ERP: Informes de facturas en línea - genere facturas como PDF

Factura

La emisión de facturas es uno de los componentes principales de Verpura. Casi todas las empresas tienen que hacer esto; por lo tanto, es importante que las facturas se puedan emitir fácilmente. Las empresas son muy diferentes y también dentro de una empresa puede haber diferentes tipos de facturas. Como resultado de este hecho, Verpura le ofrece una amplia variedad de posibilidades para emitir facturas. La idea básica es que tratamos de ofrecer la posibilidad de emitir facturas para documentos ya generados (Oferta, Órdenes de entrega, Proyectos, Pedidos, etc.). Por supuesto, también puede generar créditos o reclamaciones para una factura.

El proceso de ventas se puede visualizar mediante CRM-Pyramid.

Crear una factura

Verpura le ofrece a Usted diferentes posibilidades para crear facturas:

verschiedene Möglichkeiten der Rechnungsanlegung

Figura: Diferentes posibilidades de obtener una factura

Desde una compra, Verpura puede crear una orden de entrega. Desde esta orden de entrega, puede crear una factura (línea 5).
También puede generar una oferta desde la compra. Desde esta oferta, puede crear una factura (línea 8). También puede crear un proyecto desde esta oferta (línea 10). Desde este proyecto, puede crear una factura (línea 9).
Puede emitir directamente una factura para una compra. Para eso, puede eliminar o agregar posiciones individuales.
También puede emitir una factura directamente para un cliente.
Desde una orden de entrega, puede emitir directamente una factura. Para eso, puede eliminar o agregar posiciones individuales.
También puede crear una factura anónima. Se pagará directamente después de la creación, por lo que esta posibilidad es perfecta para clientes sin cita previa.
Desde una oferta, puede crear una orden de entrega. Desde esta orden de entrega, puede emitir una factura (línea 5). También puede crear directamente una factura desde la oferta (línea 8). O puede crear un proyecto desde la oferta (líneas 9 y 10) y luego una factura para el proyecto.
Puede crear directamente una factura desde una oferta. Para eso, puede eliminar o agregar posiciones individuales.
Puede emitir una factura para un proyecto. Por supuesto, también es posible emitir varias facturas para un proyecto. Verá qué posiciones ya se han facturado.
Puede crear un proyecto desde una oferta. Esto es especialmente útil cuando desea crear varias facturas para una oferta o cuando debe facturarse la cantidad real de trabajo y materiales.

Generar una factura significa que la factura se crea automáticamente. Por supuesto, puede ajustar la factura, agregar o eliminar posiciones, listas de piezas, productos, servicios o horarios, fijar precios y descuentos, etc. antes de crear finalmente la factura.

Puede ver y administrar sus facturas en el menú [Facturas].

Figura: Resumen de todas las facturas

Administre sus facturas en línea en Verpura. Verpura distingue entre 3 tipos básicos de facturas: facturas de proyectos y ofertas, facturas para clientes y factura de venta al contado. El módulo de facturas le ofrece muchas posibilidades: puede crear facturas, facturas colectivas y facturas para ofertas. Puede clasificar sus ofertas por estado (abierta, cancelada, incompleta, etc.) y tiene la posibilidad de generar facturas recurrentes.

Condiciones de pago

Tiene diferentes posibilidades para administrar las condiciones de pago como la fecha de vencimiento de facturas, descuentos o bonificaciones.

Propiedades

Las condiciones de pago más generales se pueden gestionar en el menú [General] - [Propiedades] en el campo "Modalidades de pago":

Contactos

Además, puede fijar condiciones de pago especiales para cada contacto. Para hacer esto, abra el cuadro "condiciones de pago" en el menú [Contactos] - [Resumen].

En este cuadro de diapositiva también puede fijar que este contacto obtenga un descuento en una categoría de producto específica.

Verpura ajusta las condiciones de pago que fija en las propiedades como condiciones de pago predeterminadas para nuevos contactos.

Ofertas

Tiene la posibilidad de fijar el descuento sobre la suma total de una oferta en la parte inferior de la página en el campo "sumas":

Además, puede fijar un descuento para cada línea de oferta:

No olvide guardar sus cambios con el botón Guardar en el lado derecho.

Proyectos

Puede ajustar las condiciones de pago para cada proyecto. Haga clic en un proyecto en el menú [Proyectos] - [Resumen] e introdúzcalos en el campo "Condiciones de pago":

Verpura toma las condiciones de pago que establezca para el contacto como condiciones de pago predeterminadas para nuevos proyectos. Estas condiciones de pago se aplican a la suma total de todas las facturas creadas para este proyecto.

Reservas de proyectos

Además, tiene la posibilidad de fijar un descuento por cada producto o servicio reservado en este proyecto.

Tiene la posibilidad de ingresar un descuento fijo o un descuento en porcentaje. No olvide guardar sus cambios con el botón Guardar en el lado derecho.

