ERP: Ofron në një shikim

Ofertat

Moduli i ofertës në Verpura e bën të lehtë për ju të menaxhoni ofertat tuaja, të krijoni projekte nga oferta ose të faturoni direkt mallrat dhe shërbimet e ofruara.

Nën menunë [PROJEKTET] - [OFERTAT] do të gjeni pasqyrën e ofertës. Çdo ofertë ka një numër, si opsion edhe një numër shtesë, një klient për të cilin është krijuar kjo ofertë, një datë krijimi dhe një afat vlefshmërie, një status, si dhe një informacion të shkurtër përshkrues të brendshëm. Me informacionin e brendshëm, menjëherë mund të jepni informacione për një ofertë.

Ilustrim: Përmbledhja e ofertave

Përveç kësaj, ju keni mundësinë e kopjimit, redaktimit, fshirjes, printimit të opinioneve të ndryshme mbi ofertën në të djathtë të ofertës dhe gjenerimit të një porosie të blerjes nga kjo ofertë. Dallimi mes kopjimit dhe redaktimit të një oferte është se kur ta kopjoni, të dhënat e klientit dhe numri i ofertës zhduken - kjo mund të përdoret kur ta bëni një ofertë të ngjashme për një klient tjetër. Kur ta rikrijoni ofertën, numri i ofertës përvetësohet dhe plotësohet me / 1, / 2 etj. Kështu që mund të shihni nëse ekzistojnë versione të ndryshme të ofertve - kjo mund të jetë e rëndësishme në rastet kur me klientin negociohet më gjatë. Kështu që ju nuk e humbni pamjen se cila ofertë aplikohet tani.

Këshillë:Pothuajse të gjitha tabelat në Verpura mund të kërkohen duke përdorur kutinë e kërkimit. Vëni re se Verpura gjithashtu gjen fjalë të pjesshme. P.sh nëse e keni fjalën "Mustermann" në një rresht në tabelë atëherë atë mund ta gjeni vetëm mekërkimin e fjalës "Muster", "mann" apo edhe "usterma".

Ilustrim: Kërkimi i zgjeruar

Duke klikuar në "Kërkim i Zgjeruar" ju mund ta kufizoni kërkimin tuaj vetëm në disa kolona në tabelë. Ju keni nevojë vetëm t’i selektoni kolonat dhe poashtu selektimi i kolonave të shumëfishta është i mundur me Çelësin e Kontrollit (Ctrl).

Gjithashtu, ju mund ta filtroni tabelën duke klikuar në njërin nga kryetitujt e kolonës. Me një klikim kolona do të selektohet për ngritje, ndërsa me dy klikime kolona do të selektohet për zbritje.

Kryetitullli i kolonës

Në fund të tabelës, ju gjithashtu keni mundësi të eksportoni përmbajtjen e tabelës si skedar CVS, Excel, XML ose PDF. Ju mund t'i eksportoni nga një tabelë në Verpura dhe pastaj t’i importoni ato Brenda programeve tjera ose t’i ndryshoni në Excel, etj.

Ilustrim: Eksportimi i të dhënave

PDF Oferta

Në përmbledhjen e ofertës ka mënyra të ndryshme për ta shtypur një ofertë:

Butoni i parë A ("oferta e printimit") jep një PDF të ofertës.

Butoni i dytë B ("konfirmimi i porosisë së printimit") krijon një konfirmim të rendit për klientin, nëse ai e ka pranuar ofertën.

E treta E ("printo çmimoren") ju jep një listë të çmimeve individuale të të gjitha mallrave dhe shërbimeve të ofruara.

Me ikonën e katërt K ("printo raportin e kostos") mund të printoni një raport të jo-detyrueshëm të kostos për këtë ofertë.

Nëse nuk keni nevojë për ndonjë nga këto tipare speciale, ju gjithashtu mund të krijoni dizajne të ndryshme të ofertës për këtë qëllim.

Ilustrim: Oferta si një skedar PDF

Shënim: Për ta përshtatur pamjen e dokumenteve tuaja me pamjen e kompanisë, mund të ngarkoni logon e kompanisë tuaj tek Parametrat. Nëse dëshironi personalizim të mëtejshëm, të gjitha dokumentet PDF të gjeneruara nga Verpura mund të përshtaten me paraqitjen tuaj individuale. Vetëm na kontaktoni.

