Zu einer Ware können beliebig viele Dateien abgelegt werden die direkt über die Warenmaske und über die Dateiverwaltung verfügbar sind. Es kann ein bestehender Barcode verwendet werden oder ein neuer generiert werden. Es kann der Warenbestand in verschiedenen Lagern geführt werden. Weiters wird angezeigt wie viele Waren frei verfügbar sind, bereits auf Angeboten aufscheinen, bereits einem Projekt zugeordnet sind usw. Es gibt sehr viele verschiedene Felder mit Informationen die zu einer Ware gespeichert werden können. Dazu gehört auch die Möglichkeit Seriennummern zu verwalten. Weiters kann man Waren in Kategorien einteilen und mehrere Lieferanten einer Ware zuordnen. Bei der Wertermittlung einer Ware gibt es auch drei verschiedene Möglichkeiten einzustellen – letzter Preis, realer Einkaufspreis, Mischpreis – das ist für die Nachkalkulation relevant.
Mit dem Modul eingehende Bestellung können die Bestellungen mitprotokolliert werden. Diese kann aus einem Angebot generiert werden. Aus einer eingehenden Bestellung kann auch eine Rechnung, ein Angebot, ein Lieferschein oder eine Bestellbestätigung generiert werden. Dieses Modul wird auch Kundenbestellung genannt. Es können hier Waren, Leistungen und Stücklisten hinzugefügt werden und der Status einer eingehenden Bestellung kann verändert werden. Eine Anbindung an ein Webshopsystem ist hier möglich.
Eine ausgehende Bestellung kann direkt erstellt werden oder aus einem Angebot generiert werden. Es wird damit ein Formular erstellt das einem Lieferanten geschickt werden kann – entweder gleich per Email oder ausgedruckt. Es kann ein Produkt auch mehreren Lieferanten zugeordnet sein bzw. kann es unterschiedliche Preise und Rabatte pro Lieferant und Produktgruppe geben. Das Layout der Lieferscheine kann komplett angepasst werden – mit Hintergrund oder ohne – je nachdem ob auf vorgedrucktem Briefpapier gedruckt werden soll oder das Briefpapier gleich mitgedruckt wird. Dieses Modul wird auch Lieferantenbestellung genannt.
Waren können an verschiedenen Lagerorten eingelagert werden. Es können beliebig viele Lagerorte angelegt werden. Die Warenmengen Warnung kann nach Lagerort sowie gesamt erstellt werden.
Unter [WAREN] – [STÜCKLISTEN] können Sie Waren, die Ihr Unternehmen oft als Set verkauft ganz einfach gruppieren und dann bequem gemeinsam verrechnen. Bietet Ihre Firma beispielsweise Computer-Komplettlösungen an, so ist es meist so, dass die Produkte einer Komplettlösung auch einzeln erhältlich sind. Angenommen sie haben die Waren „Computer A“, „Monitor B“ und „Drucker C“ und möchten jetzt Ihren Kunden eine Komplettlösung anbieten, die genau diese drei Posten enthält, so ist die Stücklistenfunktion von Verpura die perfekte Lösung für diese Situation.
Waren können an verschiedenen Lagerorten eingelagert werden. Es können beliebig viele Lagerorte angelegt werden. Die Warenmengen Warnung kann nach Lagerort sowie gesamt erstellt werden.
Es gibt drei unterschiedliche Grundtypen von Rechnungen in Verpura: Rechnungen aus Projekten oder Angeboten, Rechnungen für bestehende Kontakte und Barverkaufsrechnungen. Weiters kann man für diese Rechnungen das Layout komplett anpassen. Es können auch zwei Layouts hinterlegt werden – z.B. eines für den Druck auf fertigem Briefpapier und ein Layout für den Druck inklusive dem Briefpapier im Hintergrund. Eine Rechnung kann so lange bearbeitet werden bis ihr eine Rechnungsnummer zugeordnet wird. Danach kann sie nur mehr storniert werden bzw. können Zahlungen zu einer Rechnung verbucht werden. Wird die Rechnung bezahlt wird ein Eintrag in der Belegerfassung erstellt die dann dem Steuerberater bzw. Buchhalter übergeben werden kann. Es gibt auch viele Zusatzfunktionen wie z.B. 5 + 1 kostenlos Aktionen, man kann einstellen ob der Lagerbestand relevant ist oder nicht, man kann viele verschiedene Rabatte vergeben usw.
