Kontakte

Kontakte können im Menü [Kontakte] angesehen, bearbeitet und neu angelegt werden.

In Verpura gibt es Kontakte, Kontaktpersonen und Aktionen. Ein Kontakt kann ein Unternehmen, ein Verein, eine Familie oder eine Privatperson sein. Es sollte aber immer mindestens eine Kontaktperson zu einem Kontakt angelegt werden weil nur mit einem Kontakt kommuniziert werden kann. Die Kommunikation usw. wird dann als Aktion gespeichert. Eine Aktion ist immer einer Kontaktperson zugeordnet. Und eine Kontaktperson ist immer einem Kontakt zugeordnet.

Der Verkaufsprozess kann einfach durch die CRM-Pyramide dargestellt werden.

Abbildung: Kontakte-Übersicht

In der Kontaktübersicht sehen Sie alle Ihre gespeicherten Kontakte. Grundsätzlich wird zwischen Kunde, Lieferant, Kunde und Lieferant, Andere, Interessent und Mitarbeiter unterschieden. Mit der Filtermöglichkeit rechts ober der Übersichtstabelle können Sie nach diesen Kontaktarten suchen. In der Übersichttabelle können Sie außerdem auch den Status des Kunden sehen. In der letzten Spalte der Tabelle können Sie einzelne Kunden löschen. Am Beginn der Seite sind noch zwei Schaltflächen, mit denen Sie einen neuen Kontakt erstellen, oder Ihre Kontakte exportieren können. Dies wird etwas weiter unten noch genauer erklärt.

Die Funktion Kontakte in Verpura ermöglicht es Ihnen ihre Kontakte einfach zu verwalten und verschiedenste Informationen und Dateien mit diesen zu verknüpfen. Verknüpfbare Daten sind zum Beispiel Bilder. Die Funktion Kontakte ist für viele weitere Module von großer Bedeutung, weil Daten zu Kontakten oder Kontaktpersonen zugeordnet werden.

Hinweis: Fast alle Tabellen in Verpura können mit Hilfe eines Suchfelds durchsucht werden. Beachten Sie dass Verpura auch Teilbegriffe findet, d.h. wenn Sie den Begriff „Mustermann“ in einer Zeile in der Tabelle haben wird das mit dem Suchbegriff „Muster“, „mann“ oder auch „usterma“ gefunden werden.

Abbildung: Erweiterte Suchoptionen

Mit einem Klick auf „Erweiterte Suchoptionen“ können Sie in der sich öffnenden Box die Suche auf bestimmte Spalten der Tabelle einschränken. Wählen Sie dazu einfach die Spalten aus. Mit Hilfe der Steuerungs-Taste (Strg/Ctrl) ist auch eine Mehrfachauswahl möglich.

Außerdem können Sie die Tabelle mit einem Klick auf eine der Spaltenüberschriften nach dieser Spalte aufsteigend bzw. mit einem zweiten Klick auf die gleiche Spaltenüberschrift absteigend sortieren.

Abbildung: Spaltenüberschriften

Am Ende der Tabelle haben Sie zusätzlich die Möglichkeit den Inhalt der Tabelle als CVS, Excel, XML oder PDF-Datei zu exportieren. Diese Daten können Sie verwenden um die Daten aus einer Tabelle dann beispielsweise in anderen Programmen zu importieren, in Excel zu editieren usw.

Abbildung: Datenexport

Neue Kontakte anlegen

Abbildung: neuen Kontakt anlegen

Zum Anlegen eines neuen Kontaktes gehen Sie auf "Kontakt anlegen" im Menü [Kontakte]. Danach ist es notwendig, dass Sie die mit Sternchen gekennzeichneten Informationen des Kontaktes eingeben, dazu gehören Name, Adresse und Status des Kunden. Weiters können Sie, falls gewünscht, Informationen, wie Telefon, Fax und E-Mail bei "Weitere Informationen" hinzufügen. Die Angabe der Bankverbindung des Kontaktes ist auch möglich.

Abbildung: Kontakte exportieren

Falls Sie Kontakte aus Verpura exportieren möchten, gehen Sie in Kontakte auf "Kontakte Export". Anschließend können Sie auswählen, welche Art von Kontakten Sie exportieren möchten (z.B. Lieferanten, Kunden und Lieferanten usw.). Weitere Filter ermöglichen Ihnen die genauere Spezifikation Ihres Exports. Ihnen steht es zum Beispiel offen, nur Kunden mit einer bestimmten Postleitzahl oder Kunden, die aus einem bestimmten Staat kommen, zu exportieren.

Zu einem Kontakt sollten Sie immer mindestens eine Kontaktperson anlegen.

Zahlungskonditionen

Sie haben verschiedene Möglichkeiten Ihre Zahlungsbedingungen wie Fälligkeitsdatum von Rechnungen, Rabatte, Skonto usw. zu definieren:

Einstellungen

Die allgemeinste Einstellung Ihrer Zahlungsbedingungen können Sie im Menü [Start] – [Einstellungen] im Reiter „Zahlungsmodalitäten“ festlegen:

Kontakte

Zusätzlich können Sie für jeden Ihrer Kontakte gesonderte Zahlungsmodalitäten festlegen. Klicken Sie dazu im Menü [Kontakte] – [Übersicht] auf einen Ihrer Kontakte und öffnen Sie den Reiter „Zahlungsbedingungen“:

Zusätzlich können Sie hier festlegen, dass ein Kunde Rabatt auf eine bestimmte Produktkategorie bekommt. Als Standardzahlungsbedingungen für neue Kunden werden die Konditionen aus den Einstellungen übernommen.

Angebote

Sie haben die Möglichkeit den Gesamtrabatt eines Angebot definieren indem Sie diesen am Ende der Seite im Reiter „Summen“ eingeben:

Außerdem haben Sie die Möglichkeit für jede Angebotszeile einen gesonderten Rabatt einzugeben:

Vergessen Sie nicht die Änderungen jeder Zeile mit Hilfe eines Klicks auf den Speichern-Button rechts abzuspeichern!

Projekte

Sie können die Zahlungsbedingungen auch für jedes Projekt anpassen. Klicken Sie hierfür im Menü [Projekte] – [Übersicht] auf ein Projekt und geben Sie diese im Reiter „Zahlungsbedingungen“ ein:

Als Standardzahlungsbedingungen für neue Projekte werden die Konditionen des Kunden übernommen. Die Rabatteinstellungen gelten auf den Gesamtbetrag aller Rechnungen die aus diesem Projekt erstellt werden.

Projektbuchungen

Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit für jede einzelne auf das Projekt verbuchte Ware oder Leistung einen gesonderten Rabatt festzulegen:

Sie haben die Möglichkeit entweder einen prozentuellen oder einen fixen Rabatt festzulegen. Vergessen Sie nicht Ihre Änderungen mit einem Klick auf das Speichern-Symbol recht zu speichern.

Rechnungen

Sie haben beim Anlegen einer Rechnung ebenfalls die Möglichkeit die Zahlungsbedingungen nochmals anzupassen. Dieses können Sie im Reiter „Einschränkungen“ festlegen:

Die Standardeinstellungen für die Rechnung werden im Falle einer Projektrechnung aus den Projekteinstellungen, im Falle einer Stammkundenrechnung aus den Kundeneinstellungen und im Falle einer Barverkaufsrechnung aus den Einstellungen übernommen.