ERP: Angebote im Überblick

Angebote

Das Angebots-Modul von Verpura ermöglicht es Ihnen ganz einfach Ihre Angebote zu verwalten, Projekte aus Angeboten zu generieren oder die angebotenen Waren und Leistungen direkt in Rechnung zu stellen.

Unter Menü [PROJEKTE] – [ANGEBOTE] finden Sie die Angebotsübersicht. Jedes Angebot hat eine Nummer, eventuell eine Zusatznummer, einen Kunden für den dieses Angebot erstellt wurde, ein Erstellungs- und ein Gültigkeitsdatum, einen Status, sowie eine kurze beschreibende interne Information. Mit der internen Informationen können Sie sofort ersichtliche Hinweise zu einem Angebot ablegen.

Abbildung: Angebote-Übersicht

Zusätzlich haben Sie rechts neben dem Angebot die Möglichkeit das Angebot zu kopieren, nachzubessern, zu löschen, verschiedenste Sichten auf das Angebot zu drucken sowie eine Lieferantenbestellung aus diesem Angebot zu generieren. Der Unterschied zwischen kopieren und nachbessern ist das beim Kopieren die Kundendaten sowie die Angebotsnummer verschwinden – das ist gedacht wenn man ein ähnliches Angebot nochmals für einen anderen Kunden stellt. Beim Nachbessern wird die Angebotsnummer beibehalten und mit /1, /2 usw. ergänzt. Damit kann man dann erkennen, ob es bei einem Angebot schon verschiedene Versionen gegeben hat – das kann wichtig sein wenn da z.B. länger verhandelt wird. Damit verliert man die Übersicht nicht, welches Angebot jetzt gilt.

Hinweis: Fast alle Tabellen in Verpura können mit Hilfe eines Suchfelds durchsucht werden. Beachten Sie dass Verpura auch Teilbegriffe findet, d.h. wenn Sie den Begriff „Mustermann“ in einer Zeile in der Tabelle haben wird das mit dem Suchbegriff „Muster“, „mann“ oder auch „usterma“ gefunden werden.

Abbildung: Erweiterte Suchoptionen

Mit einem Klick auf „Erweiterte Suchoptionen“ können Sie in der sich öffnenden Box die Suche auf bestimmte Spalten der Tabelle einschränken. Wählen Sie dazu einfach die Spalten aus. Mit Hilfe der Steuerungs-Taste (Strg/Ctrl) ist auch eine Mehrfachauswahl möglich.

Außerdem können Sie die Tabelle mit einem Klick auf eine der Spaltenüberschriften nach dieser Spalte aufsteigend bzw. mit einem zweiten Klick auf die gleiche Spaltenüberschrift absteigend sortieren.

Abbildung: Spaltenüberschriften

Am Ende der Tabelle haben Sie zusätzlich die Möglichkeit den Inhalt der Tabelle als CVS, Excel, XML oder PDF-Datei zu exportieren. Diese Daten können Sie verwenden um die Daten aus einer Tabelle dann beispielsweise in anderen Programmen zu importieren, in Excel zu editieren usw.

Abbildung: Datenexport

Angebots-PDFs

In der Angebotsübersicht gibt es verschiedene Möglichkeiten um ein Angebot auszudrucken:

Der erste Button A („Angebot drucken“) liefert ein PDF des Angebots.

Der zweite Button B („Auftragsbestätigung drucken“) erstellt eine Auftragsbestätigung für den Kunden, wenn dieser das Angebot angenommen hat.

Der dritte Button E („Kostenermittlung drucken“) liefert Ihnen eine Aufstellung der Einzelpreise der angebotenen Waren und Leistungen.

Mit dem vierten Button K („Preisermittlung drucken“) können Sie eine nicht verbindliche Preisinformation für dieses Angebot drucken.

