video
Рахунки-фактури
Формування рахунків-фактур є однією з основних компонент Verpura. Майже кожна компанія має справу з рахунками; тому важливо, щоб їх створення було легким. Компанії дуже різні і можуть потребувати різні типи рахунків. Тому Verpura пропонує Вам широкий вибір можливостей для створення рахунків. Основа нашого підходу — дати змогу легко сформувати рахунки з уже створених документів (пропозицій, накладних, проекти, замовлень і т.ін.). Окрім того, із рахунків можна легко зґенерувати платіжні доручення або нагадування про оплату.
Процес продажу можна візуалізувати за допомогою CRM піраміди.
Створення рахунка
VERPURA пропонує багато різних способів створення рахунків:
Малюнок: Різні можливості створити рахунок-фактуру
- Із замовлення покупця Verpura може створити накладну, з якої зґенерувати рахунок-фактуру (див. пункт 5).
- Із замовлення клієнта можна утворити оферту, а вже з неї — рахунок (див. пункт 8). Також можна сформувати проект із оферти (див. пункт 10), а з неї — рахунок (див. пункт 9).
- Рахунок можна сформувати безпосередньо із замовлення покупця; при цьому можна додати або видалити окремі найменування товару.
- Можна також сформувати рахунок безпосередньо замовникові.
- Ви можете створити рахунок безпосередньо з накладної. Окремі найменування товару при цьому можна видалити або додати.
- Також Ви можете створювати анонімні рахунки. Їх зазвичай оплачують одразу після формування; це дуже зручно у випадку непостійних покупців.
- Із пропозиції можна створити накладну, а з неї — рахунок (див. пункт 5). Ви також можете створити рахунок безпосередньо з оферти (див. пункт 8), або ж спершу створити проект з оферти (див. пункти 9 і 10) , а потім рахунки для проекту.
- Сформувати рахунок можна безпосередньо з оферти; деякі найменування товару при цьому можна видалити або додати.
- Для проекту можна створити один чи кілька рахунків. Деякі найменування товару при цьому можна видалити або додати. У проекті буде відображено, які позиції вже оплачені.
- Ви можете створити проект з оферти. Це особливо зручно, коли Вам потрібно створити декілька рахунків для одної оферти або коли рахунок потрібно виставити за виконаний обсяг робіт і витрачені матеріали.
Під «ґенеруванням» рахунка-фактури ми розуміємо, що рахунок-фактуру Verpura створює автоматично. До остаточного затвердження рахунок можна змінювати: додавати або видаляти позиції з переліку товарів, послуг або резервування часу, задавати ціни і знижки і т.д.
Переглядати свої рахунки і управляти ними Ви можете в меню [Рахунки].
Малюнок: Огляд рахунків-фактур
Управляйте Вашими рахунками онлайн у Verpura. Verpura розрізняє 3 основні типи рахунків: рахунки-фактури для проектів або оферт, рахунки-фактури для клієнтів і рахунки-фактури для грошових продаж. Модуль рахунків пропонує Вам багато можливостей: Ви можете створити рахунки-фактури, колективні фактури і рахунки-фактури для угод. Verpura дає можливість впорядковувати Ваші рахунки за станом (відкриті, скасовані, неповні тощо) та створювати повторювані рахунки-фактури.
Рахунки-фактури готівкових продаж
Меню [РАХУНКИ-ФАКТУРИ] - [ПРОДАЖ ЗА ГОТІВКУ] дає змогу створити анонімний рахунок-фактуру для готівкових розрахунків, що дуже зручно у випадку непостійних клієнтів.
Малюнок: продаж за готівку
У верхній частині сторінки розміщене поле товарів та послуг, які можна вибрати та зарезервувати натисканням миші. Уведіть відповідну кількість у іншій формі та підтвердіть своє замовлення.
У випадку товарів є дві додаткові кнопки:
• Додати як безплатні подарунки від продавців: Тут Ви можете задати такі акції, як «5+1 у подарунок»: Ви продаєте 5 одиниць товару за регулярною ціною і додаєте одну як безплатний подарунок.
• Додати як безплатні подарунки від постачальників: Тут можна задати спеціальні пропозиції від постачальників. На відміну від попередньої ситуації, у випадку акції «5+1 у подарунок» від постачальника Ви як продавець оплачуєте постачальнику лише 5 одиниць товару із 6.
Після додавання всіх товарів та послуг натисніть на [Створити рахунок-фактуру].
Рахунки-фактури покупців
Щоб сформувати рахунок-фактуру для одного із Ваших контактів без створення відповідного проекту, перейдіть у меню [РАХУНКИ-ФАКТУРИ] - [РАХУНОК-ФАКТУРА ПОКУПЦЯ].
Потім виберіть одержувача рахунка-фактури.
Малюнок: Вибір одержувача рахунку-фактури
Всі інші кроки ідентичні до рахунка-фактури для готівкової оплати.
Рахунки-фактури проекту
Щоб створити рахунок-фактуру для перебдачених у проекті товарів, послуг чи резервування часу, натисніть на кнопку "Створити рахунок" в меню [РАХУНКИ-ФАКТУРИ ] - [Огляд], виберіть проект та проміжок часу та натисніть на кнопку "Створити звіт". Звіт можна також створити, натиснувши кнопку "Створити рахунок" у проекті.
Малюнок: Вкажіть період часу і виберіть проект
VERPURA висвітлить звіт з усіх замовлень за вказаний проміжок часу.