Eine Gutschrift kann direkt aus einer Rechnung generiert werden oder kann auch unabhängig von einer Rechnung erstellt werden. Die Gutschrift kann entweder einfach über einen Betrag ausgestellt sein oder auch einzelne Positionen umfassen. Das Layout der Gutschrift kann komplett angepasst werden – auch zwei Layouts z.B. eines mit Briefpapier im Hintergrund und eines ohne kann erstellt werden. Eine Gutschrift kann als Gutschein verwendet werden oder um eine bereits erstellte Rechnung damit wieder „aufzuheben“.
In der Angebotslegung kann einfach aus den bestehenden Waren, Leistungen und Stücklisten ein Angebot zusammen geklickt werden. Es ist auch möglich Waren und Leistungen anzuführen die noch nicht angelegt sind – das macht insbesondere Sinn wenn etwas nur einmal verwendet wird. Im Angebot können auch noch Texte hinzugefügt werden, Preise verändert werden usw. Es werden automatisch Rabatte angezeigt, die global, beim Kontakt, beim Lieferanten, pro Produktgruppe, beim Kontakt bzw. Lieferanten usw. eingegeben wurden. Es kann auch ein End-Rabatt über das ganze Angebot angelegt werden. Das Layout ist frei anpassbar – mit Hintergrund oder ohne. Weiters gibt es einen eigenen Bericht wo alle Angebote des Benutzers, alle Angebote der Firma, alle offenen usw. angezeigt werden können. Aus dem Angebot kann auch einfach ein Projekt, eine Rechnung, eine ausgehende Bestellung, ein Lieferschein usw. generiert werden. Angebote können auch kopiert oder nachgebessert werden. Es können auch Freigabemechanismen eingestellt werden.
Das Mahnmodul von Verpura kennt bis zu vier verschiedene Mahnstufen wobei die letzte Mahnstufe für die Übergabe an ein Inkassobüro gedacht ist. Es können die Zeiträume zwischen den Mahnstufen festgelegt werden. In einem Mahnlauf werden aus allen nicht bezahlten Rechnungen bzw. bereits erstellten Mahnungen auf die nicht reagiert wurde neue Mahnungen erstellt. Es ist möglich prozentuelle oder fixe Mahngebühren für jede Mahnstufe einzeln festzulegen. Das Layout der Mahnungen kann komplett angepasst werden – mit Hintergrund oder ohne – je nachdem ob auf vorgedrucktem Briefpapier gedruckt werden soll oder das Briefpapier gleich mitgedruckt wird.
Ein Lieferschein kann eigens erstellt werden oder aus einem Angebot generiert werden. Bei einem generierten Lieferschein können auch noch Positionen usw. entfernt werden falls mehrere Lieferungen erfolgen. Mit dem Lieferschein wird der Lagerbestand verändert. Es können Waren, Leistungen/Zeitbuchungen und Stücklisten auf einem Lieferschein erscheinen. Das Layout der Lieferscheine kann komplett angepasst werden – mit Hintergrund oder ohne – je nachdem ob auf vorgedrucktem Briefpapier gedruckt werden soll oder das Briefpapier gleich mitgedruckt wird.
In diesem Modul kann man die Eckdaten von Belegen erfassen. Diese Daten können dann monatlich, quartalsweise, jährlich oder in einem anderen Zeitraum dem Steuerberater oder Buchhalter übergeben werden der daraus die Buchhaltung erstellen kann. Es ist auch möglich Fotografien oder Scans der Belege beizufügen damit der Steuerberater oder Buchhalter fehlende Details nachsehen kann. Dazu gibt es auch eine Android und eine iOS App mit der die Belege direkt mobil erfasst werden können – inklusive Foto des Belegs. Die Belegkategorien kann man hier einstellen lassen – in Österreich für Einnahmen-Ausgaben-Rechner und Firmen die doppelte Buchhaltung führen und in Deutschland nach SKR03 und SKR04.
Aus der Belegerfassung kann die Umsatzsteuervoranmeldung generiert werden. Diese kann monatlich oder quartalsweise erstellt werden. Es ist auch möglich Werte hier noch vor dem absenden zu verändern falls man Belege nicht in der Belegerfassung hinterlegt hat. Verpura übermittelt dann die Daten automatisiert via Webservice an das Finanzamt. Diese Funktion ist momentan nur in Österreich verfügbar.
