До кожної позиції товарів можна завантажити багато різних файлів безпосередньо на сторінці деталей товару або через модуль управління файлами. Можна використовувати наявний штрих-код або створити новий. Можна керувати запасами товарів на різних складах; Verpura також відображає, скільки залишилося вільних товарів, скільки перелічено в офертах, скільки внесено до проектів і т.ін. До кожної позиції товарів можна утворити багато різних полів інформації. Зокрема, існує можливість керувати серійними номерами. Окрім того, товари можна відсортувати за категоріями та задати кілька постачальників до кожної позиції зі списку товарів. Для вартості товару можна окремо вказати останню ціну, реальну закупівельну ціну та змішану ціну; це потрібно для формування звітного кошторису.
За допомогою модуля вхідних замовлень можна зберігати вхідні замовлення. Їх можна ґенерувати з оферти. Із вхідного замовлення можна створити рахунок-фактуру, оферту, накладну або підтвердження замовлення. Цей модуль також називають «замовлення клієнта». У замовлення можна вносити товари, послуги чи специфікації, а також змінювати його статус. Можливе підключення до системи Інтернет-магазину.
Вихідне замовлення можна створити безпосередньо або зґенерувати з угоди. Таким чином створюють форму, яку можна відправити постачальникові — або електронною поштою, або у роздрукованому вигляді. Один товар можна замовити у декількох постачальників, а ціна та знижка може різнитися у різних постачальників та на різні групи товарів. Шаблон вихідного замовлення можна повністю налаштувати — з фоновою емблемою або без, і це залежить від того, чи хочете Ви друкувати його на бланку фірми чи на звичайному папері. Цей модуль також називають замовленням постачальника.
Ви можете зберігати товари у різних місцях, тому програма Verpura дозволяє внести будь-яку кількість складських приміщень. Попередження про критичну кількість запасів товару можна формувати як для окремих складських приміщень, так і для усіх загалом.
В меню [ТОВАРИ] - [СПЕЦИФІКАЦІЇ] ви можете дуже легко групувати і обраховувати товари, котрі ваша фірма часто продає в наборі. Якщо, наприклад, ваша фірма пропонує комплексне комп'ютерне рішення, то здебільшого можливий також поштучний продаж цих продуктів. Припустимо, ви маєте такі товари, як «комп'ютер А», «монітор В» та «принтер С» і хочете запропонувати своєму клієнту комплексне рішення, що має саме ці три позиції, а функція специфікації у Verpura дуже вам допоможе в цій ситуації.
Ви можете зберігати товари у різних місцях, тому програма Verpura дозволяє внести будь-яку кількість складських приміщень. Попередження про критичну кількість запасів товару можна формувати як для окремих складських приміщень, так і для усіх складів загалом.
У Verpura є три різні типи рахунків: рахунки для проектів або угод, рахунки для наявних контактів та рахунки для готівкового продажу. Для цих типів рахунків можна налаштувати відповідні шаблони. Крім того, можна створити кілька різних шаблонів — наприклад, один для друку у тексті листа, а інший для друку як додаток до листа. Рахунок можна редагувати аж до моменту, коли він отримає номер. Після цього рахунок можна лише скасувати або внести до нього інформацію про оплату. Після оплати рахунку про це з'явиться запис у відповідному документі, який далі можна передати податковому консультантові або бухгалтерові. Модуль має також багато додаткових функцій, таких як задання акційних пропозицій на кшталт «5 + 1 у подарунок» чи інших знижок, визначення відповідності складських запасів тощо.
Кредитні ноти можна створювати безпосередньо з рахунків-фактур або незалежно від них. Кредитна нота може стосуватися всього рахунку або окремих позицій. Шаблон кредитної ноти можна повністю налаштувати; також можна створити два шаблони — один для бланку із фоновою емблемою, а інший без неї. Кредитну ноту можна використати як ваучер або для скасування вже виставленого рахунка-фактури.
Оферти легко створити з наявних товарів, послуг та доступних запасів. Крім того, можна додати товари та послуги, які ще не занесені у список — це має сенс, якщо вони будуть використані лише один раз. В оферту можна вставити текст, змінити у ній ціни і т.д. Автоматично будуть відображені загальні знижки, знижки для контакту, від постачальника, для конкретної групи товарів тощо. Можна також надати остаточну знижку на всю оферту. Шаблон оферти легко відредагувати — наприклад, додати фоновий логотип компанії. Крім того, можна висвітлити списки усіх оферт окремих користувачів, оферт компанії, відкритих оферт тощо. З оферти легко створити проект, рахунок-фактуру, вихідне замовлення, накладну і т.ін. Оферти можна копіювати, редагувати, надавати до них загальний доступ.
Накладну можна створити самостійно або зґенерувати з оферти. Зі створених накладних можна видалити деякі позиції, якщо буде здійснено декілька поставок. Паралельно із створенням накладної система відповідно змінює складські запаси. У накладній можна вказати товари, послуги / бронювання часу та специфікації. Шаблон накладних можна повністю налаштувати з фоновою емблемою або без, і це залежить від того, чи хочете Ви друкувати її на бланку фірми чи на звичайному папері.