Facturas

Cuando crea una factura (enlace), tiene la posibilidad de ajustar en última instancia las condiciones de pago. Puede hacer esto en el conjunto de campos "limitaciones":

Las condiciones de pago predeterminadas se toman de la configuración del proyecto cuando crea una factura desde un proyecto, de la configuración de contacto cuando crea una factura de cliente y de las propiedades cuando crea una factura para una venta en efectivo.

Sugerencias: Casi todas las tablas en Verpura se pueden buscar usando el cuadro de búsqueda. Tenga en cuenta que también se encontrarán términos parciales en Verpura, significa que cuando tenga el término "Mustermann" en una fila en la tabla y se encontrará a través de la palabra clave de búsqueda "Muster", "mann" o "usterma".

Figura: Búsqueda ampliada

Al hacer clic en "Búsqueda ampliada", puede limitar Verpura solo para buscar columnas específicas de la tabla en el cuadro de apertura. Solo necesita seleccionar las columnas. Usando la tecla Control (Ctrl), es posible una selección múltiple.

También puede clasificar la tabla haciendo clic en uno de los encabezados de columna. Con el primer clic, la columna será clasificada en forma ascendente y con un segundo clic en descendente.

Figura: Encabezados de columna

Al final de la tabla, también tiene la opción de exportar el contenido de la tabla como CVS, Excel, XML o PDF. Puede exportar los datos de una tabla en Verpura y luego importarlos a otros programas o editarlos en Excel, etc.

Figura: Exportar datos

Facturas de venta al contado

En el menú [Facturas] - [Venta al contado] tiene la posibilidad de crear facturas para clientes anónimos de venta al contado, esto es perfecto para emitir facturas para clientes sin cita previa.

Figura: Venta al contado

En la parte superior de la página encontrará las áreas de productos y servicios. Puede reservar un producto o servicio haciendo clic en él. Ingrese el monto en la siguiente máscara y confirme su reserva.

Para los productos, tiene 2 botones adicionales:

• Agregar como regalo del distribuidor: esto le permite fijar promociones como 5 + 1 gratis que usted otorga. Usted reserva 5 productos normalmente y 1 producto como regalo gratis.

• Agregar como regalo del fabricante: con esta opción puede reservar promociones otorgadas por sus proveedores. A diferencia del regalo por parte del distribuidor (Usted), también pagará solo 5 de los 6 productos en caso de una promoción gratuita de 5 + 1 para su proveedor.

Cuando haya agregado todos los productos y servicios, haga clic en el botón [Generar factura]. .

Facturas de clientes

Si desea crear una factura para uno de sus contactos existentes sin crear un proyecto, etc., vaya al menú [Facturas] - [Factura de cliente].

Luego, seleccione el destinatario de la factura.

Figura: Seleccione el destinatario de la factura

Todos los demás pasos son iguales a la factura de venta al contado..

Facturas de proyecto

Para crear una factura para los productos, servicios y horarios reservados en un proyecto, debe hacer clic en el botón "Generar factura" en el menú [Facturas] - [Resumen]. Elija el intervalo de tiempo y haga clic en el botón "Mostrar informe". Alternativamente, puede acceder al informe haciendo clic en el botón "Generar factura" en el proyecto.

Figura: Seleccione el período de tiempo y el proyecto

Verpura luego le muestra un informe de todas las reservas en este intervalo de tiempo.

Figura: Resumen de todas las reservas del proyecto seleccionado en este período de tiempo

Seleccione las reservas que desea tener en la factura y haga clic en el botón "Generar factura". Luego, continúe con el paso "Factura completa".

Factura de una oferta

Tiene 3 posibilidades para generar una factura de una oferta:

Si desea editar más las reservas de la oferta, lo más útil es generar un proyecto de la oferta. Luego continúe como "facturas del proyecto".
Si necesita una orden de entrega para la oferta, puede generar directamente una orden de entrega desde el proyecto y crear una factura. Continúe con "factura de una orden de entrega".
Puede generar directamente una factura de la oferta haciendo clic en el botón "Generar factura de la oferta" en la oferta.

Factura de una orden de entrega

Para crear una factura de una orden de entrega, haga clic en el botón "Crear factura" en el orden de entrega.

Factura de una compra entrante

Para compras entrantes, también tiene 3 posibilidades para crear una factura:

Genere una oferta de la compra entrante y continúe con "factura de una oferta"
Genere una orden de entrega de la compra entrante y continúe con la "factura de una orden de entrega"
O haga clic en el botón "Crear factura" en la compra entrante para crear directamente una factura.

Existencias (el stock)

El siguiente diagrama muestra qué módulos de Verpura cambian el stock de productos. En Verpura el stock de cada almacén se gestiona por separado. A medida que se cuentan las existencias de cada producto y almacén, el almacén es el centro del diagrama. Si su empresa no tiene diferentes almacenes, puede trabajar con un almacén central.