Është gjithashtu e mundur që ju t'i personalizoni këta shabllona vetë. Për ta bërë këtë, shko te menuja [FILLO] - [PARAMETRAT] në bllokun [Redakto shabllonat standarde] në faqen e mirëmbajtjes për shabllonat:

Shabllonat ruhen këtu për të gjithë skedarët PDF që mund të gjenerohen në Verpura. Këtu ju keni qasje në shabllonet Verpura Standard dhe në modelet aktuale. Këto mund të ndryshohen këtu dhe kjo gjithashtu mund të testohet menjëherë. Verpura gjeneron skedarët PDF përmes transformimeve XSL. Dizajni mësohet nga Formimi i Objekteve (FO). Më shumë informacion këtu. Përafërsisht, një skedar PDF gjenerohet nga një skedar XML që përmban të dhënat e përdoruesit me një fletë-stili. Gjithashtu ekzistojnë edhe redaktues me pagesë që mund të ndihmojnë me dizajnin. Një redaktor i tillë është p.sh. integruar në www.altova.com/XMLSpy.

Skedari XML me të dhënat e përdoruesit (për shembull të dhënat e faturimit)

Skedar XML me pamje(XSL style sheet)

Forma e gjeneruar PDF (p.sh. fatura e përfunduar)

Skedari XML i ngarkesës shihet p.sh. kështu e shkyqur (si shkurtesë):

Ilustrim: Skedari XML me të dhënat e përdoruesit (shkurtuar)

Skedari i asociuar i fletë-stilit XSL më pas duket si më poshtë (shkurtuar). Kjo përmban referenca të llojit xslvalue-i cili duhet të tregojë se përmbajtja nga skedari i mësipërm XML duhet të futet në këtë pozicion.

Ilustrim: Data e fletë-stilit XSL të asociuar (shkurtuar)

Prej kësaj gjenerohet forma e përfunduar e PDF-së. Ju mund ta ndryshoni këtë skedar XSL sipas dëshirës dhe testoni ndryshimet para se ta sillni online duke klikuar butonin "Prano shabllonin tuaj". Por, para ndryshimeve duhet ta ruani versionin e fundit të punës në mënyrë që të mund ta ndryshoni përsëri në gjendjen e fundit të punës, në rast të ndonjë ndryshimi të gabuar të bërë joqëllimshëm.

Krijimi dhe redaktimi i një oferte

Për të krijuar një ofertë, ju duhet të klikoni në "Krijo ofertë" nën menunë [Projektet] - [Oferta]. Për ta redaktuar një ofertë, klikoni mbi një ofertë në pasqyrën e ofertës.

Në të dyja rastet hapet pamja e detajuar e ofertës, ku në zonën e majtë mund të redaktoni të dhënat bazë të ofertës, si klienti, informacioni i brendshëm, data e skadimit, etj. Mos harroni të ruani ofertën duke klikuar butonin 'Ruaj' për të zbatuar ndryshimet tuaja!

Shënim: Në thelb, ofertat numërohen me rradhë. Nëse përdorni një sistem numërimi të ndryshëm për ofertat tuaja, ne me kënaqësi do ta ofrojmë këtë për ju!

Ilustrim: Modifikimi i ofertës

Përzgjedhja e Klientit/Personit Kontaktues

Ju mund të selektoni një klient ose një person kontaktues për ofertat e juaja. Kësisoj, zgjedhni një klient ose një person kontaktues dhe klikoni në butonin përkatës 'Plotësoje me të dhënat e klientit' ose 'Plotësoje me të dhënat e personit kontaktues'.

Verpura pastaj automatikisht plotëson bllokun e adresave tek të cilat oferta duhet të dërgohet, por ju gjithashtu mund ta modifikoni vetë adresën dhe përshëndetjen.

Bllok-tekstet

Në anën e majtë të pamjes së detajuar ju keni mundësinë të selektoni bllok-tekstet për mbi-titullin dhe nën-titullin e ofertës. Kjo do të shfaqet para dhe pas artikujve të ofertës në skedarin PDF. Disa tekste të parazgjedhura tashmë ekzistojnë, por gjithashtu mund të shtoni ose modifikoni bllok-tekstet tuaja në menynë [Fillo] - [Vetitë] në tabulatorin "Redakto bllok-tekstin".

Zgjedhni një bllok-tekst të paracaktuar nga kutia selektuese dhe klikoni në butonin e gjelbër mënjanë. Kjo do të ndikojë që teksti të futet në fund të fushës së tekstit. Tani mund ta modifikosh tekstin nëse dëshiron.

