ERP: Пропозиції

Оферти

Модуль пропозиції у Verpura дозволяє Вам дуже просто керувати Вашими офертами, створювати проекти з оферт або додавати безпосередньо до рахунка запропоновані товари і послуги.

В меню [ПРОЕКТИ] - [ПРОПОЗИЦІЇ] Ви знайдете перегляд оферт. Кожна оферта має номер, часом додатковий номер, ім’я клієнта, якому була зроблена пропозиція, дату створення та термін дії, статус, а також коротку внутрішню інформацію. За цією внутрішньої інформації Ви легко можете вписати до оферти видимі примітки.

Малюнок: Перегляд пропозицій

Справа у рядку оферти є кнопки, за допомогою яких Ви можете копіювати, виправляти, видаляти оферту, видруковувати будь-які сторінки з неї, а також створити замовлення постачальнику з цієї пропозиції. Різниця між копіюванням та виправленням полягає у тому, що при копіюванні зникають контактні дані клієнта і номер пропозиції — щоб можна було потім зробити подібну пропозицію ще раз для іншого клієнта. Під час виправлення номер пропозиції буде збережено і доповнено позначками /1, /2 і т.д. Таким чином можна розпізнати, чи ця оферта мала багато версій; це важливо, наприклад, для тривалих переговорів, щоб було легко визначати чинну на даний момент оферту.

Підказка: майже у всіх таблицях у Verpura можна здійснювати пошук за допомогою поля пошуку. Зауважте, що Verpura відображає також часткові збіги — це означає, що рядок таблиці зі словом "Mustermann" буде знайдений пошуком за ключовими словами "Muster", "mann" або "usterma".

Малюнок: Розширений пошук

Натисканням на "Розширений пошук" можна обмежити пошук лише серед певних стовпців таблиці. Вибір кількох стовпців можливий за допомогою клавіші Control (Ctrl).

Можна також упорядкувати таблицю за значеннями котрогось із стовпців натисканням на відповідний заголовок. При першому натисканні таблиця буде впорядкована за зростанням значень у вибраному стовпці, при другому — за спаданням.

Малюнок: Заголовки колонки

Останній рядок таблиці дає можливість експортувати її вміст у CVS, Excel, XML або PDF формати. Ці файли можна потім, наприклад, імпортувати в інші програми або редагувати в Excel тощо.

Малюнок: Експорт даних

Пропозиції – PDF

Існує декілька можливостей, щоб видрукувати оферту (їх Ви знайдете у меню перегляду):

Перша кнопка А («видрукувати оферту») створює пропозицію у форматі PDF.

Друга кнопка В («видрукувати підтвердження замовлення») створює підтвердження замовлення для клієнта, якщо він прийняв оферту.

Третя кнопка Е («видрукувати визначені ціни») видає Вам перелік цін запропоновани товарів та послуг.

За допомогою четвертої кнопки К («видрукувати пораховану вартість») Ви можете видрукувати попередню інформацію про вартість оферти.

Якщо Вам не потрібні деякі з цих документів (наприклад, визначення цін чи порахована вартість), замість відповідних піктограм, можна помістити інші — наприклад, для різних шаблонів оферт.

Малюнок: Пропозиція у форматі PDF

Підказка: Для того, щоб створені у Verpurа документи відповідали документообігу Вашої фірми, Ви можете завантажити в меню "Налаштування" свій фірмовий логотип. Якщо Ви хочете ще більшої індивідуалізації, то всі PDF–документи, що створює Verpura, можна підлаштувати під Ваш індивідуальний шаблон. Для цього зв’яжіться з нами.

Усі ці налаштування Ви можете зробити самостійно. Для цього увійдіть в меню [Стартова] - [Налаштування] в блок [Редагувати стандартні шаблони] на сторінку управління шаблонами:

Тут розміщені шаблони для всіх PDF–файлів, створених у Verpura. Ви маєте доступ до усіх стандартних шаблонів Verpura та до актуальних шаблонів. Їх можна редагувати і відразу тестувати.

Verpura створює PDF–файли за допомогою перетворення XSL; шаблон при цьому визначає семантика форматування з Formatting Objеcts (FO). Більше інформації Ви можете знайти тут. Файл XML з корисною інформацією та стильовий файл Stylesheet ґенерують PDF-файл. Є також платні редактори, які можуть допомогти при створенні документів. Існує такий редактор, інтегрований, наприклад, в www.altova.com/XMLSpy.

Файл XML з корисними даними (наприклад дані рахунків)

Файл XML з шаблоном (XSL-Stylesheet)

згенерований формуляр PDF (наприклад готовий рахунок)

Файл XML з корисними даними виглядає так (скорочено):

Малюнок: Файл XML з корисними даними

Відповідний стильовий файл XSL-Stylesheet виглядає так (скорочено). У ньому подані покликання xslvalue-of, які показують, що з цієї позиції повинен бути доданий вміст із верхнього файлу XML.

