ERP: Рахунки-фактури

Рахунки-фактури

Формування рахунків-фактур є однією з основних компонент Verpura. Майже кожна компанія має справу з рахунками; тому важливо, щоб їх створення було легким. Компанії дуже різні і можуть потребувати різні типи рахунків. Тому Verpura пропонує Вам широкий вибір можливостей для створення рахунків. Основа нашого підходу — дати змогу легко сформувати рахунки з уже створених документів (пропозицій, накладних, проекти, замовлень і т.ін.). Окрім того, із рахунків можна легко зґенерувати платіжні доручення або нагадування про оплату.

Процес продажу можна візуалізувати за допомогою CRM піраміди.

Створення рахунка

VERPURA пропонує багато різних способів створення рахунків:

verschiedene Möglichkeiten der Rechnungsanlegung

Малюнок: Різні можливості створити рахунок-фактуру

Із замовлення покупця Verpura може створити накладну, з якої зґенерувати рахунок-фактуру (див. пункт 5).
Із замовлення клієнта можна утворити оферту, а вже з неї — рахунок (див. пункт 8). Також можна сформувати проект із оферти (див. пункт 10), а з неї — рахунок (див. пункт 9).
Рахунок можна сформувати безпосередньо із замовлення покупця; при цьому можна додати або видалити окремі найменування товару.
Можна також сформувати рахунок безпосередньо замовникові.
Ви можете створити рахунок безпосередньо з накладної. Окремі найменування товару при цьому можна видалити або додати.
Також Ви можете створювати анонімні рахунки. Їх зазвичай оплачують одразу після формування; це дуже зручно у випадку непостійних покупців.
Із пропозиції можна створити накладну, а з неї — рахунок (див. пункт 5). Ви також можете створити рахунок безпосередньо з оферти (див. пункт 8), або ж спершу створити проект з оферти (див. пункти 9 і 10) , а потім рахунки для проекту.
Сформувати рахунок можна безпосередньо з оферти; деякі найменування товару при цьому можна видалити або додати.
Для проекту можна створити один чи кілька рахунків. Деякі найменування товару при цьому можна видалити або додати. У проекті буде відображено, які позиції вже оплачені.
Ви можете створити проект з оферти. Це особливо зручно, коли Вам потрібно створити декілька рахунків для одної оферти або коли рахунок потрібно виставити за виконаний обсяг робіт і витрачені матеріали.

Під «ґенеруванням» рахунка-фактури ми розуміємо, що рахунок-фактуру Verpura створює автоматично. До остаточного затвердження рахунок можна змінювати: додавати або видаляти позиції з переліку товарів, послуг або резервування часу, задавати ціни і знижки і т.д.

Переглядати свої рахунки і управляти ними Ви можете в меню [Рахунки].

Малюнок: Огляд рахунків-фактур

Управляйте Вашими рахунками онлайн у Verpura. Verpura розрізняє 3 основні типи рахунків: рахунки-фактури для проектів або оферт, рахунки-фактури для клієнтів і рахунки-фактури для грошових продаж. Модуль рахунків пропонує Вам багато можливостей: Ви можете створити рахунки-фактури, колективні фактури і рахунки-фактури для угод. Verpura дає можливість впорядковувати Ваші рахунки за станом (відкриті, скасовані, неповні тощо) та створювати повторювані рахунки-фактури.

Умови оплати

Ви можете задавати різні умови оплати, наприклад, зі вказівкою кінцевого терміну оплати рахунків, знижок, знижок за готівкового розрахунку і т.ін.:

Налаштування

Загальні налаштування умов оплати Ви можете здійснити в меню [Стартова сторінка] - [Налаштування] у вкладці «Способи платежу»:

Контакти

Ви також можете додатково задати для кожного з Ваших контактів свої способи платежу. Для цього натисніть в меню [Контакти] - [Огляд] на один із Ваших контактів та розгорніть вставку «Умови оплати».

Тут теж можна зазначити, що клієнт отримує знижку лише на певну категорію товару.

На нових клієнтів переносять стандартні умови оплати з налаштувань.

Оферти

Ви маєте можливість визначити загальну знижку на оферту, вказавши її в кінці сторінки у вкладці «Підсумок».

Окрім цього, Ви можете задати для кожної позиції оферти окрему знижку:

Не забувайте зберігати зміни до кожного рядка натисканням кнопки справа «Зберегти»!

Проекти

Ви можете змінювати умови оплати для кожного проекту. Натисніть на проекті в меню [Проекти] - [Огляд] і введіть їх у поле «Умови оплати»:

Стандартними умовами оплати для нових проектів уважають умови клієнта. Verpura автоматично поширює налаштування знижки на кінцеві суми всіх рахунків, виставлені у цьому проекті.