Shtimi i produkteve / Shërbimeve / Listave të setit

Në anën e djathtë ju keni mundësinë të shtoni produktet / shërbimet / listat e setit në ofertën tuaj. Ju vetëm duhet të shkruani shumën dhe klikoni në butonin për regjistrim (karroca për blerje).

Përveç kësaj, gjithashtu mund të shtoni produkte dhe detyra falas me butonat "Shto produkt vetanak" dhe "Shto detyrë vetanak". Kjo mund të përdoret kur doni të regjistroni një produkt ose shërbim që normalisht nuk e keni në asortimentin tuaj,pra është vetëm “një artikull që nuk përsëritet”. Ju gjithashtu mbani të pastër inventarin tuaj me këtë metodë.

Përveç kësaj ju mund të shtoni rreshta tekstesh të lira pa një nëntotal në ofertat tuaja. Kjo është e dobishme kur doni të gruponi produktet tuaja ose dëshironi të keni një koment të vogël midis artikujve të ndryshëm.

Këtu mund të shihni një pasqyrë të disa artikujve në një ofertë:

Ilustrim: Pasqyra e tabulareve të ofertës

Me një klikim në "Redakto tekstin e lirë" në anën e majtë të secilit rresht, ju mund të shtoni një tekst të shkurtër për secilin artikull. Ju mund ta përdorni këtë për kërkesa të veçanta ose si një përshkrim të një produkti. Në këtë zonë teksti ju mund të shkruani me shkronjë të mëdha dhe të bëni numërime. Mbi të gjitha ju mund të ndryshoni zbritjen, çmimin për njësi dhe kështu me radhë direkt në çdo rresht. Jini të vetëdijshëm për të ruajtur çdo ndryshim me ikonën “Ruaj” në anën e djathtë!

Në anën e djathtë të secilit rresht ju mund të ndryshoni pozicionin e artikullit ose ta fshini atë.

Në fund të faqes janë totalet. Këtu mund të përcaktoni një zbritje të veçantë për ofertën, si shembull për ta rrumbullaksuar shumën totale në një numër të plotë. Gjithashtu këtu, mos harroni të ruani ndryshimet!

Ilustrim: Shuma e llogaritur e ofertës

Kushtet e pagesës

Ekzistojnë disa mënyra për të përcaktuar kushtet e pagesës si data e faturimit, zbritjet, etj.:

Vetitë

Ju mund të përcaktoni parametrat e përgjithshme të kushteve të pagesës tuaj në menunë [Fillo] - [Vetitë] në tabularin "Modalitetet e pagesës":

Kontaktet

Përveç kësaj, ju mund të specifikoni mënyra të ndara të pagesave për secilën prej kontakteve tuaja. Për ta bërë këtë, klikoni në një nga kontaktet tuaja në menunë [Kontaktet] - [Pasqyra] dhe hapni tabularin "Kushtet e pagesës":

Po ashtu, ju këtu mund të specifikoni që një klient do të marrë një zbritje në një kategori të veçantë të produktit. Kushtet e parazgjedhura të pagesës për klientët e rinj janë kushtet nga Parametrat.

Marrëveshjet

Ju keni mundësinë e përcaktimit të zbritjes totale të një oferte duke futur atë në fund të faqes në tabularin "Totali":

Ju gjithashtu keni opsionin për ta futur një zbritje të ndarë për çdo rresht ofertash:

Mos harroni të ruani ndryshimet e çdo rreshti duke klikuar në butonin 'Ruaj' në të djathtë!

Projektet

Ju gjithashtu mund të përshtatni veçoritë e pagesës për çdo projekt. Në menunë [Projektet] - [Pasqyra], klikoni mbi një projekt dhe shkuani ato në tabularin "Veçoritë e pagesës":

Termet dhe kushtet e klientit janë marrë përsipër si kushte të parazgjedhura për projekte të reja.

Parametrat e zbritjes zbatohen në shumën totale të të gjitha faturave të gjeneruara nga ky projekt.

Regjistrimet e projektit

Po ashtu, ju keni opsionin të vendosni një zbritje të ndarë për çdo produkt ose shërbim të regjistruar në projekt:

Ju keni mundësi për të vendosur ose një përqindje, ose një zbritje fikse. Mos harroni të ruani ndryshimet tuaja me një klikim në ikonën e ruajtjes.