Малюнок: Відповідний файл XSL-Stylesheet (скорочено)

Із таких двох файлів Verpura створить готовий PDF–шаблон. Файл XSL можна відредагувати і протестувати зміни, перш ніж зберегти їх за допомогою кнопки «Використати Ваш шаблон». Перед редагуванням потрібно зберегти останню функційну версію, щоб мати змогу повернутися до неї на випадок невдалих змін.

Створити / опрацювати оферту

Щоб створити оферту, натисніть в меню [ПРОЕКТИ] - [ОФЕРТИ] на кнопку «створити оферту». Щоб змінити оферту, натисніть на оферту в перегляді оферт.

В обох випадках розгорнеться вікно детального огляду оферт, зліва Ви можете редагувати основні дані оферти, як-от ім’я клієнта, внутрішня інформація, термін дії оферти і т.ін. Не забувайте зберігати зміни до оферти, натискаючи на кнопку «зберегти»!

Підказка: За замовчуванням оферти нумерують за порядком. Якщо Ви хочете використовувати іншу систему нумерації оферт, ми її охоче для вас розробимо!

Малюнок: Опрацювання оферти

Вибір клієнта / контактної особи

Ви можете обрати для оферти як клієнта, так і контактну особу. Оберіть для цього в полі «клієнт» або «контактна особа» його / її і натисніть на кнопку «використати дані клієнта» або «використати дані контактної особи» відповідно.

Після цього Verpura автоматично заповнить адресу, на яку має бути відіслана оферта. Ви також можете безпосередньо відредагувати адресу чи звертання, якщо потрібно внести додаткову інформацію.

Текстові блоки

Зліва Ви можете додавати текстові блоки для початкового та прикінцевих рядків Вашої пропозиції. Ці тексти будуть видрукувані до або після позицій оферти і міститимуть, наприклад, вступні фрази, додаткові пояснення і т.ін. Часто використовувані фрази вже записані в Verpura; Ви можете створити свої або ж відредагувати наявні, натиснувши в меню [СТАРТОВА] - [НАЛАШТУВАННЯ] на вкладку «текстові блоки».

Після цього виберіть один із заданих текстових блоків з вікна вибору і натисніть на зелену кнопку, щоб додати текстовий блок у кінці текстового поля і далі редагувати його. Або ж Ви можете відразу заповнити власний текст без використання заготованих текстових блоків.

Додати Товари / Послуги / Специфікації

У правій частині детального огляду Ви маєте можливість додавати товари, послуги та специфікації до своєї пропозиції. Просто вкажіть кількість та натисніть на кнопку «зарахувати» (закупівельний кошик).

Додатково Ви можете внести до оферти вільні товари та послуги за допомогою кнопки «додати вільну послугу» або ж «додати вільний товар». Для цього натисніть на відповідну кнопку і введіть основні дані послуги / товару. За допомогою цієї функції Ви зможете запропонувати товари чи послуги, яких у Вас зазвичай немає в асортименті, щоб не створювати для них окремої оферти. Це допоможе Вам дотримуватися «чистоти» у Ваших товарних запасах чи послугах — там повинні бути тільки ті з них, якими Ви часто користуєтеся.

Крім цього, Ви можете додавати до Вашої пропозиції вільні текстові рядки з проміжною сумою або без неї. Це допоможе Вам, наприклад, згрупувати позиції Вашої оферти, вставити коментарі та ін.

У нижній частині зображені всі позиції Вашої оферти:

Малюнок: Огляд усіх позицій

Натиснувши на кнопку «редагувати додатковий текст» зліва від позиції оферти, Ви можете зберегти довільний текст до цього товару. Його використовують, наприклад, щоб детальніше описати товари, додати вимоги чи описи до артикула і т.ін. У цьому тексті Ви можете виділяти частини жирним шрифтом чи додавати переліки. Крім того, тут Ви можете змінювати знижку чи ціну позиції. Не забувайте зберігати внесені зміни до позиції натисканням на кнопку «зберегти», щоб запобігти втраті відредагованих даних.

Справа навпроти кожного рядка Ви знайдете кнопки для впорядкування позицій оферти, збереження в них змін чи навіть їх видалення.

У кінці сторінки вказано пораховану суму оферти. Ви можете задати тут додаткову знижку, щоб, наприклад, отримати «круглу» суму. Не забувайте зберігати внесені до оферти зміни!

Малюнок: Обрахована сума оферти

Умови оплати

Ви можете задавати різні умови оплати, наприклад, зі вказівкою кінцевого терміну оплати рахунків, знижок, знижок за готівкового розрахунку і т.ін.:

Налаштування

Загальні налаштування умов оплати Ви можете здійснити в меню [Стартова сторінка] - [Налаштування] у вкладці «Способи платежу»:

Контакти

Ви також можете додатково задати для кожного з Ваших контактів свої способи платежу. Для цього натисніть в меню [Контакти] - [Огляд] на один із Ваших контактів та розгорніть вставку «Умови оплати».