Робота з проектом

Додатково Ви маєте можливість задати окрему знижку на кожен товар чи послугу, що внесені до проекту.

Знижка може бути відсоткова або фіксована. Не забувайте зберігати зміни натисканням на кнопку «Зберегти» справа.

Рахунки-фактури

Створюючи рахунок-фактуру, Ви можете ще раз змінити умови оплати — у вкладці «Обмеження»:

Стандартні налаштування для рахунка-фактури беруть у випадку рахунка проекту з налаштувань проекту, у випадку рахунка постійного клієнта - з налаштувань клієнта й у випадку готівкового рахунка - з налаштувань готівкового рахунка.

Підказка: майже у всіх таблицях у Verpura можна здійснювати пошук за допомогою поля пошуку. Зауважте, що Verpura відображає також часткові збіги — це означає, що рядок таблиці зі словом "Mustermann" буде знайдений пошуком за ключовими словами "Muster", "mann" або "usterma".

Малюнок: Розширений пошук

Натисканням на "Розширений пошук" можна обмежити пошук лише серед певних стовпців таблиці. Вибір кількох стовпців можливий за допомогою клавіші Control (Ctrl).

Можна також упорядкувати таблицю за значеннями котрогось із стовпців натисканням на відповідний заголовок. При першому натисканні таблиця буде впорядкована за зростанням значень у вибраному стовпці, при другому — за спаданням.

Малюнок: Заголовки колонки

Останній рядок таблиці дає можливість експортувати її вміст у CVS, Excel, XML або PDF формати. Ці файли можна потім, наприклад, імпортувати в інші програми або редагувати в Excel тощо.

Малюнок: Експорт даних

Рахунки-фактури готівкових продаж

Меню [РАХУНКИ-ФАКТУРИ] - [ПРОДАЖ ЗА ГОТІВКУ] дає змогу створити анонімний рахунок-фактуру для готівкових розрахунків, що дуже зручно у випадку непостійних клієнтів.

Малюнок: продаж за готівку

У верхній частині сторінки розміщене поле товарів та послуг, які можна вибрати та зарезервувати натисканням миші. Уведіть відповідну кількість у іншій формі та підтвердіть своє замовлення.

У випадку товарів є дві додаткові кнопки:

• Додати як безплатні подарунки від продавців: Тут Ви можете задати такі акції, як «5+1 у подарунок»: Ви продаєте 5 одиниць товару за регулярною ціною і додаєте одну як безплатний подарунок.

• Додати як безплатні подарунки від постачальників: Тут можна задати спеціальні пропозиції від постачальників. На відміну від попередньої ситуації, у випадку акції «5+1 у подарунок» від постачальника Ви як продавець оплачуєте постачальнику лише 5 одиниць товару із 6.

Після додавання всіх товарів та послуг натисніть на [Створити рахунок-фактуру].

Рахунки-фактури покупців

Щоб сформувати рахунок-фактуру для одного із Ваших контактів без створення відповідного проекту, перейдіть у меню [РАХУНКИ-ФАКТУРИ] - [РАХУНОК-ФАКТУРА ПОКУПЦЯ].

Потім виберіть одержувача рахунка-фактури.

Малюнок: Вибір одержувача рахунку-фактури

Всі інші кроки ідентичні до рахунка-фактури для готівкової оплати.

НОВЕ: Verpura як касова система: Швидке створення рахунка-фактури для готівкових продажів та для постійних клієнтів

Щоб оптимізувати використання системи Verpura як касової системи, ми внесли певні зміни до модулів готівкових продажів та створення рахунка-фактури для постійних клієнтів:

Швидкий продаж зі штрих-кодом: Щоб пришвидшити та спростити продаж товарів зі штрих-кодом, уведіть код товару у поле у верхньому правому куті сторінки за допомогою клавіатури або ж зчитайте його штрих-код за допомогою сканера та підтвердіть натисканням на зелене поле поруч чи на клавішу вводу.
Підказка: Зверніть увагу, що для цього коди товарів мають однозначно визначати кожен товар, і перед тим їх необхідно внести у систему Verpura.
Малюнок: Продаж за допомогою штрих-кодів

Швидке введення цін: Після того, як Ви виберете товар чи послугу для продажу, Verpura запропонує Вам переглянути та за потреби змінити деталі рахунка-фактури. Якщо необхідності у змінах немає, натисканням клавіші вводу Ви можете підтвердити заповнені дані. Інакше Ви можете змінити ціну товару, його кількість та ін. та підтвердити зміни натисканням або на клавішу внизу, або на клавішу вводу.
Створення одного рахунка-фактури для кількох схожих товарів: Різні товари однієї категорії (наприклад, “Книги”), мають зазвичай різну ціну. Щоб спростити внесення кількох таких товарів, Ви тепер можете вводити у полі “Ціна” декілька цін, відокремлених знаком “+”. Наприклад, якщо Ви хочете продати одну книгу за ціною 9,90 € та іншу книгу за ціною 19,90 €, виберіть категорію “Книги” та введіть у поле ціни “9,90+19,90”. На квитанції про готівкову оплату чи у рахунку-фактурі буде вказано дві позиції з відповідними цінами. Звісно, Ви можете таким чином занести і понад два товари, а для кожної позиції додати чи змінити ціну або супровідний текст.

