CRM: Dienstleistungen speichern

Leistungen

Leistungen sind dazu da um Dienstleistungen usw. verbuchen zu können. Eine Leistung kann in einem Angebot, einer Rechnung, einer Gutschrift einem Projekt usw. verbucht werden. Eine Zeitbuchung ist eine Leistung verknüpft mit einem Start und einem Ende. Zu einer Leistung kann ein Stundensatz angegeben werden. Bei einer Zeitbuchung oder einer verbuchten Leistung kann auch noch angegeben werden was genau erbracht wurde. Eine Leistung kann auch Teil einer Stückliste sein.

Die Leistungen können im Menü [PROJEKTE] - [LEISTUNGEN] angesehen, verändert oder neu angelegt werden:

Abbildung: Leistungen-Übersicht

Hinweis: Fast alle Tabellen in Verpura können mit Hilfe eines Suchfelds durchsucht werden. Beachten Sie dass Verpura auch Teilbegriffe findet, d.h. wenn Sie den Begriff „Mustermann“ in einer Zeile in der Tabelle haben wird das mit dem Suchbegriff „Muster“, „mann“ oder auch „usterma“ gefunden werden.

Abbildung: Erweiterte Suchoptionen

Mit einem Klick auf „Erweiterte Suchoptionen“ können Sie in der sich öffnenden Box die Suche auf bestimmte Spalten der Tabelle einschränken. Wählen Sie dazu einfach die Spalten aus. Mit Hilfe der Steuerungs-Taste (Strg/Ctrl) ist auch eine Mehrfachauswahl möglich.

Außerdem können Sie die Tabelle mit einem Klick auf eine der Spaltenüberschriften nach dieser Spalte aufsteigend bzw. mit einem zweiten Klick auf die gleiche Spaltenüberschrift absteigend sortieren.

Abbildung: Spaltenüberschriften

Am Ende der Tabelle haben Sie zusätzlich die Möglichkeit den Inhalt der Tabelle als CVS, Excel, XML oder PDF-Datei zu exportieren. Diese Daten können Sie verwenden um die Daten aus einer Tabelle dann beispielsweise in anderen Programmen zu importieren, in Excel zu editieren usw.

Abbildung: Datenexport

Leistungen können dann in weiterer Folge an vielen Stellen in Verpura verwendet werden - z.B. um in einem Angebot Arbeitsstunden anbieten zu können, um in einer Rechnung Arbeitsstunden abrechnen zu können, um auf einem Projekt Zeitbuchungen verbuchen zu können und vieles mehr. Der Stundentarif wird dabei als Verrechnungseinheit pro Stunde angenommen. Dieser kann aber bei Rechnungen, Angeboten usw. konkret auch nicht verändert werden. Die Selbstkosten dienen als Basis für die Berechnung der eigenen Kosten bei der Nachkalkulation von Projekten. Die Umsatzsteuersätze werden in [START] - [STAMMDATEN] eingestellt. Wenn sie einen neuen Verpura-Zugang haben sind die Umsatzsteuersätze bereits für ihr Land voreingestellt. Sie können den Steuersatz nur aus den angelegten Steuersätzen auswählen. Das Hinzufügen eines neuen Steuersatzes ist aber möglich.

Abbildung: neue Leistung anlegen bzw bearbeiten

In der Bearbeiten-Maske wird auch die systeminterne Leistungsnummer angezeigt sowie wann dieser Datensatz das letzte Mal gespeichert wurde. In Verpura werden alle Änderungen mitprotokolliert - man kann daher bei Bedarf später herausfinden wer wann was geändert hat. Beim Neuanlegen einer Leistung wird auch ein Link auf die Homepage des Bundesministeriums für Finanzen eingeblendet, auf der rechtliche Erklärungen zu den verschiedenen Steuersätzen angezeigt werden. Eine Leistung kann nur so lange gelöscht werden, solange sie nicht bereits verwendet wurde. Wird eine Leistung verändert so wirkt sich das nur auf neu verbuchte Leistungen aus. Rechnungen, Angebote usw. wo die Leistung zuvor verwendet wurde werden nicht mehr verändert.

In der folgenden Abbildung sehen sie links, wie eine Leistung mittels Warenkorbfunktion auf ein Angebot verbucht werden kann und rechts, wie eine Leistung zu einer Rechnung hinzugefügt werden kann:

Abbildung: Leistung auf ein Angebot verbuchen bzw Leistung wird zu einer Rechung

Rechts bei der Rechnung wird dieser Vorgang auf zwei Schritte aufgeteilt da es hier auch Ausnahmen geben kann, die dann auf diesem zweiten Schritt angezeigt werden würden.

Steuersätze

In Verpura sind die üblichen Steuersätze bereits für Sie vordefiniert, sollten Sie spezielle Steuersätze benötigen können Sie diese ganz einfach unter [START] – [STAMMDATEN] im Reiter Steuersätze bearbeiten:

Abbildung: Steuersätze

Mit einem Klick auf die Lupe rechts neben einem speziellen Steuersatz können Sie diesen Steuersatz bearbeiten. Mit dem Button „Neuer Steuersatz“ können Sie einen neuen Steuersatz anlegen.

Freie Leistungen

Es ist auch möglich freie Leistungen zu verbuchen - das sind Leistungen die nur einmal verwendet werden. Diese kann man direkt bei einem Angebot oder bei einer Rechnung erstellen. In weiterer Folge verhalten Sie sich wie ganz normale Leistungen - der einzige Unterschied ist, dass sie nicht in der Leistungsübersicht usw. auftauchen. Damit wird die Leistungsübersicht, Zeiterfassungsmaske usw. nicht mit Einträgen befüllt die nur einmal benötigt wurden.

Zeitbuchungen

Aus einer Leistung und einem Projekt kann eine Zeitbuchung erstellt werden:

Abbildung: neue Zeitbuchung anlegen

Dazu gibt es auch eine Stoppuhr die auf der Startseite von Verpura gestartet werden kann. Weiters ein Windows-Programm sowie eine Windows8-App die über die Verpura-Homepage downgeloadet werden können. Das Windows-Programm und die Windows8-App puffern auch die Eingaben, sollte einmal keine Internetverbindung vorhanden sein.

Abbildung: Stoppuhr

In Vorbereitung ist, dass die Android- und iOs-Apps auch um diese Funktionalität erweitert werden.