Faturat

Gjatë krijimit të një fature, ju gjithashtu keni mundësi të rregulloni sërish termet e pagesës. Këtë mund ta specifikoni në tabularin "Kufizimet":

Parametrat e paracaktuara për faturë merren nga parametrat e projektit në rastin e një fature të projektit, nga parametrat e klientit në rastin e një fature të përsëritur të klientit, dhe nga parametrat e parave të gatshme në rastin e një fature të shitjes me para të gatshme.

Gjenerimi i një projekti ose fature nga një ofertë

Në krye të pamjes së detajuar të ofertës mund të shihni butonat për të gjeneruar një projekt ose një faturë nga një ofertë.

Për këtë klikoni butonin përkatës dhe selekoni artikujt që dëshironi t’i përvetësoni në një projekt të ri ose në një faturë të re. Hapi tjetër është të plotësoni të dhënat bazë. Pas ruajtjes së kësaj ju keni përfunduar krijimin e projektit apo faturës përkatësisht.

Stoqet

Diagrami në vijim tregon cilat module të Verpura-s ndryshojnë stoqet e produkteve. Në Verpura, stoqet e çdo depoje trajtohen veç e veç. Ndërsa rezerva e çdo produkti dhe deponie llogaritet, depoja është qendra e diagramit. Nëse kompania juaj nuk ka depo të ndryshme ju mund të punoni me një depo qëndrore.

Stoqet e prodhimeve tuaja reduktohen kur krijoni një projekt nga një ofertë dhe selektoni produktin që do të kaloni në projekt:
Produktet gjithashtu merren nga depoja kur krijoni një faturë nga një ofertë. Nëse anuloni një faturë, produktet kthehen në depo.
Shuma e produkteve në depon tuaj do të reduktohet kur ta regjistroni një produkt në një projekt:

Nëse anuloni një projekt-faturë, produktet kthehen në depo.
Blerjet dalëse mund të përdoren për të porositur produktet nga furnitorët tuaj dhe për të menaxhuar automatikisht stoqet për produktet e blera. Këto produkte shtohen në depon tuaj kur ta ndryshoni statusin e një blerjeje dalëse në të "përfunduar".
Produktet merren nga depoja kur vendosni statusin e një blerje hyrëse në "dërguar / përfunduar".
Ju mund ta përshtasni stokun e produkteve tuaja në modulin e menaxhimit të produktit të Verpura-s në fushën "Shto ose modifiko nivelin e depos"

Për të shtuar produkte, shkruani një sasi pozitive në fushën "Sasia", gjersa nëse dëshironi të zvogëloni sasinë e produkteve shënoni një numër negativ.
Nëse bëni një shitje me para të gatshme ose faturë të klientit, produktet gjithashtu merren nga depoja juaj. Nëse anuloni faturën, produktet kthehen në depo.
Gjendja e produkteve në një porosi të liferimitdo të reduktohet kur vendosni statusin në të "liferuar".

Oferta e arkivit

Ofertat me statusin "i përfunduar", "i pavlefshëm / i skaduar", "zëvendësohen me ofertë alternative" ose "të refuzuara nga klienti" janë zhvendosur në arkivin e ofertës. Ju mund të shihni të gjitha ofertat e arkivuara me një klikim në butonin "Arkivi i Ofertës". Nëse është e nevojshme, gjithashtu mund të ndryshoni statusin nga ofertat e arkivuara tashmë në "në proces" ose diçka tjetër.

Struktura e arkivit të ofertës është ekuivalente me pasqyrën normale të ofertës.

Raporti i ofertave

Raporti i ofertave ju ofron një listë me të gjitha ofertat e hapura dhe të kryera, nga njëra anë për përdoruesin aktual të kyqur dhe nga ana tjetër për të gjithë përdoruesit e llogarisë suaj Verpura. Nëse dëshironi të shihni vetëm ofertat që keni krijuar, ne mund ta ndryshojmë atë për ju me menaxhimin e duhur në Verpura.

Ilustrim: Raporti i Ofertës

Si zgjerim në Verpura ju mund ta përdorni interfejsin nga kompania Sermocore. Sermocore ofron mundësinë që në formë dixhitale të transferohen të gjitha llogaritë (fatura, oferta, porosi, etj.) tek klientët e korporatës. Klientët pastaj mund t'i përdorin këto të dhëna dhe t'i importojnë automatikisht në programin e tyre. Formati i skedarit të kontabilitetit gjithashtu mund të ndryshohet - pikërisht në këtë format, që mbështetet nga kompania e juaj partnere. Kjo veçori është një zgjerim i vERPuras - Na kontaktoni për shtimin e këtij moduli tek përdoruesi juaj.