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Ofertas
El módulo de oferta en Verpura le permite administrar sus ofertas fácilmente, generar proyectos desde ofertas y facturar los productos y servicios ofrecidos directamente.
Puede encontrar la descripción general de la oferta en [Proyectos] - [Ofertas]. Cada oferta tiene un número, opcionalmente un número adicional, un cliente para el que se genera esta oferta, una entrada y una fecha válida, un estado y una breve información sobre la oferta. Con el texto libre puede marcar sus ofertas para una mejor descripción general.
Figura: Descripción general de la oferta
Además tiene en el lado derecho las opciones para copiar la oferta, editarla o eliminarla, imprimir diferentes vistas de la oferta, así como generar una orden de compra desde la oferta. La diferencia entre copiar y editar una oferta es que cuando la copia, los datos del cliente y el número de oferta desaparecerán; esto se puede utilizar cuando desee hacer una oferta similar para otro contacto. Cuando reproduzca la oferta, el número de oferta se adoptará y se completará con / 1, / 2 y así sucesivamente. Este es un tipo de control de versiones: se puede usar cuando la audiencia lleva más tiempo y nunca perderá la descripción general de la versión real.
Sugerencias: Casi todas las tablas en Verpura se pueden buscar usando el cuadro de búsqueda. Tenga en cuenta que también se encontrarán términos parciales en Verpura, significa que cuando tenga el término "Mustermann" en una fila en la tabla y se encontrará a través de la palabra clave de búsqueda "Muster", "mann" o "usterma".
Figura: Búsqueda ampliada
Al hacer clic en "Búsqueda ampliada", puede limitar Verpura solo para buscar columnas específicas de la tabla en el cuadro de apertura. Solo necesita seleccionar las columnas. Usando la tecla Control (Ctrl), es posible una selección múltiple.
También puede clasificar la tabla haciendo clic en uno de los encabezados de columna. Con el primer clic, la columna será clasificada en forma ascendente y con un segundo clic en descendente.
Figura: Encabezados de columna
Al final de la tabla, también tiene la opción de exportar el contenido de la tabla como CVS, Excel, XML o PDF. Puede exportar los datos de una tabla en Verpura y luego importarlos a otros programas o editarlos en Excel, etc.
Figura: Exportar datos
Ofertas PDF
Hay diferentes formas de imprimir una oferta:
El primer icono A ("Imprimir oferta ") muestra un archivo PDF de la oferta.
El segundo icono B ("Imprimir confirmación de oferta") crea una confirmación de oferta para el cliente, si acepta la oferta.
El tercer icono E ("Imprimir precio") le ofrece una lista de los costos individuales de todos los productos y servicios de la oferta.
Y con el cuarto botón K ("Imprimir informe de costos") puede imprimir un informe de costos no vinculante para la oferta.
Cuando no necesite estas funciones especiales, también puede vincular diferentes diseños de oferta para estas funciones.
Figura: Oferta como archivo PDF
Sugerencia: Para ajustar sus documentos a su diseño corporativo, puede cargar el logotipo de su empresa en las preferencias. Si desea personalizar aún más sus documentos PDF, comuníquese con nosotros.
También puede configurar sus documentos Usted mismo. Para ello vaya al menú [INICIO] - [AJUSTES] y haga clic en el botón en el bloque [Editar patrones predeterminados] para abrir la administración de plantillas de documentos:
Aquí encontrará plantillas para todos los archivos PDF generados por Verpura. Puede acceder a la plantilla estándar de Verpura y a la plantilla utilizada actualmente. La carta se puede configurar y probar aquí.
Verpura genera documentos PDF realizando una transformación XSL. El diseño se define mediante los denominados Objetos de formato (FO). Encontrará más información aquí. A grandes rasgos, Verpura genera el documento PDFdesde un archivo XML con el contenido y una hoja de estilo que define la apariencia. También hay editores propietarios para estas hojas de estilo, por ejemplo. www.altova.com/XMLSpy.
Archivo XML con datos de referencia (por ejemplo, datos de factura)
Archivo XML con el diseño (XSL-Hoja de estilo)
Archivo PDF generado (por ejemplo, factura terminada)
Un archivo XML con contenido podría tener este aspecto:
Figura: Archivo XML con contenido (parcialmente)
El archivo XSL correspondiente puede tener el siguiente aspecto. Contiene como xsl:valor-que inserta el contenido del archivo xml anterior en el diseño:
Figura: el archivo XSL correspondiente para el diseño
El archivo PDF completo se genera desde estos dos archivos. Puede configurar y probar el archivo XSL y enviar el nuevo archivo XSL con un clic en el botón "aceptar su patrón". Asegúrese de guardar su última versión funcional del archivo XSL antes de ajustarlo para que pueda volver a una versión funcional si realizó algunos cambios incorrectos.
