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Rechnung
Rechnungen zu stellen ist eine Kernkomponente von Verpura. Nahezu jedes Unternehmen muss das oft tun – es ist daher sehr wichtig, dass das einfach zu erledigen ist. Firmen sind unterschiedlich und oft gibt es auch innerhalb eines Unternehmens mehrere Arten von Rechnungen. In Verpura sind daher viele verschiedenen Möglichkeiten eine Rechnung zu erstellen integriert. Ansatz ist dabei das die Rechnung möglichst bereits aus anderen Dokumenten generiert werden kann (Angebot, Lieferschein, Projekt, Kundenbestellung usw. ). Aus der Rechnung können dann auch Gutschriften bzw. Mahnungen erstellt werden.
Der Verkaufsprozess kann einfach durch die CRM-Pyramide dargestellt werden.
Rechnung anlegen
Verpura bietet Ihnen viele verschiedene Möglichkeiten Rechnungen anzulegen:
Abbildung: verschiedene Möglichkeiten der Rechnungsanlegung
- Aus einer Kundenbestellung kann ein Lieferschein generiert werden. Aus diesem Lieferschein kann dann eine Rechnung generiert werden (siehe Linie 5).
- Aus einer Kundenbestellung kann aber auch ein Angebot generiert werden. Aus einem Angebot kann dann auch wieder eine Rechnung generiert werden (siehe Linie 8). Aus einem Angebot kann aber auch ein Projekt generiert werden (siehe Linie 10). Aus einem Projekt kann dann wiederum eine Rechnung generiert werden (siehe Linie 9).
- Aus einer Kundenbestellung kann gleich eine Rechnung generiert werden. Dazu können einzelne Positionen entfernt werden oder zusätzliche Positionen hinzugefügt werden.
- Man kann auch direkt zu einem Kunden eine Rechnung erstellen.
- Man kann direkt aus einem Lieferschein eine Rechnung erstellen. Dazu können einzelne Positionen entfernt werden oder zusätzliche Positionen hinzugefügt werden.
- Man kann auch eine „anonyme“ Rechnung erstellen. Diese ist dann auch gleich mit der Erstellung auf bezahlt eingestellt. Das ist für die typische Laufkundschaft gedacht.
- Aus einem Angebot kann auch ein Lieferschein erstellt werden. Man kann dann aus dem Lieferschein eine Rechnung erstellen (siehe Linie 5). Es kann aber auch aus dem Angebot eine Rechnung erstellt werden (siehe Linie 8). Oder mittels Umweg über ein Projekt – siehe Linien 10 und 9. Wenn aus einem Angebot ein Lieferschein erstellt wird können aber auch einzelne Positionen entfernt werden.
- Aus einem Angebot kann eine Rechnung erstellt werden. Dazu können einzelne Positionen entfernt werden oder zusätzliche Positionen hinzugefügt werden.
- Aus einem Projekt kann eine Rechnung generiert werden. Es können auch mehrere Rechnungen zu einem Projekt generiert werden. Beim Projekt sieht man dann immer welche Positionen schon abgerechnet sind. Dazu können einzelne Positionen entfernt werden oder zusätzliche Positionen hinzugefügt werden.
- Aus einem Angebot kann ein Projekt generiert werden. Das ist insbesondere dann sinnvoll wenn mehrere Rechnungen zu einem Angebot geschrieben werden sollen, oder wenn z.B. nach tatsächlichem Aufwand abgerechnet werden soll.
Mit generiert werden ist gemeint das damit eine Rechnung automatisch erzeugt wird. Man kann aber bevor die Rechnung fix abgelegt wird da dann noch Positionen heraus nehmen, neue Positionen hinzufügen oder Preise, Rabatte und Texte verändern. Mit Positionen sind Stücklisten, Waren, Leistungen oder Zeitbuchungen gemeint.
Die Rechnungen können im Menü [Rechnungen] angesehen und verwaltet werden.
Abbildung: Rechungen-Übersicht
Verwalten Sie ihre Rechnungen online in Verpura. Verpura unterscheidet zwischen drei Grundtypen von Rechnungen, Rechnungen aus Projekten oder Angeboten und Rechnungen für bestehende Kontakte sowie Barverkaufsrechnungen. Das Rechnungsmodul bietet Ihnen viele Möglichkeiten, Sie können Rechnungen anlegen, Sammelrechnungen anlegen und Rechnungen für Angebote anlegen. Weiters können sie Ihre Rechnungen nach Status sortieren(z.B. offen, storniert, unvollständig, usw.). Es gibt auch die Möglichkeit wiederkehrende Rechnungen automatisch generieren zu lassen.
Barverkaufsrechnung
Unter Menü [Rechnungen] – [Barverkauf Kassakunde] haben Sie die Möglichkeit eine Rechnung für einen anonymen Kassenkunden anzulegen. Dies eignet sich z.B. perfekt um Rechnungen für Laufkundschaft zu erstellen.
Abbildung: Barverkauf
Sie finden im oberen Bereich Waren und Leistungen die Sie mit einem Klick auf die Ware bzw. Leistung auf die Barverkaufsrechnung buchen können. Geben Sie in der folgenden Maske die Menge ein und bestätigen Sie Ihre Buchung.
