watch
video

Проекти

У меню [Проекти] Ви знайдете модуль управління проектами Verpura. Цей модуль допомагає Вам дуже легко керувати перебігом та обрахуванням Ваших проектів.

Огляд проектів

У меню [Проекти] - [Огляд] Ви знайдете всі свої проекти, занотовані у вигляді таблиці з номером проекту, назвою, клієнтом та статусом проекту. Проект можна видалити, натиснувши на крайню праву кнопку «Видалити».

Архів проектів

Проекти зі статусом «Завершений» автоматично потрапляють в архів проектів. Цей архів Ви знайдете в меню [Проекти] - [Огляд], натиснувши на кнопку «Архів проектів». Структура архіву така сама, як огляду проектів.

Створення проектів

Щоб створити новий проект, натисніть в меню [Проекти] - [Огляд] на кнопку «Створити проект». Занотуйте у формі, що розгорнеться, назву проекту, початковий статус, клієнта, початкову та кінцеву дату проекту, приблизну кількість годин, затрачених на цей проект, а також коротку примітку до проекту.

Редагування проектів

Щоб відредагувати проект і додати певні деталі до нього, натисніть на відповідний проект у таблиці огляду проектів (меню [Проекти] - [Огляд]).

У цьому детальному описі Ви можете змінити вже внесені параметри проекту. Це означає, що Ви можете змінити назву проекту, його статус, клієнта, початкову та кінцеву дату проекту, приблизну кількість годин, затрачених на цей проект.

Додатково Ви можете встановити, як враховують записи журналу службових поїздок, створеного для цього проекту. Якщо Ви виберете «Так» у рядку «Обрахувати журнальні записи», то всі записи журналу будуть потрактовані як послуга клієнтові й обраховані за узгодженим транспортним тарифом. Стандартний тариф Ви можете задати в меню [Стартова сторінка] - [Налаштування] у вкладці «Налаштування транспортних витрат»; його можна узгоджувати з Вашим клієнтом окремо для кожного проекту.

Посередині сторінки Ви можете задати умови оплати (строк платежу, знижку, знижку для готівкового розрахунку, термін дії знижки). Також ці можливості Ви можете задати стандартно в меню [Стартова сторінка] - [Налаштування] у вкладці «Умови платежу» і щоразу узгоджувати з Вашим клієнтом. У вкладці «Клієнт» Ви можете задавати також інші спеціальні умови платежу. Усі ці дані можна ще раз змінити в остаточному рахунку-фактурі.

Уже згадані основні налаштування проекту можна змінити у будь-який час. Щоб переглянути всі зміни, натисніть справа зверху на останню дату зміни («останній раз змінено …»). Змінені дані виділені червоним кольором!

Справа на сторінці Ви знайдете різні вкладки:

• Контактна особа: тут Ви можете призначити контактні особи клієнта до цього проекту – для цього просто натисніть на кнопку «Призначити контактну особу» та виберіть бажану контактну особу. Таким самим чином Ви можете видалити контактну особу з проекту, натиснувши на кнопку «Видалити контактну особу».
• Примітки: тут Ви можете додавати примітки до проекту, наприклад, щоб бачити перебіг та прогрес проекту, зберігати додаткову інформацію та інше.
• Редагування підпроекту та взаємозалежність: тут Ви можете редагувати підпроекти та встановлювати взаємозалежність між ними. Щоб змінити деталі підпроекту, виберіть підпроект, який Ви хочете відредагувати, і натисніть на кнопку «Редагувати підпроект». Щоб установити взаємозалежність, Вам потрібно вибрати інший підпроект і натиснути на «Додати взаємозалежність». Подальшу інформацію стосовно створення підпроектів Ви знайдете тут.
• Файли: тут Ви можете вивантажити і завантажити файли до цього проекту. Ці файли Ви знайдете також в меню [Файли] - [Управління даними компанії] у папці «Проекти» - «Назва проекту».

Не забувайте зберігати усі зроблені зміни натисканням кнопки «Зберегти проект»!

Інші можливості

Угорі на сторінці Ви знайдете вкладку з кнопками різних можливостей для проектів. (Вони можуть бути розташовані деінде — це залежить від розміру вікна.)

Зберегти проект

Натискання цієї кнопки зберігає всі зміни, які Ви внесли до деталей проекту.

Скопіювати проект

За допомогою цієї опції можна зробити точну копію проекту. Це знадобиться, якщо Ви маєте дуже багато подібних проектів — просто створіть проект-прототип із заданими загальними умовами та копіюйте його кожен раз, коли починаєте працювати над новим проектом цього типу. Назву проекту, клієнта, початкову та кінцеву дату для нового проекту можна, звісно, змінити на потрібні.