Ein Projekt kann aus einem Angebot generiert werden oder eigens angelegt werden. Zu einem Projekt können beliebig viele Dateien angelegt werden auf die direkt im Projekt oder über die Dateiverwaltung zugegriffen werden kann. Ein Projekt kann in Teilprojekte und Milestones unterteilt werden – damit lässt sich ein einfaches Gantt Diagramm erstellen das das Projekt darstellt. Zum Projekt oder den Teilprojekten kann man Leistungen bzw. Zeitbuchungen sowie Waren und Stücklisten verbuchen. Ein Projekt kann man abrechnen – es sind auch mehrere Rechnungen zu einem Projekt möglich. Man kann Zeitbuchungen, Leistungen, Waren und Stücklisten auch auf nicht verrechenbar oder allgemein umstellen damit sie nicht auf den Rechnungen aufscheinen aber bei der Nachkalkulation sehr wohl berücksichtigt werden.
Waren, Leistungen, Zeitbuchungen und Stücklisten können auf Projekte, Rechnungen, Angebote, Lieferscheine, Lagerorte usw. verbucht werden. Dazu gibt es verschieden Übersichten wo das angesehen werden kann. Wird z.B. eine Rechnung storniert werden diese Dinge auch wieder zurückgebucht. Teilweise gibt es auch bedingte Verbuchungen – wenn z.B. etwas auf ein Projekt verbucht wird und man angibt das es nicht verrechenbar ist. Oder allgemein zu halten ist weil es sich z.B. um eine Leistung handelt die für mehrere Projekte gut ist oder bereits als Pauschale verrechnet wird. Es ist auch möglich Zeitbuchungen über unsere Windows App oder über unsere Windows 8 Metro App zu erfassen. Im online Verpura gibt es auch eine Zeitbuchungsstoppuhr.
Mit Leistungen kann man Dienstleistungen usw. verbuchen. Eine Leistung kann in einem Angebot, einer Rechnung, einer Gutschrift einem Projekt usw. verbucht werden. Eine Zeitbuchung ist eine Leistung verknüpft mit einem Start und einem Ende. Zu einer Leistung kann ein Stundensatz angegeben werden. Bei einer Zeitbuchung oder einer verbuchten Leistung kann auch noch angegeben werden was genau erbracht wurde. Eine Leistung kann auch Teil einer Stückliste sein.
Mit Hilfe der Zeitbuchungen in Verpura können Sie ebenfalls die persönliche Zeitaufzeichnung Ihrer Mitarbeiter durchführen. Sie können damit Ihre Arbeitszeiten managen und finden dieses Modul unter dem Menüpunkt [PROJEKTE] - [ZEITBUCHUNGEN]. Um dieses Feature benutzen zu können, benötigen Sie spezielle Rechte, welche Sie bei uns auf Anfrage bestellen können.
Kontakte sind Firmen, Vereine, Privatpersonen oder ähnliches. Diese werden in Interessenten, Kunden, Lieferanten, Kunden und Lieferanten sowie Sonstiges unterteilt. Zu Kontakten können viele Informationen abgelegt werden. Auch zusätzliche Dateien wie Bilder können abgelegt werden. Viele andere Daten in anderen Module in Verpura werden Kontakten bzw. Kontaktpersonen zugeordnet. Ein Kontakt kann auch beliebig viele Kontaktpersonen zugeordnet haben. Kontaktpersonen können z.B. Mitarbeiter eines Unternehmens sein. Es kann auch eine primäre Kontaktperson festgelegt werden. Beim Erstellen von Massenemails oder Export der Daten für eine Aussendung werden bei den Kontaktdaten immer zuerst die Daten der Kontaktperson herangezogen – sind hier keine Verfügbar werden die Daten des Kontaktes eingefügt.
Die Todo-Liste kann dazu verwendet werden Aufgaben zuzuteilen. Diese Aufgaben werden gleichzeitig bei einer Kontaktperson abgelegt. Aufgaben können erledigt oder offen sein. Eine Aufgabe kann einer Person oder dem gesamten Unternehmen zugeordnet sein. Das wird über die Aktionen in Verpura realisiert. Eine Aktion kann daher eine Aufgabe, ein Interesse, eine Eigenschaft usw. einer Kontaktperson sein. Man kann dann die Kontaktpersonen über die Aktionen filtern um z.B. nur für eine Zielgruppe nützliche Informationen zu verteilen. Eine Aufgabe hat auch ein Datum – im Vertriebsprozess ist es sehr wichtig das Kontakte gehalten werden – damit ist es sehr einfach möglich bei einem Kontakt eine Wiedervorlage für z.B. in sechs Monaten anzulegen.