Bei Waren finden Sie noch 2 weitere Buttons:
• Hinzufügen als Gratisbeigabe vom Händler: Dies dient dazu um von Ihnen angebotene Aktionen wie beispielsweise 5 + 1 Gratis zu verrechnen. Sie verbuchen 5 Waren normal und 1 Ware als Gratisbeigabe.
• Hinzufügen als Gratisbeigabe vom Lieferanten: Im Gegensatz zu von Ihnen angebotenen Aktionen können Sie hiermit von Ihrem Lieferanten angebotene Aktionen an Ihre Kunden weitergeben. Im Gegensatz zur Gratisbeigabe vom Händler (also Ihnen), bezahlen Sie hier bei einer 5 + 1 Gratis-Aktion auch nur 5 der 6 Waren.
Haben Sie alle Posten zur Rechnung hinzugefügt, klicken Sie auf den Button „Rechnung erstellen“ am unteren Ende der Seite. Weiter geht es bei Rechnung vervollständigen.
Stammkundenrechnung
Möchten Sie eine Rechnung für einen Ihrer bestehenden Kontakte erstellen ohne dass die Posten über ein Projekt etc. verrechnet werden, gehen Sie zu Menü [Rechnungen] – [Stammkundenrechnung].
Wählen Sie anschließend den Rechnungsempfänger aus.
Abbildung: Rechnungsempfänger auswählen
Der restliche Ablauf beim Erstellen einer Stammkundenrechnung entspricht dem Ablauf beim Erstellen einer Barverkaufsrechnung.
Projektrechnung
Um die auf ein Projekt verbuchten Waren, Leistungen und Zeitbuchungen zu verrechnen klicken Sie unter Menü [Rechnungen] – [Übersicht] auf den Button „Rechnung anlegen“, wählen Sie Projekt sowie Zeitraum aus und klicken Sie auf den Button „Bericht erstellen“. Alternativ können Sie das auch über den entsprechenden Button bei einem Projekt erreichen.
Abbildung: Zeitraum einschränken und Projekt wählen
Verpura zeigt Ihnen daraufhin einen Bericht über alle Buchungen des gewählten Projekts in diesem Zeitraum.
Abbildung: Übersicht aller Buchungen des gewählten Projekts in diesem Zeitraum
Selektieren Sie links die Buchungen, die Sie auf die Rechnung übernehmen wollen und klicken Sie auf den Button „Rechnung erstellen“. Weiter geht es bei Rechnung vervollständigen.
Rechnung aus einem Angebot
Sie haben drei Möglichkeiten aus einem Angebot eine Rechnung zu erstellen:
- Wenn Sie die Posten des Angebots noch weiter bearbeiten möchten/müssen, ist es am sinnvollsten ein Projekt aus dem Angebot zu generieren. Verfahren Sie zur Rechnungslegung anschließend weiter wie bei „Projektrechnung“.
- Sollten Sie einen Lieferschein beilegen müssen können Sie aus dem Angebot direkt einen Lieferschein erstellen und diesen dann in Rechnung stellen – Verfahren Sie weiter wie bei „Rechnung aus einem Lieferschein“.
- Sie können ein Angebot auch direkt in Rechnung stellen, klicken Sie dazu im Angebot einfach auf den Button „Rechnung aus Angebot generieren“.
Rechnung aus einem Lieferschein
Um eine Rechnung zu einem Lieferschein zu erstellen klicken Sie beim Lieferschein auf den Button „Rechnung erstellen“
Rechnung aus einer Kundenbestellung
Auch bei einer Kundebestellung haben Sie drei verschiedene Möglichkeiten diese zu verrechnen:
- Generieren Sie ein Angebot aus der Kundenbestellung und verfahren Sie weiter wie bei „Rechnung aus einem Angebot“
- Generieren Sie einen Lieferschein aus der Kundenbestellung und verfahren Sie weiter wie bei „Rechnung aus einem Lieferschein“
- Oder klicken Sie direkt bei der Kundenbestellung auf den Button „Rechnung erstellen“ um die Bestellung direkt zu verrechnen.
Rechnung vervollständigen
Nachdem Sie eine Rechnung angelegt haben zeigt Ihnen Verpura eine Maske zum Vervollständigen der Rechnung:
Abbildung: Rechnung vervollständigen
Überprüfen Sie hier die Kundendaten und geben Sie hier Zahlungsmodalitäten, Produktionszeitraum usw. an.
Textblöcke
Sie haben hier auch die Möglichkeit Textblöcke für die Kopf- bzw. die Fußzeile Ihrer Rechnung einzugeben. Diese Texte werden dann vor bzw. nach den Posten der Rechnung gedruckt und können z.B. einleitende Texte, zusätzliche Erklärungen usw. enthalten. Oft verwendete Formulierungen können dabei bereits vordefiniert werden - Sie können weitere Standardtextblöcke definieren bzw. die existierenden Textblöcke verwalten, indem Sie unter Menü [Start] – [Einstellungen] auf den Reiter „Textblöcke“ klicken.