Малюнок: Огляд усіх замовлень для вибраного проекту за вказаний період
Виберіть замовлення, для якого потрібно сформувати рахунок-фактуру і натисніть на кнопку "Створити рахунок". Далі потрібно натиснути на "Затвердити рахунок-фактуру".
Рахунок-фактура з оферти
У вас є 3 можливості для створення рахунка-фактури з оферти:
- Якщо Вам потрібно ще відредагувати умови оферти, найкращим рішенням буде створити проект з оферти і далі працювати з функцією "рахунки-фактури проекту".
- Якщо Вам потрібно також сформувати накладну, то її можна створити прямо з оферти, а вже із накладної сформувати рахунок-фактуру, продовживши роботу з функцією "рахунок-фактура з накладної".
- З оферти можна відразу створити рахунок-фактуру, натиснувши у ній кнопку "створити рахунок-фактуру з оферти".
Рахунок-фактура з накладної
Щоб створити рахунок-фактуру з накладної, натисніть на кнопку "Створити рахунок-фактуру" у відповідній накладній.
Рахунок-фактура із замовлення покупця
Із замовлення покупця можна створити рахунок-фактуру 3-ма способами:
- Створити оферту із замовлення покупця і продовжити роботу як у випадку «Рахунка-фактури з оферти».
- Створити накладну із замовлення покупця і продовжити роботу як у випадку «Рахунка-фактури з накладної».
- Натисніть кнопку "Створити рахунок-фактуру" в замовленні покупця, щоб одразу створити рахунок-фактуру.
Затвердження рахунка-фактури
Після створення рахунку-фактури Verpura висвітлює форму для його затвердження:
Малюнок: Затвердження рахунка-фактури
Перевірте дані у формі та натисніть на кнопку „Зберегти“.
Текстові блоки
У Вас є можливість уводити текст для заголовка і нижнього колонтитулу рахунка. Цей текст буде надрукований відповідно перед рахунком-фактурою і після нього та може містити додаткові пояснення, привітання та ін. Ви можете задати часто вживані звороти чи змінити вже створені натиснувши на "Редагування текстового блоку" в меню [Стартова] – [Налаштування].
Виберіть текстовий блок із уже створених і натисніть зелену кнопку, щоб вставити його в поточне місце редагованого документа. Після цього Ви зможете змінювати та редагувати текст за потребою.
Малюнок: Редагування текстового блоку
Адреса доставки
Часто трапляється, що адреси рахунка-фактури та доставки є різними. У цьому випадку Ви можете задати декілька адрес доставки для кожного контакту, які будуть надруковані на рахункові-фактурі. Адресою рахунка-фактури є завжди основна адреса контакту.
Потім натисніть на "Зберегти рахунок-фактуру".
Verpura створить чернетку рахунка-фактури, яку Ви зможете проглянути, натиснувши на «Попередній перегляд PDF», за потреби ще раз відредагувати деталі рахунку чи навіть повністю скасувати його.
Малюнок: Редагування чернетки рахунка-фактури
Призначити номер рахункові-фактурі
Після перевірки всіх деталей натисніть на кнопку "Призначити номер рахункові-фактурі". Будь ласка, зверніть увагу, що після присвоєння номеру рахункові-фактурі змінити його (за винятком поля стану) БІЛЬШЕ НЕ МОЖНА.
Ви можете надрукувати або завантажити рахунок-фактуру, натиснувши на кнопку "рахунок-фактура (PDF-файл)" або вибравши відповідний запис у папці «Рахунки», меню [Файли]-[УПРАВЛІННЯ ФАЙЛАМИ ВСІЄЇ КОМПАНІЇ].
Малюнок: Редагування рахунка-фактуру
Ось приклад, як такий рахунок-фактура може виглядати у PDF-форматі. За потреби дизайн можна змінити відповідно до Ваших уподобань!
Малюнок: Рахунок-фактура у PDF-форматі
Стани рахунка-фактури
• Неповний: Неповні рахунки не мають певної інформації. Натисніть на рядок рахунка і продовжіть "Затвердити Рахунок-фактуру"
• Відкритий: Відкриті рахунки-фактури затверджені, але ще не сплачені. Ви можете змінити стан відкритого рахунка на "Відправлено покупцю", "Оплачено" або "Скасовано".
• Надісланий клієнтові: Цей стан не є обов'язковим, його можна використовувати як проміжний.
• Оплачений: Після зміни стану рахунка-фактури на «оплачений» такий рахунок буде закритий, а відповідний запис автоматично буде зґенеровано в Документообігу.
• Скасований: Якщо рахунок виписано помилково, позначте його стан як «скасований». Скасовані рахунки також уважають закритими.
Повторювані рахунки
Якщо Вам потрібно формувати певний рахунок періодично, Ви можете це зробити за допомогою функції "Створити повторюваний рахунок".
Малюнок: Створення повторювального рахунка
Просто введіть дату початку та період і натисніть на кнопку. Вибраний рахунок-фактуру можна формувати, для прикладу, кожні 14 днів, починаючи з 1 вересня.
Часткові рахунки-фактури
Для рахунків-фактур, що не передбачають готівкову оплату, можна створити частковий рахунок. У деталях рахунку-фактури є кнопка "Створити частковий рахунок-фактуру". Ви можете задати суму для оплати або відсоток повної суми і натиснути на «Створити частковий рахунок-фактуру».
Малюнок: Створення часткового рахунка-фактури