Kontaktpersonen sind das zentrale Element in der Kontaktverwaltung. Sie sind einem Kontakt zugeordnet. Bei Privatpersonen sind Kontakt sowie Kontaktperson eins. Ein Kontakt kann aber auch mehrere Kontaktpersonen aufweisen. Kontaktpersonen können Aktionen zugewiesen haben die Eigenschaften, Interessen, Kontaktaufnahmen (Email, Telefon, Fax, Treffen usw.) beinhalten können. Kontaktarten sind aber völlig frei definierbar und können daher alles speichern. Zur Kontaktperson können sehr viele Informationen abgelegt werden. Sollte das nicht ausreichend sein können auf Anfrage auch weitere Speichermöglichkeiten hinzugefügt werden. Sollte bei den Kontaktdaten im Massmailmodul oder beim Export keine Informationen abgelegt sein werden automatisch die Informationen vom Kontakt übernommen, falls hier welche verfügbar sind. Eine Schnittstelle zu Facebook, Xing und LinkedIn ist in Planung.
Rundschreiben oder Massmailer genannt, ist ein Modul mit dem es möglich ist einfach ein personalisiertes und formatiertes Email an definierbare Teilnehmerkreise zu senden. Man kann hinsichtlich Kontaktart (Kunden, Interessenten, Lieferanten, Mitarbeiter usw.), territoraler Einschränkung (Länder, Postleitzahlenbereiche) und Aktionen (und damit Interessen, letzter Kontakt usw.) einschränken. In weiterer Folge kann auch das Versenden beobachtet werden. Die Emails werden über Verpura-eigene Mailserver versendet. Diese Daten können aber auch in den Formaten CSV, XLS, XML und PDF exportiert werden um das Versenden der personalisierten Emails in einem andern Programm oder das generieren von personalisierten Briefen zu ermöglichen. Mit personalisiert ist gemeint, das der Empfänger persönlich mit Anrede, Titeln, Vorname und Nachname angesprochen wird und das es ermöglicht wird die Informationen möglichst zielgerichtet zu versenden.
Die Todo-Liste kann dazu verwendet werden Aufgaben zuzuteilen. Diese Aufgaben werden gleichzeitig bei einer Kontaktperson abgelegt. Aufgaben können erledigt oder offen sein. Eine Aufgabe kann einer Person oder dem gesamten Unternehmen zugeordnet sein. Das wird über die Aktionen in Verpura realisiert. Eine Aktion kann daher eine Aufgabe, ein Interesse, eine Eigenschaft usw. einer Kontaktperson sein. Man kann dann die Kontaktpersonen über die Aktionen filtern um z.B. nur für eine Zielgruppe nützliche Informationen zu verteilen. Eine Aufgabe hat auch ein Datum – im Vertriebsprozess ist es sehr wichtig das Kontakte gehalten werden – damit ist es sehr einfach möglich bei einem Kontakt eine Wiedervorlage für z.B. in sechs Monaten anzulegen.
Das Fahrtenbuch dient der Protokollierung von Fahrten. Es kann aus steuerrechtlichen Gründen, zur Zuordnung von Fahrten zu Projekten usw. notwendig sein so ein Fahrtenbuch zu führen. Es werden die Fahrtorte, Fahrtgründe, Kilometerstände, Tag/Uhrzeit usw. protokolliert. Es gibt auch eine Fahrtenbuch Symbian-App über die diese Daten eingegeben werden können. Eine entsprechende iOs und Android-App ist in Vorbereitung. Über Partner von uns ist auch die Einbindung eines automatischen GPS-Loggers verfügbar. Das Fahrtenbuch ist unveränderlich um den dazu geltenden Vorschriften zu genügen. Fehlerhafte Einträge können aber storniert werden – diese Veränderungen sind dann aber nachträglich nachvollziehbar.
