watch
video

Облік документів

Модуль обліку документів дозволяє Вам реєструвати основні дані документів в електронній формі. Ви також можете зберегти фотографію або зіскановану копію документа, якщо електронної версії не достатньо для потреб ведення Вашої бухгалтерії. За допомогою функції експорту документів ці дані можна потім експортувати та передати Вашому бухгалтерові або податковому консультанту для підготовки документації.

Окрім обліковування документів безпосередньо у програмі Verpura, Ви можете використовувати наші застосунки для телефонів Android та iPhones — наприклад, для того щоб внести квитанцію про заправку авто безпосередньо на місці, сфотографувавши її та завантаживши фото прямо із Вашого смартфону.

Огляд документів

Переглянути всі свої документи Ви можете в меню [Документи] - [Огляд]. Документи будуть автоматично пронумеровані окремо у кожному звітному році.

Створити документ

Для того, щоб внести новий документ до управління документами у Verpura, натисніть у меню [Документи] - [Огляд] на кнопку «Створити документ».

Занесіть у розгорнуту форму дату, текст, категорію документа, а також валову і чисту суму, суму податку. За бажанням Ви можете вказати проект, до якого необхідно записати цей документ.

Категорії документів можна підлаштувати під Ваші потреби; у програмі передбачено категорії для українських підприємств, що ведуть облік прибутків та видатків і подвійні записи бухгалтерії.

Підказка: Verpura явно не передбачає спліт-документи, тобто документи з багатьма артикулами з різних категорій. Проте Ви просто можете зробити два записи (або й більше), у яких використати один і той самий зісканований або сфотографований документ.

Огляд деталей документа

Натиснувши у вікні огляду меню [Документи] - [Огляд] на рядок документа, Ви можете переглянути його деталі.

У розгорнутому вікні огляду, де побачите раніше внесені деталі документа, Ви отримаєте можливість скасувати чи видалити цей документ, а також завантажити його фото або зіскановану копію.

Для того, щоб скасувати або видалити документ, натисніть на кнопку «Скасувати документ» або «Видалити документ» та підтвердіть Ваш вибір у віконці контролю.

Щоб завантажити фото чи зіскановану копію документа, виберіть справа у вкладці «Управління фотографіями документа» відповідний файл та натисніть на «Завантажити».

Скасувати документи

Із правових причин документи не можна змінювати після їх створення. Якщо Ви зауважили помилку у Вашому записі, Ви повинні його скасувати і створити заново.

Для цього натисніть у детальному огляді документа на кнопку «Скасувати». Вибраний запис буде видалено з огляду документів, і Ви зможете наново створити правильний документ. Якщо Ви хочете переглянути всі скасовані записи, просто натисніть в огляді на кнопку «Скасовані документи».

Рахунки

Для кожного рахунка-фактури, статус якого Ви задали як «Оплачено», Verpura автоматично створює відповідний документ із деталями рахунка. Ви можете не хвилюватися про запис виставлених рахунків, адже Verpura автоматично внесе їх до модуля управління документами.

Звіт

У меню [Документи] - [Звіт] Ви можете переглянути Ваші документи, згруповані за категоріями. Для цього спершу виберіть проміжок часу і проект, для якого Ви хочете створити звіт, та натисніть на кнопку «Створити звіт».

Експорт даних

Функція експорту даних із меню [Документи] - [Експорт даних] дозволяє Вам експортувати Ваші документи за певний проміжок часу в форматі Excel (.xls). У цьому файлі на кожній сторінці зібрано документи певної категорії за вказаний проміжок часу.

Такий експортований файл можна завантажити та показати Вашому бухгалтерові чи податковому консультанту для виставлення звіту про доходи та витрати або для ведення бухгалтерії.