Sollten Sie einzelne dieser Dokumente nicht benötigen (z.B. Kosten- bzw. Preisermittlung) ist es auch möglich hier zum Beispiel verschiedene Angebots-Layouts zu hinterlegen.

Abbildung: Angebot als PDF-Datei

Hinweis: Um das Aussehen Ihre Dokumente an Ihren Firmenauftritt anzupassen können Sie in den Einstellungen Ihr Firmenlogo hochladen. Wünschen Sie eine weitergehende Individualisierung können alle PDF-Dokumente die aus Verpura generiert werden an Ihr individuelles Layout angepasst werden. Kontaktieren Sie uns hierfür einfach.

Es ist auch möglich dass Sie selbst diese Vorlagen anpassen. Dazu kommen Sie unter Menü [START] – [EINSTELLUNGEN] im Block [Standardvorlagen bearbeiten] zur Wartungsseite für die Vorlagen:

Hier sind für alle in Verpura generierbaren PDF Dateien die Vorlagen hinterlegt. Man hat hier Zugriff auf die Verpura Standard Vorlagen und auf die jeweils aktuellen Vorlagen. Diese können hier verändert werden und das kann auch sofort getestet werden.

Verpura generiert die PDF Dateien durch XSL Transformationen. Das Design wird dabei durch Formating Objects (FO) beigebracht. Nähere Informationen dazu hier. Grob gesagt wird dabei aus einer XML Datei mit den Nutzdaten mit einem Stylesheet eine PDF Datei generiert. Es gibt auch kostenpflichtige Editoren die dabei bei der Gestaltung helfen können. So ein Editor ist z.B. in www.altova.com/XMLSpy integriert.

XML-Datei mit Nutzdaten (z.B. Rechnungsdaten)

XML-Datei mit dem Layout (XSL-Stylesheet)

Generiertes PDF-Formular (z.B. fertige Rechnung)

Die XML-Datei mit den Nutzdaten sieht z.B. so aus (gekürzt):

Abbildung: XML-Datei mit den Nutzdaten (gekürzt)

Die dazugehörige XSL-Stylesheet-Datei sieht dann z.B. wie folgt aus (gekürzt). Darin enthalten sind Verweise der Art xslvalue-of die anzeigen dass an dieser Position ein Inhalt aus obiger XML-Datei eingefügt werden soll.

Abbildung: die dazugehörige XSL-Stylesheet-Date (gekürzt)

Daraus wird dann das fertige PDF-Formular generiert. Man kann diese XSL Datei beliebig verändern und die Änderungen auch testen bevor man das dann durch Klick auf den Button für „Ihre Vorlage übernehmen“ online bringt. Vor Änderungen sollte man aber die letzte funktionierende Version sichern damit man im Falle einer ungewollt fehlerhaften Änderung auch wieder auf den letzten funktionierenden Stand zurück wechseln kann.

Angebot anlegen / bearbeiten

Um ein Angebot anzulegen klicken Sie unter Menü [Projekte] – [Angebote] auf den Button „Angebot anlegen“. Um ein Angebot zu bearbeiten klicken Sie auf ein Angebot in der Angebotsübersicht.

In beiden Fällen öffnet sich die Detailansicht des Angebots, im linken Bereich können Sie die Eckdaten des Angebots wie Kunde, Interne Information, Gültigkeitsdatum usw. bearbeiten. Vergessen Sie nicht das Angebot mit einem Klick auf den Button „Speichern“ zu speichern um Ihre Änderungen zu übernehmen!

Hinweis: Grundsätzlich werden Angebote fortlaufend nummeriert. Sollten Sie ein anderes Nummerierungssystem für Ihre Angebote verwenden stellen wir dieses gerne für Sie ein!

Abbildung: Angebot bearbeiten

Kunde / Kontaktpersonenauswahl

Sie können für ein Angebot sowohl einen Kunden als auch eine Kontaktperson definieren. Wählen Sie dazu im Feld Kunde bzw. Kontaktperson diesen bzw. diese aus und klicken Sie je nachdem auf den Button „Daten des Kunden übernehmen“ oder „Daten der Kontaktperson übernehmen“.

