puede guardar estos datos en el pedido de compra. Vaya al resumen detallado y elija el producto y el proveedor. Ahora puede insertar el costo único, el costo total o un descuento y, opcionalmente, un pequeño comentario. Después de eso, haga clic en el botón Guardar en el lado derecho de la línea.

Enviar el pedido

Cuando haya decidido qué producto debe solicitarse a qué proveedor, puede generar y enviar el pedido de compra. Por lo tanto, haga clic en el botón "Generar una compra" y elija su proveedor. Sugerencia: solo puede seleccionar proveedores que se ingresen en los productos de su pedido de compra real.

Figura: Descripción general del vendedor

En la página siguiente puede modificar nuevamente, como en la solicitud de presupuesto, la dirección y el remitente, y elegir qué productos se deben pedir a este proveedor.

Figura: Generar un pedido de compra como pdf

Verpura genera un archivo PDF, que puede imprimir o guardar y enviarlo por correo postal o correo electrónico a su proveedor.

Los productos que ya ha pedido a diferentes proveedores no se pueden modificar en la descripción general detallada y no se mostrarán cuando genere un pedido de otro proveedor.

Finalizar el pedido

Si se entregan productos individuales, puede hacer clic en el ícono del carrito de compras y marcarlos como entregados en Verpura.

Figura: Finalizar el pedido

Si marca un producto como entregado, el producto se registra en la administración del almacén en Verpura, esto significa que el stock aumenta sobre la cantidad solicitada.

Si un producto no se entrega, puede eliminarlo del pedido haciendo clic en el botón Eliminar en el lado derecho de la línea.

Existencias (el stock)

El siguiente diagrama muestra qué módulos de Verpura cambian el stock de productos. En Verpura el stock de cada almacén se gestiona por separado. A medida que se cuentan las existencias de cada producto y almacén, el almacén es el centro del diagrama. Si su empresa no tiene diferentes almacenes, puede trabajar con un almacén central.

El stock de sus productos se reduce cuando crea un proyecto desde una oferta y selecciona el producto que se transferirá al proyecto:
Los productos también se toman del almacén cuando crea una factura desde una oferta. Si cancela una factura, los productos se devuelven al almacén.
La cantidad de productos en su almacén también se reducirá cuando reserve un producto en un proyecto:

Si cancela una factura de proyecto, los productos se devuelven al almacén.
Las compras salientes se pueden utilizar para pedir productos a sus proveedores y administrar automáticamente las existencias de los productos comprados. Estos productos se agregan a su almacén cuando cambia el estado de una compra saliente a "finalizada".
Los productos se toman del almacén cuando fija el estado de una compra entrante como "finalizada".
Puede ajustar el stock de sus productos en el módulo de gestión de productos de Verpura en el conjunto de campos "Agregar o modificar el nivel del almacén":

Para agregar productos ingrese un importe positivo en el campo "Importe", si desea reducir la cantidad de productos ingrese un número negativo.
Si realiza una venta en efectivo o una factura de cliente, los productos también se toman de su almacén. Si cancela la factura, los productos se devuelven al almacén.
El stock de los productos en un pedido de entrega se reducirá cuando fije el estado en "entregado".

Como una extensión de Verpura, puede utilizar la solución de interfaz de la empresa Sermocore. Sermocore ofrece la posibilidad de transmitir toda la contabilidad (facturas, ofertas, pedidos, etc.) a un cliente corporativo en forma digital. Este cliente puede utilizar estos datos e importarlos automáticamente a su programa. El formato de archivo de la contabilidad también se puede cambiar, exactamente a este formato, que admite su empresa asociada. Esta función es una extensión de Verpura. Contáctenos para agregar este módulo a su usuario.