Cree y edite una oferta
Para crear una oferta, debe hacer clic en [Proyectos] - [Ofertas] en el botón "Nueva oferta". Para editar, puede hacer clic en la oferta deseada en la tabla de descripción general.
En ambos casos se abre la vista detallada de la oferta. En el lado izquierdo puede modificar los datos básicos como cliente, información, fecha válida y mucho más. ¡No olvide hacer clic en el botón "Guardar" cuando realice cambios!
Sugerencia: Generalmente, las ofertas se numeran de forma continua. Si utiliza un sistema numérico diferente para sus ofertas, ¡podemos proporcionárselo!
Figura: Editar oferta
Seleccionar cliente / persona de contacto
Puede seleccionar un cliente o una persona de contacto para sus ofertas. Por lo tanto, elija un cliente o una persona de contacto y haga clic en el botón correspondiente "Bloque de relleno automático con datos del cliente" o "Bloque de relleno automático con datos de la persona de contacto".
Verpura llenará automáticamente el bloque de direcciones con los datos de su cliente o persona de contacto seleccionada, pero también puede modificar la dirección o el saludo manualmente.
Bloques de texto
En el lado izquierdo de la vista detallada, tiene la posibilidad de seleccionar bloques de texto para el encabezado y pie de página de la oferta. Esto se mostrará antes y después de los artículos de la oferta en el archivo PDF. Algunos textos predeterminados ya existen, pero también puede agregar o modificar sus propios bloques de texto en el menú [Inicio] - [Propiedades] en la pestaña "Editar bloque de texto".
Elija un bloque de texto predefinido del cuadro de selección y haga clic en el botón verde a un lado. Esto significa que el texto se inserta al final del campo de texto. Ahora también puede modificar el texto si lo desea.
Agregar productos / servicios / listas de piezas
En el lado derecho, tiene la posibilidad de agregar productos /servicios / listas de piezas a su oferta. Solo debe ingresar el monto y hacer clic en el botón de reserva (carrito de compras).
Además, también puede agregar productos y tareas gratuitos con los botones “Agregar producto personalizado” y “Agregar tarea personalizada”. Esto se puede utilizar cuando desee reservar un producto o servicio que normalmente no tiene en su surtido, es sólo un "bien de una sola vez". También con este método mantiene limpio su inventario.
Además, puede agregar líneas de texto gratuitas sin un subtotal en sus ofertas. Esto es útil cuando desea agrupar sus productos o desea tener un pequeño comentario entre los diferentes artículos.
Aquí puede ver una descripción general de algunos artículos en una oferta:
Figura: Descripción general de los artículos de la oferta
Con un clic en "Editar texto libre" en el lado izquierdo de cada fila, puede agregar un texto breve a cada artículo. Puede utilizarlo para solicitudes especiales o como una descripción de producto. En este área de texto puede escribir letras en negrita y hacer enumeraciones. Sobre todo, puede cambiar el descuento, el precio único, etc. directamente en cada línea. ¡Tenga en cuenta que debe guardar cada cambio con el ícono de guardar en el lado derecho!
En el lado derecho de cada línea también puede cambiar la posición del artículo o eliminarlo.
Al final de la página están los totales. Aquí puede fijar un descuento especial para la oferta, como ejemplo para redondear la suma total a un número entero. ¡También aquí, no olvide guardar los cambios!
Figura: Sumas totales
Condiciones de pago
Tiene diferentes posibilidades para administrar las condiciones de pago como la fecha de vencimiento de facturas, descuentos o bonificaciones.
Propiedades
Las condiciones de pago más generales se pueden gestionar en el menú [General] - [Propiedades] en el campo "Modalidades de pago":
Contactos
Además, puede fijar condiciones de pago especiales para cada contacto. Para hacer esto, abra el cuadro "condiciones de pago" en el menú [Contactos] - [Resumen].
En este cuadro de diapositiva también puede fijar que este contacto obtenga un descuento en una categoría de producto específica.
Verpura ajusta las condiciones de pago que fija en las propiedades como condiciones de pago predeterminadas para nuevos contactos.
Ofertas
Tiene la posibilidad de fijar el descuento sobre la suma total de una oferta en la parte inferior de la página en el campo "sumas":
Además, puede fijar un descuento para cada línea de oferta:
No olvide guardar sus cambios con el botón Guardar en el lado derecho.