Verpura befüllt daraufhin automatisch den Adressblock, an den das Angebot geschickt werden soll. Sie können diesen Adressblock und die Anrede direkt bearbeiten, falls hier noch zusätzliche Informationen eingefügt werden sollen.

Textblöcke

Sie haben im linken Bereich auch die Möglichkeit Textblöcke für die Kopf- bzw. die Fußzeile Ihres Angebots einzugeben. Diese Texte werden dann vor bzw. nach den Posten des Angebots gedruckt und können z.B. einleitende Texte, zusätzliche Erklärungen usw. enthalten oft verwendete Formulierungen sind bereits vordefiniert, sie können weitere Standardtextblöcke definieren bzw. die existierenden Textblöcke verwalten, indem Sie unter Menü [Start] – [Einstellungen] auf den Reiter „Textblöcke“ klicken.

Wählen Sie danach einen der vordefinierten Textblöcke aus der Auswahlbox aus und klicken Sie auf den grünen Button um den Textblock am Ende des Textfeldes einzufügen. Sie können diesen Text dann auch noch verändern bzw. müssen nicht auf einen Textblock zurückgreifen und können einen eigenen Text eingeben.

Waren / Leistungen / Stücklisten hinzufügen

Auf der rechten Seite der Detailansicht haben Sie die Möglichkeit Waren, eistungen und Stücklisten zu Ihrem Angebot hinzuzufügen. Geben Sie dazu einfach die Menge ein und klicken Sie auf den Verbuchen-Button (Einkaufswagen).

Zusätzlich haben Sie darunter die Möglichkeit freie Waren und Leistungen mit Hilfe der Buttons „Freie Leistung hinzufügen“ bzw. „Freie Ware hinzufügen“ auf das Angebot zu verbuchen. Klicken Sie hierzu auf den entsprechenden Button und geben Sie die Eckdaten der Leistung/Ware ein. Dies dient dazu um auch Waren oder eistungen anbieten zu können, die sie normalerweise nicht im Sortiment haben um nicht für dieses eine Angebot extra eine neue Waren- bzw. Leistung anlegen zu müssen. Damit halten Sie auch den Warenbestand bzw. die Leistungen „sauber“ indem dort nur Dinge abgelegt sind die sie öfters benötigen.

Außerdem können Sie freie Textzeilen mit oder ohne Zwischensumme in Ihr Angebot einfügen. Dies kann z.B. dazu dienen um Ihre Angebotsposten zu gruppieren, um zusätzliche Kommentare ins Angebot einzufügen und vieles mehr.

Im unteren Bereich sehen Sie dann eine Übersicht über alle Posten Ihres Angebots:

Abbildung: Übersicht aller Posten

Mit einem Klick auf den „Freitext editieren“-Button am linken Rand jeder Zeile, können Sie einen zusätzlichen freien Text zu jeder Ware speichern. Dies können Sie z.B. verwenden um allgemeine Waren genauer zu spezifizieren, um zusätzliche Anforderungen oder Beschreibungen zu einem Artikel hinzuzufügen usw. In diesem Text können Sie auch Teile fett schreiben bzw. Aufzählungen einfügen. Außerdem können Sie Rabatt, Einzelpreis usw. jedes Postens direkt hier verändern. Beachten Sie bitte dass sie die Zeile nach jeder Änderung sofort mit Hilfe des Speichern-Buttons am rechten Rand der Zeile speichern, da Ihre Änderungen sonst möglicherweise verloren gehen.

Rechts neben jeder Zeile finden Sie Buttons um die Posten des Angebots neu anzuordnen, zu speichern oder auch zu löschen.