Wählen Sie danach einen der vordefinierten Textblöcke aus der Auswahlbox aus und klicken Sie auf den grünen Button um den Textblock am Ende des Textfeldes einzufügen. Sie können diesen Text dann auch noch verändern bzw. müssen nicht auf einen Textblock zurückgreifen und können einen eigenen Text eingeben.
Abbildung: Textblock bearbeiten
Lieferadresse
Oft kommt es vor, dass die Lieferadresse und die Rechnungsadresse unterschiedlich sind. In diesem Fall können sie bei einem Kontakt eine oder mehrere Lieferadresse definieren, die dann ebenfalls auf der Rechnung ausgewiesen wird. Als Rechnungsadresse wird immer die Hauptadresse des Kontakts verwendet.
Anschließend klicken Sie auf den Button „Rechnung speichern“.
Verpura generiert nun einen Rechnungsentwurf, in dem Sie mit Hilfe des Buttons „PDF-Voransicht“ eine Vorschau auf Ihre Rechnung ansehen, die Rechnungsdetails noch einmal bearbeiten oder sogar die gesamte Rechnung wieder löschen können.
Abbildung: temporäre Rechnung bearbeiten
Rechnungsnummer vergeben
Wenn Sie alle Details der Rechnung korrekt eingegeben haben klicken Sie auf den Button „Rechnungsnummer vergeben“. Bitte beachten Sie dass sobald das System eine Rechnungsnummer vergeben hat KEINERLEI Änderungen, außer einer Änderung des Rechnungsstatus, mehr möglich sind.
Sie können die fertige Rechnung danach drucken oder herunterladen indem Sie auf den Button „Rechnung (PDF)“ klicken oder alternativ unter Menü [Dateien] – [Firmenweite Dateiverwaltung] im Ordner „Rechnungen“ die entsprechende PDF-Datei auswählen.
Abbildung: ursprüngliche Rechnung bearbeiten
Hier nun ein Beispiel, wie eine Rechnung als PDF-Datei aussehen könnte. Designs können auf Anfrage nach Ihren Wünschen verändert werden!
Abbildung: Rechnung als PDF-Datei
Rechnungsstatus
• Unvollständig: Bei unvollständigen Rechnungen wurden noch nicht alle Details der Rechnung angegeben – Klicken Sie auf eine unvollständige Rechnung und fahren Sie fort mit dem Schritt „Rechnung vervollständigen“
• Offen: Offene Rechnungen sind vollständig ausgefüllt, allerdings noch nicht bezahlt. Sie können den Status von offenen Rechnungen auf „Beim Kunden“ ändern, oder Sie auch direkt auf „Bezahlt“ oder „Storniert“ setzen.
• Beim Kunden: Dieser Status ist optional, sie können Ihn als Zwischenschritt verwenden wenn eine Rechnung bereits an den Kunden gesendet wurde.
• Bezahlt: Setzen Sie eine Rechnung auf bezahlt gilt Sie als abgeschlossen – in der Verpura-Belegverwaltung wird automatisch ein neuer Belegeintrag für diese Rechnung angelegt.
• Storniert: Sollten Sie eine Rechnung unbeabsichtigt ausgestellt haben können Sie den Status auf storniert setzen. Stornierte Rechnungen gelten ebenfalls als abgeschlossen.
XML signieren
XML signieren Wenn Sie eine freigeschaltete Bürgerkarte haben können Sie mit Hilfe des Buttons „XML signieren“ die XML-Datei der Rechnung digital signieren – Beachten Sie, dass eine digital, also z.B. per E-Mail versendete Rechnung in Österreich nur dann gültig ist, wenn Sie auch digital signiert ist.
Abbildung: Dokument Signatur erstellen
Wiederkehrende Rechnungen
Wenn Sie eine Rechnung in periodischen Zeitabständen immer wieder neu ausstellen müssen, können Sie dies mit Hilfe des Buttons „Wiederkehrende Rechnung erstellen“ sowohl beim Rechnungsentwurf als auch bei einer Rechnung für die bereits eine Rechnungsnummer vergeben wurde tun.
Abbildung: wiederkehrende Rechung erstellen
Geben Sie einfach Startdatum und Zeitspanne ein und klicken Sie auf „Wiederkehrende Rechnung erstellen“. Diese Rechnung wird z.B. ab dem 20.08.2012 alle 14 Tage gestellt. Wählen Sie z.B. den 01.01.2012, bei der Zeitspanne die Option „Monat“ und geben „1“ in das Textfeld ein, wird die Rechnung ab dem 01.01.2012 immer am 01. jedes Monats erstellt.
Teilrechnung
Bei Rechnungen, welche nicht für einen Barverkauf angelegt wurden, ist es möglich Teilrechnungen zu erstellen. Es erscheint in der Rechnungsdetailansicht eine Schaltfläche "Teilrechnung erstellen". Hier kann man entweder einen absoluten oder einen prozentuellen Wert für die Summe der Teilrechnung angeben, und anschließend die Rechnung abschließen.
Abbildung: Teilrechnung erstellen