У цьому модулі Ви можете збирати найважливіші дані Ваших документів. Ці дані можна щомісячно, щоквартально, щорічно чи у будь-який потрібний момент часу передавати бухгалтерові або податковому консультанту для ведення бухгалтерського обліку. Можливо також додати фотографії чи відскановані копії документів, які бухгалтер чи податковий консультант може потребувати для уточнення деталей. Verpura пропонує також застосунки для Android та іOS, за допомогою яких облік документів Ви можете вести безпосередньо зі свого мобільного телефону, зокрема, завантажувати фотографії документів. Можна задати категорію обліку — наприклад, в Австрії це касовий метод обліку або подвійний запис, а у Німеччині SKR03 і SKR04.
Модуль нагадування Verpura містить до чотирьох різних рівнів нагадування про заборгованості, де останній рівень нагадування призначений для направлення до колекторського агентства. Можна задати періоди між черговими рівнями нагадування. На кожному рівні система створює нагадування, у якому вказує перелік усіх несплачених рахунків та усіх попередніх проігнорованих нагадувань. Ви можете задати відсоткову або фіксовану плату за нагадування кожного рівня. Шаблон нагадування можна налаштувати з фоновою емблемою або без, і це залежить від того, чи хочете Ви його друкувати на бланках компанії чи на звичайному папері.
Проект можна зґенерувати з оферти або створити незалежно. До нього можна додати різні файли, доступ до яких буде наданий або безпосередньо в проекті, або в модулі управління файлами. Проект можна поділити на окремі підпроекти або етапи — це дозволить легко збудувати діаграму Ганта, що відображає проект. У проект або підпроекти можна внести послуги, бронювання часу, товари та специфікації. До проекту можна сформувати один чи кілька рахунків. Можна позначити деякі послуги, бронювання часу, товари та специфікації, щоб не відображати їх у проміжному рахунку; вони будуть враховані лише в кінцевому рахунку.
Товари, послуги, бронювання часу і специфікації можна зарезервувати в проектах, рахунках-фактурах, офертах, накладних, складах і т.ін. У програмі Verpura такі резервування відображено у відповідних вікнах огляду. Якщо рахунок-фактуру скасувати, відповідні товари буде знову зараховано на склад. Іноді виникає потреба в умовних резервуваннях — наприклад, коли в проекті присутня послуга, вартість якої неможливо обрахувати, бо вона запланована для кількох проектів та буде обрахована загалом. Резервування можна також здійснити за допомогою застосунку для Windows або застосунку Windows 8 Metro. В онлайн-версії Verpura є також секундомір для фіксування часу.
У вкладці «Послуги» можна зарезервувати послуги і т.ін. Послугу можна внести до оферти, рахунка-фактури, кредитної ноти, проекту тощо. Резервування часу — це послуга із зазначеним моментом початку та закінчення. У послузі можна вказати погодинну ставку оплати. Резервуючи час чи послугу, можна уточнити, що саме було зроблено. Послуга також може бути частиною комплексної оферти-специфікації.
За допомогою обліку часу у Verpura ви можете проводити особисті записи часу ваших працівників. Цим модулем ви регулюватимете ваші робочі години і знайдете його в пункті меню [ПРОЕКТИ] - [ОБЛІК ЧАСУ]. Щоб користуватись цією функцією, вам потрібен спеціальний доступ, котрий ви можете отримати від нас на запит.
Список справ використовують для розподілу завдань між контактними особами. Завдання поділяють на незавершені та виконані. Кожне завдання можна доручити окремій особі або всій компанії. У Verpura це визначають за допомогою дій. Кожна дія може бути завданням, зацікавленням, властивістю і т.ін. контактної особи. Можна виділити контактних осіб із певними ознаками, щоб поширити серед них інформацію, яка буде корисною саме їм. Кожне завдання має дату виконання; у бізнесі важливо робити все вчасно, а тому Ви можете дуже просто створити нагадування, наприклад, за шість місяців до терміну виконання.
Контакти — це компанії, організації, приватні особи тощо. Їх поділяють на зацікавлених осіб, клієнтів, постачальників, клієнтів та постачальників тощо. Для контактів можна зберігати багато інформації — наприклад, такі додаткові файли, як зображення. Багато інших даних з інших модулів Verpura стосуються контакту чи контактної особи і приписані до них. Одному контакту можна призначити багато контактних осіб. Контактними особами можуть бути, наприклад, співробітники компанії. Серед них можна виокремити основну контактну особу. При створенні групових розсилок або експорту даних для відправлення програма спершу зчитує дані контактної особи, а якщо вони недоступні, то підставляє дані контакту.