Am Ende der Seite wurde die Angebotssumme berechnet. Sie können hier nun noch einen zusätzlichen Rabatt definieren, um beispielsweise auf eine runde Angebotssumme zu kommen. Vergessen Sie auch hier wieder nicht das Angebot nach der Änderung zu speichern!

Abbildung: errechnete Angebotssumme

Zahlungskonditionen

Sie haben verschiedene Möglichkeiten Ihre Zahlungsbedingungen wie Fälligkeitsdatum von Rechnungen, Rabatte, Skonto usw. zu definieren:

Einstellungen

Die allgemeinste Einstellung Ihrer Zahlungsbedingungen können Sie im Menü [Start] – [Einstellungen] im Reiter „Zahlungsmodalitäten“ festlegen:

Kontakte

Zusätzlich können Sie für jeden Ihrer Kontakte gesonderte Zahlungsmodalitäten festlegen. Klicken Sie dazu im Menü [Kontakte] – [Übersicht] auf einen Ihrer Kontakte und öffnen Sie den Reiter „Zahlungsbedingungen“:

Zusätzlich können Sie hier festlegen, dass ein Kunde Rabatt auf eine bestimmte Produktkategorie bekommt. Als Standardzahlungsbedingungen für neue Kunden werden die Konditionen aus den Einstellungen übernommen.

Angebote

Sie haben die Möglichkeit den Gesamtrabatt eines Angebot definieren indem Sie diesen am Ende der Seite im Reiter „Summen“ eingeben:

Außerdem haben Sie die Möglichkeit für jede Angebotszeile einen gesonderten Rabatt einzugeben:

Vergessen Sie nicht die Änderungen jeder Zeile mit Hilfe eines Klicks auf den Speichern-Button rechts abzuspeichern!

Projekte

Sie können die Zahlungsbedingungen auch für jedes Projekt anpassen. Klicken Sie hierfür im Menü [Projekte] – [Übersicht] auf ein Projekt und geben Sie diese im Reiter „Zahlungsbedingungen“ ein:

Als Standardzahlungsbedingungen für neue Projekte werden die Konditionen des Kunden übernommen. Die Rabatteinstellungen gelten auf den Gesamtbetrag aller Rechnungen die aus diesem Projekt erstellt werden.

Projektbuchungen

Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit für jede einzelne auf das Projekt verbuchte Ware oder Leistung einen gesonderten Rabatt festzulegen:

Sie haben die Möglichkeit entweder einen prozentuellen oder einen fixen Rabatt festzulegen. Vergessen Sie nicht Ihre Änderungen mit einem Klick auf das Speichern-Symbol recht zu speichern.

Rechnungen

Sie haben beim Anlegen einer Rechnung ebenfalls die Möglichkeit die Zahlungsbedingungen nochmals anzupassen. Dieses können Sie im Reiter „Einschränkungen“ festlegen:

Die Standardeinstellungen für die Rechnung werden im Falle einer Projektrechnung aus den Projekteinstellungen, im Falle einer Stammkundenrechnung aus den Kundeneinstellungen und im Falle einer Barverkaufsrechnung aus den Einstellungen übernommen.

Projekt oder Rechnung aus einem Angebot generieren

Im oberen Bereich der Angebots-Detailansicht finden Sie Buttons um aus dem Angebot ein Projekt zu generieren bzw. das Angebot direkt in Rechnung zu stellen.

Klicken Sie dazu auf den entsprechenden Button und wählen Sie jeweils die Posten des Angebots aus die Sie auf das Projekt bzw. die Rechnung übernehmen wollen. Geben Sie im nächsten Schritt die Details des Projekts oder der Rechnung aus und klicken Sie auf den Speichern-Button um das Anlegen des Projekts bzw. der Rechnung abzuschließen.

