Спільний доступ до даних

У пункті меню [Файли] - [Спільний доступ до даних] Ви можете керувати доступом до файлів.

За допомогою функції «Спільний доступ до даних» можна надати іншій особі доступ до Ваших особистих файлів. Ця особа отримає електронне повідомлення із відсиланням до згаданих файлів. Адресат може за бажанням опрацьовувати або завантажувати ці файли. Навіть якщо файл буде змінено, то за отриманим відсиланням можна завжди завантажити останню версію. Це дуже зручно у разі роботи з прайс-листами або календарями подій. Таким чином можна поширювати не лише окремі файли, але й цілі папки. Якщо для доступу вибрано цілу папку, то її спершу запакують у ZIP-архів, який адресат повинен буде завантажити і розпакувати. Якщо Ви не можете відкрити *.zip файли, Вам потрібно встановити відповідну безкоштовну програму, напр., WinRAR. Можливість надавати спільний доступ до даних — значне полегшення за потреби поширити поміж працівниками компанії великі файли, які не можна переслати електронною поштою. Вам досить скопіювати відповідний файл до своєї папки у Verpura і відкрити до нього доступ.

На малюнку зображено вікно зі списком відкритих для спільного доступу файлів. На ньому видно, до яких файлів чи папок, із якого списку, кому і на який період часу надано доступ. Цей доступ у будь-який момент можна легко скасувати.

Малюнок: Огляд файлів зі спільним доступом

Додати файли до спільного доступу

Надати доступ іншим особам можна до файлів усіх типів з управління особистими чи корпоративними даними — документів, фотографій чи відео. Управління особистими файлами треба використовувати тільки для приватних потреб. До цих файлів має доступ лише зареєстрований користувач, натомість усі користувачі одного і того самого облікового запису Verpura можуть читати та змінювати корпоративні файли. Надати доступ до даних дуже легко — досить натиснути навпроти вибраного файлу або папки символ «поділитися».

Малюнок: Надання спільного доступу до даних

У наступній вкладці з’явиться форма, де потрібно вказати адресата, якому Ви надаєте доступ, та його електронну адресу. Окрім того, можна задати кінцевий термін доступу до файла, і тоді адресат зможе опрацьовувати або переглядатии файл лише до вказаного моменту часу. Якщо кінцева дата не вказана, то за замовчуванням буде надано доступ терміном на один рік. На бажання можна також залишити текстове повідомлення для адресата, яке з’явиться після встановлення доступу — наприклад, це може бути опис файлу або контактні дані.

Малюнок: Надання спільного доступу до файлу

Після підтвердження надання доступу система відішле адресатові електронного листа з відсиланням, за яким можна переглянути або завантажити відповідні файли. Практична вигода такої можливості відчутна особливо, якщо потрібно ознайомити усіх співробітників із вмістом великих файлів, наприклад, запрошень, грамот чи фотографій, які розміщені на мережевому накопичувачі Verpura.