Огляд записів

В огляді записів ви знайдете всі товари, послуги та бронювання часу, які вже занесені в цей проект.

Огляд записів поділений на:

• Відкриті записи: записи, котрі ще не прораховані.
• Враховані записи: записи, котрі вже внесені до рахунка.
• Записи, які не можна обчислити та скопіювати: записи, які не можна внести в рахунок клієнта.

У відкритих записах можна змінювати фактичну роздрібну ціну, знижку (у % чи фіксовану), а також кількість. Не забувайте зберігати зміни за допомогою кнопки «Зберегти» справа у рядку!

Із кожним записом можна зробити такі дії:

• Перебронювати: позначте частину або весь запис як «Не можна обчислити / Не можна скопіювати» або перенесіть запис в інший проект.
• Внести до рахунка: поставте позицію на «Можна обчислити». Це доцільно для послуги, що її надають упродовж довшого часу, а тому вона може бути виставлена до рахунка лише в кінці проекту.
• Стерти: дія видалить запис із цього проекту.

За допомогою кнопки «редагувати вільний текст», що в лівому кутку, Ви можете додати довільний текст до кожного запису – це може бути точніший опис товару / послуги, додаткова інформація про товар і т.ін. Також можна виділити жирним шрифтом частину тексту або додати перелік. Зважайте на те, що всі зміни повинні бути збережені (кнопка «Зберегти»).

Обрахувати товар / послугу / специфікацію

Для того, щоб обрахувати товар, послугу чи із проекту, натисніть на відповідну кнопку в перегляді деталей проекту. Це можна зробити також зразу після входу в систему на стандартній стартовій сторінці.

Уведіть склад, дату запису і кількість та натисніть на кнопку «Обрахувати». Поруч Ви знайдете ще дві кнопки:

• Додати подарунок від продавця: за допомогою цієї опції Ви можете враховувати запропоновані акції — наприклад «5 + 1 у подарунок»: Ви продаєте 5 одиниць товару і додаєте 1 безплатно.
• Додати подарунок від постачальника: Ви можете поширити на своїх клієнтів акції, запропоновані Вам Вашим постачальником. На відміну від премії від продавця, тут в акції «5 + 1 у подарунок» Ви оплачуєте тільки 5 товарів із 6.

Унизу сторінки Ви знайдете всі записи відповідного типу (товарів чи послуг), які вже занесені у цей проект.

Додати до рахунка вільний товар / послугу

Інколи Вам потрібен товар чи послуга тільки для одного проекту, й у цьому випадку немає сенсу вносити товар чи послугу в управління товарами чи послугами у Verpura. У Вас є можливість додати вільний товар чи послугу за допомогою цієї кнопки:

Малюнок: Додати вільні товари та послуги

Вільні товари і послуги можна вносити до рахунка як звичайні товари і послуги.

Додати підпроект

Щоб краще планувати та організовувати свій проект, Ви можете поділити його на підпроекти. Для цього натисніть на кнопку «Додати підпроект» та введіть назву, статус, тип, початкову та кінцеву дату, а також приблизну кількість робочих годин на підпроект.

Попередній перегляд рахунка-фактури

Показує, як буде виглядати рахунок-фактура на всі позиції проекту.

Виставити рахунок-фактуру

Виставте рахунок-фактуру до цього проекту – детальний опис Ви знайдете в «Рахунках».

Підсумковий кошторис

У пункті меню [Проекти] - [Підсумок] Ви можете створити звіт про проект.

За допомогою можливості створити підсумковий кошторис Ви в будь-який момент можете переглянути покупки та продажі проекту. Результат показує Ваші прибутки або збитки. Ви також можете порівняти підсумковий кошторис із офертою та перевірити, чи Ваші видатки або ж прибутки збігаються. Звітний кошторис – це контроль! У першому вікні зліва підсумкового кошторису Ви можете обрати період, за який потрібно зробити звіт. Тут у Вас багато можливостей: Ви можете ввести або конкретний період часу (з – до), або лише квартал, або півріччя. Звичайно, Ви також можете змінити рік, що звикло налаштований на поточний. Справа виберіть бажаний проект та натисніть на кнопку «Створити підсумковий кошторис».

У підсумковому кошторисі Ви бачитимете, які бронювання часу, послуги чи товари були занесені до вибраного проекту. Також у звіті можна простежити витрати, ціну та знижку на кожну окрему позицію, а також загальну вартість проекту. Ви можете експортувати кожну таблицю у формати CSV, Excel, XML чи PDF і потім видрукувати її. У кінці сторінки зіставлено закупівельну ціну та ціну збуту, а також вираховано, чи Ви отримали прибуток, чи зазнали втрат. У підсумковому кошторисі Ви завжди зможете переглянути Ваші видатки та прибутки проекту.