Lagerstände

Das folgende Diagramm beschreibt wann und an welchen Stellen in Verpura sich Warenbestände verändern. In Verpura kann der Lagerstand pro Lagerort getrennt betrachtet werden. Daher befindet sich hier im Diagramm der Lagerort als zentrale Stelle weil pro Ware und Lagerort erfasst wird. Gibt es keine unterschiedlichen Lagerorte kann man das einfach mit einem „Standardlager“ abbilden.

Waren werden ausgelagert wenn Sie aus einem Angebot ein Projekt generieren und die entsprechende Ware in der Liste auswählen:
Der Lagerstand Ihrer Waren wird ebenfalls reduziert wenn Sie eine Rechnung aus einem Angebot erstellen. Stornieren Sie die Rechnung wieder werden alle Waren dieser Rechnung wieder ins Lager zurückgebucht.
Waren werden ebenfalls aus dem virtuellen Lagerort ausgelagert, wenn Sie eine Ware auf ein Projekt verbuchen:

Stornieren Sie die Projekt-Rechnung wieder werden alle Waren dieser Rechnung wieder ins Lager zurückgebucht.
Lieferantenbestellungen können dazu benutzt werden um Waren von Lieferanten zu bestellen und diese automatisch in die Verpura Warenverwaltung einzufügen. Die Waren einer Lieferantenbestellung werden eingelagert wenn Sie den Status der Lieferantenbestellung auf „beendet“ setzen.
Waren werden ausgelagert wenn Sie den Status eine Kundenbestellung auf „versendet/abgeschlossen“ setzen.
In der Warenverwaltung können Sie Lagerstände im Reiter „Lagerstände hinzufügen oder verändern“ anpassen:

Um Waren hinzufügen geben Sie im Feld „Menge“ eine positive Zahl an, sollten Sie Waren aus Ihrem Lagerort entfernen wollen geben Sie bitte eine negative Zahl ein.
Wenn Sie Waren per Barverkauf oder Kundenrechnung verrechnen, werden diese aus dem virtuellen Lagerort ausgelagert. Stornieren Sie die Rechnung wieder werden alle Waren dieser Rechnung wieder ins Lager zurückgebucht.
Die Waren auf einem Lieferschein werden aus der Verpura Warenverwaltung entfernt, sobald Sie den Status des Lieferscheins auf „ausgeliefert“ setzen.

Angebote Archiv

Angebote deren Status Sie auf „fertig“, „veraltet/wurde ersetzt“, „alternativer Auftrag“ oder „abgelehnt“ setzen werden automatisch ins Angebote-Archiv verschoben. Sie finden dieses wenn Sie unter Menü [Projekte] – [Angebote] auf den Button „Angebote-Archiv“ klicken. Hier können Sie Ihre archivierten Angebote durchsehen und gegebenenfalls den Status wieder ändern, sollte sich bei einem eigentlich schon abgeschlossenen Angebot etwas Neues ergeben haben.

Der Aufbau des Angebots-Archiv entspricht genau dem Aufbau der Angebots-Übersicht.

Angebote Report

Der Angebote Report liefert Ihnen einen kurzen Überblick über offene und fertige Angebote, einerseits für den aktuell angemeldeten Benutzer und andererseits für alle Benutzer Ihres Verpura-Zugangs. Über die Verpura-Rechteverwaltung können wir es für Sie auch so einstellen das nur die selbst erstellten Angebote sichtbar sind.

Abbildung: Angebote-Report

Als Erweiterung zu Verpura können Sie die Schnittstellenlösung der Firma Sermocore nutzen. Sermocore bietet die Möglichkeit, alle Belege (Rechnungen, Angebote, Lieferscheine, Bestellungen usw.) in digitaler Form einem Unternehmen zu übergeben. Dieses Unternehmen kann das dann automatisiert in deren Programme einlesen. Das Datenformat des Beleges kann dabei auch geändert werden - genau in das Format das ihr Partnerunternehmen unterstützt. Diese Möglichkeit ist eine Erweiterung von vERPura - kontaktieren Sie uns für das Einrichten dieses Zusatzmodules.