El stock de sus productos se reduce cuando crea un proyecto desde una oferta y selecciona el producto que se transferirá al proyecto:
Los productos también se toman del almacén cuando crea una factura desde una oferta. Si cancela una factura, los productos se devuelven al almacén.
La cantidad de productos en su almacén también se reducirá cuando reserve un producto en un proyecto:

Si cancela una factura de proyecto, los productos se devuelven al almacén.
Las compras salientes se pueden utilizar para pedir productos a sus proveedores y administrar automáticamente las existencias de los productos comprados. Estos productos se agregan a su almacén cuando cambia el estado de una compra saliente a "finalizada".
Los productos se toman del almacén cuando fija el estado de una compra entrante como "finalizada".
Puede ajustar el stock de sus productos en el módulo de gestión de productos de Verpura en el conjunto de campos "Agregar o modificar el nivel del almacén":

Para agregar productos ingrese un importe positivo en el campo "Importe", si desea reducir la cantidad de productos ingrese un número negativo.
Si realiza una venta en efectivo o una factura de cliente, los productos también se toman de su almacén. Si cancela la factura, los productos se devuelven al almacén.
El stock de los productos en un pedido de entrega se reducirá cuando fije el estado en "entregado".

Factura completa

Después de crear la factura, Verpura le muestra la máscara para completar la factura:

Figura: Complete una factura

erifique los datos en la máscara y haga clic en "Guardar factura".

Bloques de texto

Aquí también tiene la posibilidad de ingresar textos para el encabezado y pie de página de la factura. Estos textos se imprimirán antes y después de las reservas de la factura y pueden contener, por ejemplo, explicaciones adicionales, saludos, etc. Puede predefinir textos de uso frecuente haciendo clic en "Bloques de texto" en el menú [Inicio] - [Preferencias].

Luego, elija el texto en el cuadro de selección y haga clic en el botón verde a un lado para insertar el texto al final del bloque de texto actual. Luego puede cambiar y editar el texto.

Figura: Editar un bloque de texto

Direcciones de entrega

En algunos casos, la dirección de facturación y la dirección de entrega de uno de sus clientes pueden ser diferentes. En este caso, puede fijar varias direcciones de entrega para cada contacto que se imprimirá en la factura. La dirección de facturación siempre será la dirección principal del contacto.

Luego haga clic en "Guardar factura".

Verpura ahora genera un borrador de factura. Puede ver una vista previa de la factura, editar los detalles de la factura una vez más e incluso eliminar el borrador de la factura en este paso.

Figura: Editar factura temporal

Asignar un número de factura

Cuando haya verificado todos los detalles, haga clic en el botón "Asignar número de factura". Tenga en cuenta que ya NO PUEDE CAMBIAR la factura después de asignar un número de factura.

Puede imprimir o descargar la factura haciendo clic en el botón "Factura (PDF)" o alternativamente en el menú [Archivos] - [Gestión de archivos de toda la empresa] en la carpeta "facturas".

Figura: Editar factura original

Aquí tiene un ejemplo de cómo una factura podría verse como un archivo PDF. Los diseños se pueden cambiar a pedido!

Figura: Factura como archivo PDF

Estado de la factura

• Incompleta: las facturas incompletas faltan información. Haga clic en la factura y continúe con „Factura completa“

• Abierta: las facturas abiertas están completas pero aún no pagadas. Puede cambiar el estado de una factura abierta a "enviada por el cliente" o directamente a "pagada" o "cancelada".

• Enviada por el cliente: este estado es opcional, puede usarlo como un paso intermedio.

• Pagada: cuando configura una factura como pagada, se terminará; se generará automáticamente una nueva entrada para esta factura en las cuentas.

• Cancelada: en caso de que tenga que cancelar una factura, se mostrará aquí.

Firmar XML

Cuando tenga un "Bürgerkarte" austriaco, puede firmar el archivo XML de la factura con este botón. Tenga en cuenta que una factura enviada por correo electrónico solo es válida en Austria si está firmada digitalmente.

Figura: Crear firma de documentos

Facturas recurrentes

Cuando tenga que emitir una factura periódicamente, puede hacerlo con el botón "Crear factura recurrente".

Figura: Crear factura recurrente

Simplemente ingrese la fecha de inicio y el período y haga clic en el botón. Esta factura, por ejemplo, se creará cada 14 días a partir del 1 de septiembre.

Factura dividida

Puede generar facturas divididas de las facturas que no son para venta al contado. En la vista de detalle de la factura hay un botón "Crear factura dividida". Aquí puede ingresar un valor total o porcentual y finalizar la factura dividida.

Figura: Crear una factura dividida

Como una extensión de Verpura, puede utilizar la solución de interfaz de la empresa Sermocore. Sermocore ofrece la posibilidad de transmitir toda la contabilidad (facturas, ofertas, pedidos, etc.) a un cliente corporativo en forma digital. Este cliente puede utilizar estos datos e importarlos automáticamente a su programa. El formato de archivo de la contabilidad también se puede cambiar, exactamente a este formato, que admite su empresa asociada. Esta función es una extensión de Verpura. Contáctenos para agregar este módulo a su usuario.