Die Dateien, der persönlichen oder firmenweiten Dateiverwaltung können freigegeben werden. Dazu gibt man einen Empfängernamen, eine Emailadresse, optional ein Enddatum und einen Text an. Damit wird eine Email mit einem Link generiert. Diese Email wird an die angegebene Email versendet. Folgt der Emailempfänger dieser Email öffnet sich die gesendete Datei entweder im Browser oder wird zum Herunterladen angeboten. Das unterscheidet sich je nach Dateityp und, was die Empfängerumgebung damit anfangen kann. Verpura eigene Dateiformate können auch editierbar freigegeben werden – der Empfänger kann die Datei dann auch verändern. Eine Freigabe kann in der Freigabenübersicht auch einfach wieder zurück gezogen werden – dann ist der Zugriff wieder gesperrt. Der Zugriff erfolgt immer auf die aktuelle Version der Datei – wird diese nach versenden der Freigabe verändert bleibt der Link aktuell. Wird ein Verzeichnis freigegeben wird dieser beim Download zuerst in ein ZIP-Archiv gepackt und dann zum Herunterladen angeboten.
Verpura beinhaltet eine firmenweite und eine persönliche Dateiverwaltung. In dieser können Dateien abgelegt werden. Dazu können Verzeichnisse angelegt werden. Es gibt auch schon vom System vorgegebene Verzeichnisse die die Systemeigenen Dateien wie Rechnungen, Angebote, Lieferscheine usw. enthalten. Für jedes Projekt, jede Ware, jeden Kontakt usw. wird auch ein Verzeichnis angelegt in dem die Dateien dazu abgelegt werden. Der Zugang zu diesen Dateien kann über die jeweiligen Module (Projektverwaltung, Warenverwaltung, Kontaktverwaltung usw.) erfolgen oder über das eigene Dateiverwaltungsmodul. Hier können auch Dateien mittels html, Java-Applet und Flash übertragen werden. Die kompletten Dateiverwaltungen können aber auch mittels WEBDAV in den Dateiexplorer ihres Betriebssystems integriert werden. Diese Daten werden natürlich auch automatisch mit den restlichen Verpura-Daten täglich gesichert. Im Zugangsmodell „Start-Up“ gibt es nur eine firmenweite Dateiverwaltung.
Mit dem Datenexport erhalten Sie ein Archiv zum Herunterladen, das alle Ihre Daten aus den Dateiverwaltungen und aus der Datenbank enthält. Natürlich können Sie auch selbst diese Daten einzeln herunterladen. Kostenpflichtig senden wir Ihnen Ihre Daten auch auf CD bzw. DVD oder BD. Optional ist auch die Datensicherung auf Ihren Endgeräten möglich. Damit wird einmal täglich ihr gesamter Datenbestand auf Ihrem Gerät gesichert. Wir benötigen dazu einen FTP oder SFTP Zugang zum gewünschten Speicher wo die Daten abgelegt werden. Je nach verfügbarem Speicher können wir auf Ihrem Endgerät alle Sicherungen oder auch nur spezielle Sicherungen vorrätig lassen. Weiters ist auch eine Sicherung mittels rsync möglich. Damit werden täglich nur die Änderungen an Ihren Daten übertragen.
Verpura kann an ihre Anforderungen angepasst werden. Dazu stehen schon viele verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. Sie können firmenweite Einstellungen treffen und Einstellungen nur für einen Verpura Zugang. Das Layout aller in Verpura generierten Formulare kann verändert werden. Die Einstellmöglichkeiten von Verpura werden auch ständig erweitert – sollten sie etwas vermissen kontaktieren Sie uns. Verpura Premium kann auch ganz individuell für Sie verändert werden bzw. an andere Programme in ihrem Unternehmen angebunden werden. Auch hier beraten wie Sie gerne.
Das Kassabuch hilft beim Führen einer Handkassa. Damit können Sie sämtliche Ein- und Ausgänge protokollieren. Es ist auch möglich Tagesberichte zu erstellen um den Kassastand einfach überprüfen zu können. Weiters können auftretende Fehl- oder Überbestände berücksichtigt werden. Das Kassabuch ist mit den anderen Verpura-Modulen verknüpft. Erfolgt z.B. eine Bar-Zahlung einer Rechnung wird das im Kassabuch vermerkt. Das Kassabuch ist unveränderlich, um den dazu geltenden Vorschriften zu genügen. Fehlerhafte Einträge können aber storniert werden – diese Veränderungen sind dann aber nachträglich nachvollziehbar.
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