Proyectos
Puede ajustar las condiciones de pago para cada proyecto. Haga clic en un proyecto en el menú [Proyectos] - [Resumen] e introdúzcalos en el campo "Condiciones de pago":
Verpura toma las condiciones de pago que establezca para el contacto como condiciones de pago predeterminadas para nuevos proyectos. Estas condiciones de pago se aplican a la suma total de todas las facturas creadas para este proyecto.
Reservas de proyectos
Además, tiene la posibilidad de fijar un descuento por cada producto o servicio reservado en este proyecto.
Tiene la posibilidad de ingresar un descuento fijo o un descuento en porcentaje. No olvide guardar sus cambios con el botón Guardar en el lado derecho.
Facturas
Cuando crea una factura (enlace), tiene la posibilidad de ajustar en última instancia las condiciones de pago. Puede hacer esto en el conjunto de campos "limitaciones":
Las condiciones de pago predeterminadas se toman de la configuración del proyecto cuando crea una factura desde un proyecto, de la configuración de contacto cuando crea una factura de cliente y de las propiedades cuando crea una factura para una venta en efectivo.
Genere proyecto o factura desde una oferta
En la parte superior de la vista de detalles de la oferta, puede ver botones para generar un proyecto o una factura desde una oferta.
Por lo tanto, haga clic en el botón correspondiente y seleccione los artículos que desea incluir en un nuevo proyecto o una nueva factura. El siguiente paso es completar los datos básicos. Después de guardar esto, habrá terminado la creación del proyecto o, en consecuencia, la factura.
Existencias (el stock)
El siguiente diagrama muestra qué módulos de Verpura cambian el stock de productos. En Verpura el stock de cada almacén se gestiona por separado. A medida que se cuentan las existencias de cada producto y almacén, el almacén es el centro del diagrama. Si su empresa no tiene diferentes almacenes, puede trabajar con un almacén central.
- El stock de sus productos se reduce cuando crea un proyecto desde una oferta y selecciona el producto que se transferirá al proyecto:
- Los productos también se toman del almacén cuando crea una factura desde una oferta. Si cancela una factura, los productos se devuelven al almacén.
- La cantidad de productos en su almacén también se reducirá cuando reserve un producto en un proyecto:
Si cancela una factura de proyecto, los productos se devuelven al almacén.
- Las compras salientes se pueden utilizar para pedir productos a sus proveedores y administrar automáticamente las existencias de los productos comprados. Estos productos se agregan a su almacén cuando cambia el estado de una compra saliente a "finalizada".
- Los productos se toman del almacén cuando fija el estado de una compra entrante como "finalizada".
- Puede ajustar el stock de sus productos en el módulo de gestión de productos de Verpura en el conjunto de campos "Agregar o modificar el nivel del almacén":
Para agregar productos ingrese un importe positivo en el campo "Importe", si desea reducir la cantidad de productos ingrese un número negativo.
- Si realiza una venta en efectivo o una factura de cliente, los productos también se toman de su almacén. Si cancela la factura, los productos se devuelven al almacén.
- El stock de los productos en un pedido de entrega se reducirá cuando fije el estado en "entregado".
Archivo de ofertas
Las ofertas con el estado "finalizada", "no válida/caducada", "reemplazada por una oferta alternativa" o "rechazada por el cliente" se mueven al archivo de ofertas. Puede ver todas las ofertas archivadas haciendo clic en el botón "Archivo de ofertas". Si es necesario, también puede cambiar el estado de ofertas ya archivadas a "en progreso" o otra cosa.
La estructura del archivo de ofertas es igual a la descripción general de ofertas.
Informe de oferta
El informe de oferta le proporciona una lista con todas las ofertas abiertas y finalizadas, por un lado para el usuario que inició sesión y, por otro lado, para todos los usuarios de su cuenta de Verpura. Si solo desea ver las ofertas que creó, podemos cambiarlo para Usted con la administración adecuada en Verpura.
Figura: Informe de oferta
Como una extensión de Verpura, puede utilizar la solución de interfaz de la empresa Sermocore. Sermocore ofrece la posibilidad de transmitir toda la contabilidad (facturas, ofertas, pedidos, etc.) a un cliente corporativo en forma digital. Este cliente puede utilizar estos datos e importarlos automáticamente a su programa. El formato de archivo de la contabilidad también se puede cambiar, exactamente a este formato, que admite su empresa asociada. Esta función es una extensión de Verpura. Contáctenos para agregar este módulo a su usuario.