Тут теж можна зазначити, що клієнт отримує знижку лише на певну категорію товару.

На нових клієнтів переносять стандартні умови оплати з налаштувань.

Оферти

Ви маєте можливість визначити загальну знижку на оферту, вказавши її в кінці сторінки у вкладці «Підсумок».

Окрім цього, Ви можете задати для кожної позиції оферти окрему знижку:

Не забувайте зберігати зміни до кожного рядка натисканням кнопки справа «Зберегти»!

Проекти

Ви можете змінювати умови оплати для кожного проекту. Натисніть на проекті в меню [Проекти] - [Огляд] і введіть їх у поле «Умови оплати»:

Стандартними умовами оплати для нових проектів уважають умови клієнта. Verpura автоматично поширює налаштування знижки на кінцеві суми всіх рахунків, виставлені у цьому проекті.

Робота з проектом

Додатково Ви маєте можливість задати окрему знижку на кожен товар чи послугу, що внесені до проекту.

Знижка може бути відсоткова або фіксована. Не забувайте зберігати зміни натисканням на кнопку «Зберегти» справа.

Рахунки-фактури

Створюючи рахунок-фактуру, Ви можете ще раз змінити умови оплати — у вкладці «Обмеження»:

Стандартні налаштування для рахунка-фактури беруть у випадку рахунка проекту з налаштувань проекту, у випадку рахунка постійного клієнта - з налаштувань клієнта й у випадку готівкового рахунка - з налаштувань готівкового рахунка.

Створити проект або рахунок із пропозиції

Зверху в детальному перегляді пропозиції Ви знайдете кнопки, щоб створити з пропозиції проект або занести пропозицію безпосередньо в рахунок.

Натисніть на відповідну кнопку та виберіть саме ті позиції пропозиції, які Ви хочете перенести на проект чи рахунок. Після цього подайте деталі проекту чи пропозиції та натисніть на кнопку «зберегти» для того, щоб закрити додаток проекту чи рахунка.

Складські запаси

Наступна діаграма показує, які модулі VERPURA змінюють запаси товарів. У VERPURA можна окремо відображати запаси кожного складського приміщення. Тому хоча у центрі діаграми вказано «Склад», відстежувати запаси можна за окремими товарами та складськими приміщеннями.

Складські запаси зменшуються, коли Ви створюєте проект з оферти і вписуєте до нього відповідні товари:
Товари також списують із складу при створенні рахунка-фактури з оферти. У випадку скасування рахунку-фактури усі зазначені у ньому товари повернуть до запасів.
Запас товарів на складі зменшиться також, коли їх зарезервувати у проекті:

У випадку скасування рахунка-фактури проекту зазначені у ньому товари знову додадуть до запасів складу.
Функцію замовлення у постачальника використовують, щоб замовити товари від постачальників і автоматично врахувати їх у модулі Verpura «управління товарами». Ці товари будуть зараховані на склад, коли стан замовлення у постачальника буде змінено на «завершено».
Товари списують із складських запасів за зміни стану замовлення покупця на «відправлено/ виконано».
У модулі «Управлінні товарами» Ви можете змінити складські запаси у рядку «додати або змінити складські запаси»:

Щоб збільшити залишок товарів, введіть додатне число в полі «Кількість», а щоб зменшити — від'ємне.
Товари списують зі складу також у випадку готівкових продаж чи створення рахунка клієнта. За скасування рахунка товари зарахують назад на склад.
Товари із накладної спишуть зі складу, як тільки Ви зміните статус накладної на «відіслано».

Архів оферт

Оферта, статус якої Ви змінюєте на «готова», «застаріла / замінена», «альтернативне замовлення» чи «відхилена», автоматично потрапить в архів пропозицій. Ви його знайдете, натиснувши в меню [Проекти] - [Оферти] на кнопку «Архів оферт». Тут Ви зможете переглянути Ваші зархівовані оферти і за потреби змінити їхній статус.

Структура архіву оферт така ж, як і структура перегляду оферт.

Огдяд оферт

Огляд оферт висвітлює стислий перелік чинних та закритих оферт як для зареєстрованого користувача, так і для всіх користувачів Verpura. Ми можемо змінити налаштування Verpura так, щоб Ви бачили лише Вами створені оферти.

Малюнок: Огляд пропозицій

Додатково до програми Verpura Ви можете використовувати розробку компанії Sermocore, що дозволяє передавати фірмі у цифровому вигляді усі документи (рахунки, пропозиції, накладні, замовлення і т.ін.). Ця фірма може завантажувати їх автоматизовано у свої програми. Формат даних можна при цьому змінювати на той, який використовує Ваша фірма-партнер. Ця можливість — додатковий модуль від Verpura; зв'яжіться з нами для його встановлення.