Малюнок: Рахунок-фактура з кількома вказаними цінами
Швидке створення рахунків-фактур: Щоб могти закрити рахунок відразу після оплати товару готівкою чи кредитною картою, ми додали у правому нижньому куті сторінок оплати готівкою та рахунків-фактур постійних клієнтів дві нові кнопки “Оплачено готівкою” та “Безготівковий розрахунок”. Натискаючи на відповідну кнопку, Ви можете створити рахунок-фактуру, надати йому черговий порядковий номер та встановити статус рахунка-фактури як “Оплачено готівкою” чи “Безготівковий розрахунок” відповідно.

Малюнок: Закриття рахунка-фактури

Рахунки-фактури проекту

Щоб створити рахунок-фактуру для перебдачених у проекті товарів, послуг чи резервування часу, натисніть на кнопку "Створити рахунок" в меню [РАХУНКИ-ФАКТУРИ ] - [Огляд], виберіть проект та проміжок часу та натисніть на кнопку "Створити звіт". Звіт можна також створити, натиснувши кнопку "Створити рахунок" у проекті.

Малюнок: Вкажіть період часу і виберіть проект

VERPURA висвітлить звіт з усіх замовлень за вказаний проміжок часу.

Малюнок: Огляд усіх замовлень для вибраного проекту за вказаний період

Виберіть замовлення, для якого потрібно сформувати рахунок-фактуру і натисніть на кнопку "Створити рахунок". Далі потрібно натиснути на "Затвердити рахунок-фактуру".

Рахунок-фактура з оферти

У вас є 3 можливості для створення рахунка-фактури з оферти:

Якщо Вам потрібно ще відредагувати умови оферти, найкращим рішенням буде створити проект з оферти і далі працювати з функцією "рахунки-фактури проекту".
Якщо Вам потрібно також сформувати накладну, то її можна створити прямо з оферти, а вже із накладної сформувати рахунок-фактуру, продовживши роботу з функцією "рахунок-фактура з накладної".
З оферти можна відразу створити рахунок-фактуру, натиснувши у ній кнопку "створити рахунок-фактуру з оферти".

Рахунок-фактура з накладної

Щоб створити рахунок-фактуру з накладної, натисніть на кнопку "Створити рахунок-фактуру" у відповідній накладній.

Рахунок-фактура із замовлення покупця

Із замовлення покупця можна створити рахунок-фактуру 3-ма способами:

Створити оферту із замовлення покупця і продовжити роботу як у випадку «Рахунка-фактури з оферти».
Створити накладну із замовлення покупця і продовжити роботу як у випадку «Рахунка-фактури з накладної».
Натисніть кнопку "Створити рахунок-фактуру" в замовленні покупця, щоб одразу створити рахунок-фактуру.

Складські запаси

Наступна діаграма показує, які модулі VERPURA змінюють запаси товарів. У VERPURA можна окремо відображати запаси кожного складського приміщення. Тому хоча у центрі діаграми вказано «Склад», відстежувати запаси можна за окремими товарами та складськими приміщеннями.

Складські запаси зменшуються, коли Ви створюєте проект з оферти і вписуєте до нього відповідні товари:
Товари також списують із складу при створенні рахунка-фактури з оферти. У випадку скасування рахунку-фактури усі зазначені у ньому товари повернуть до запасів.
Запас товарів на складі зменшиться також, коли їх зарезервувати у проекті:

У випадку скасування рахунка-фактури проекту зазначені у ньому товари знову додадуть до запасів складу.
Функцію замовлення у постачальника використовують, щоб замовити товари від постачальників і автоматично врахувати їх у модулі Verpura «управління товарами». Ці товари будуть зараховані на склад, коли стан замовлення у постачальника буде змінено на «завершено».
Товари списують із складських запасів за зміни стану замовлення покупця на «відправлено/ виконано».
У модулі «Управлінні товарами» Ви можете змінити складські запаси у рядку «додати або змінити складські запаси»:

Щоб збільшити залишок товарів, введіть додатне число в полі «Кількість», а щоб зменшити — від'ємне.
Товари списують зі складу також у випадку готівкових продаж чи створення рахунка клієнта. За скасування рахунка товари зарахують назад на склад.
Товари із накладної спишуть зі складу, як тільки Ви зміните статус накладної на «відіслано».

Затвердження рахунка-фактури

Після створення рахунку-фактури Verpura висвітлює форму для його затвердження:

Малюнок: Затвердження рахунка-фактури

Перевірте дані у формі та натисніть на кнопку „Зберегти“.

Текстові блоки

У Вас є можливість уводити текст для заголовка і нижнього колонтитулу рахунка. Цей текст буде надрукований відповідно перед рахунком-фактурою і після нього та може містити додаткові пояснення, привітання та ін. Ви можете задати часто вживані звороти чи змінити вже створені натиснувши на "Редагування текстового блоку" в меню [Стартова] – [Налаштування].

Виберіть текстовий блок із уже створених і натисніть зелену кнопку, щоб вставити його в поточне місце редагованого документа. Після цього Ви зможете змінювати та редагувати текст за потребою.

Малюнок: Редагування текстового блоку

Адреса доставки

Часто трапляється, що адреси рахунка-фактури та доставки є різними. У цьому випадку Ви можете задати декілька адрес доставки для кожного контакту, які будуть надруковані на рахункові-фактурі. Адресою рахунка-фактури є завжди основна адреса контакту.

Потім натисніть на "Зберегти рахунок-фактуру".

Verpura створить чернетку рахунка-фактури, яку Ви зможете проглянути, натиснувши на «Попередній перегляд PDF», за потреби ще раз відредагувати деталі рахунку чи навіть повністю скасувати його.

Малюнок: Редагування чернетки рахунка-фактури

Призначити номер рахункові-фактурі

Після перевірки всіх деталей натисніть на кнопку "Призначити номер рахункові-фактурі". Будь ласка, зверніть увагу, що після присвоєння номеру рахункові-фактурі змінити його (за винятком поля стану) БІЛЬШЕ НЕ МОЖНА.

Ви можете надрукувати або завантажити рахунок-фактуру, натиснувши на кнопку "рахунок-фактура (PDF-файл)" або вибравши відповідний запис у папці «Рахунки», меню [Файли]-[УПРАВЛІННЯ ФАЙЛАМИ ВСІЄЇ КОМПАНІЇ].

Малюнок: Редагування рахунка-фактуру

Ось приклад, як такий рахунок-фактура може виглядати у PDF-форматі. За потреби дизайн можна змінити відповідно до Ваших уподобань!

Малюнок: Рахунок-фактура у PDF-форматі

Стани рахунка-фактури

• Неповний: Неповні рахунки не мають певної інформації. Натисніть на рядок рахунка і продовжіть "Затвердити Рахунок-фактуру"

• Відкритий: Відкриті рахунки-фактури затверджені, але ще не сплачені. Ви можете змінити стан відкритого рахунка на "Відправлено покупцю", "Оплачено" або "Скасовано".

• Надісланий клієнтові: Цей стан не є обов'язковим, його можна використовувати як проміжний.

• Оплачений: Після зміни стану рахунка-фактури на «оплачений» такий рахунок буде закритий, а відповідний запис автоматично буде зґенеровано в Документообігу.

• Скасований: Якщо рахунок виписано помилково, позначте його стан як «скасований». Скасовані рахунки також уважають закритими.

Повторювані рахунки

Якщо Вам потрібно формувати певний рахунок періодично, Ви можете це зробити за допомогою функції "Створити повторюваний рахунок".

Малюнок: Створення повторювального рахунка

Просто введіть дату початку та період і натисніть на кнопку. Вибраний рахунок-фактуру можна формувати, для прикладу, кожні 14 днів, починаючи з 1 вересня.

Часткові рахунки-фактури

Для рахунків-фактур, що не передбачають готівкову оплату, можна створити частковий рахунок. У деталях рахунку-фактури є кнопка "Створити частковий рахунок-фактуру". Ви можете задати суму для оплати або відсоток повної суми і натиснути на «Створити частковий рахунок-фактуру».

Малюнок: Створення часткового рахунка-фактури

Додатково до програми Verpura Ви можете використовувати розробку компанії Sermocore, що дозволяє передавати фірмі у цифровому вигляді усі документи (рахунки, пропозиції, накладні, замовлення і т.ін.). Ця фірма може завантажувати їх автоматизовано у свої програми. Формат даних можна при цьому змінювати на той, який використовує Ваша фірма-партнер. Ця можливість — додатковий модуль від Verpura; зв'яжіться з нами для його встановлення.