Контактні особи — центральна ланка в управлінні контактами. Кожна контактна особа приписана до певного контакту, але контакт може мати кількох контактних осіб. Для приватних осіб поняття контакту та контактної особи є рівнозначними. Для кожної контактної особи можна створити інформаційні поля про, наприклад, характеристики, інтереси, контактні дані (електронну пошту, телефон, факс, зустрічі і т.д.). Такі поля є довільними до наповнення, а їх кількість необмежена. Якщо для контактної особи не вказати жодних контактних даних, то при груповій розсилці чи при експорті інформація буде автоматично взята з відповідного контакту. Взаємодія з Facebook, Xing і LinkedIn у процесі розроблення.
Список справ може бути використаний для призначення завдань. Завдання відразу призначаються контактній особі. Вони можуть бути відкритими або виконаними. Завдання може бути призначене окремій людині або всій компанії. Це реалізується через дії в Verpura. Отож дія може бути завданням, вимогою, властивістю і т.д. контактної особи. Ви можете відфільтрувати контактних осіб по завданнях, щоб наприклад поширювати лише корисну інформацію для цільової групи осіб. Завдання також має дату - у бізнесі дуже важливо підтримувати контакти - у такому випадку дуже просто створити нагадування, наприклад, за шість місяців.
Розсилка новин, або групова розсилка — це модуль, за допомогою якого Ви легко відправлятимете персоналізовані і відформатовані листи певним групам осіб. Ці групи можна формувати за допомогою фільтрів за типом контактів (клієнти, зацікавлені, постачальники, працівники і т.д.), за територією (країни, поштові індекси), а також певними ознаками (інтереси, останній контакт і т.д.). Можна спостерігати за процесом відправлення, здійснюваним власним поштовим сервером Verpura. Потрібні дані також можна експортувати в CSV, XLS, XML і PDF формати для подальшого створення та відправлення персоналізованих повідомлень за допомогою інших програм. Під персоналізованим листом розуміємо лист із особистим зверненням, званням, ім'ям та прізвищем, що буде висланий якомога відповіднішій цільовій групі.
Журнал служить для реєстрації відряджень. Ведення такого журналу може бути потрібне для податкової звітності, для впорядкування поїздок за проектами тощо. Кожен запис містить дані про пункт призначення поїздки, її мету, відстань, день/час і т.ін. Існує також застосунок Fahrtenbuch для Symbian для зручного вводу цих даних. Відповідні застосунки для IOS і Android у стадії розробки. Один із наших партнерів може встановити автоматичні GPS-реєстратори на Ваші транспортні засоби. За вимогою чинного законодавства журнал повинен бути незмінним. Помилкові записи можна скасувати, але ці зміни завжди можна простежити.
Verpura надає можливість керувати особистими файлами та файлами компанії. Користувачі можуть зберігати файли у створених папках. Verpura автоматично створює папки для зберігання системних даних, напр. рахунків-фактур, угод, накладних тощо. Для кожного проекту, кожного товару, кожного контакту і т. д. створюється папка, де будуть зберігатися відповідні файли. Доступ до файлів можна здійснювати за допомогою відповідних модулів (управління проектами, управління товарами, управління контактами і т. д.) або через окремий модуль управління файлами. Також повне управління файлами можна здійснювати за допомогою файлового провідника Вашої операційної системи та програми WebDAV. Усі дані Verpura захищені автоматичним щоденним резервним копіюванням. Модель доступу "Start-Up", призначена для компанії з одним акціонером, містить лише модуль управління файлами всієї компанії.
Функція експорту даних виділяє для Вас архівну папку для резервних завантажень, яка міститиме усі файли з управління даними, а також з бази даних. Звичайно, Ви можете також самостійно завантажити окремі файли. За додаткову оплату ми надішлемо Вам усі Ваші дані на CD, DVD або BD. На бажання можна також здійснювати резервне копіювання даних, за якого усі Ваші дані раз на день будуть збережені на Вашому пристрої. Для цього нам потрібен FTP або SFTP доступ до носія, на якому потрібно зберегти інформацію. Ми можемо копіювати всі дані або лише вибрані дані (це залежить від обсягу вільної пам'яті на пристрої). Крім того, резервне копіювання також можна здійснювати за допомогою функції синхронізації «rsync», за якої на Ваші носії щоденно буде перезаписано лише змінені файли.
Доступ до даних, особистих файлів чи файлів усієї компанії може бути спільним. Для надання доступу потрібно вказати ім’я особи, якій надають доступ, адресу електронної пошти, а за бажанням - кінцеву дату та супровідне повідомлення. Система, створить лист із посиланням на файл, та розішле його на вказані адреси. Перейшовши за вказаним посиланням, адресат зможе відкрити відповідний файл в браузері, або завантажити його на пристрій. Це залежить від типу файлу і програмного обладнання пристрою. Створені у Verpura файли можна дозволити редагувати. Доступ здійснюється завжди на останню версію файлу, тож якщо зміни відбулися після надання доступу, зґенероване посилання залишиться чинним. Безпосередньо у вікні огляду наданий доступ до файлів можна відкликати. Якщо доступ надано до каталогу, то він буде спершу запакований в ZIP-архів.
Систему Verpura можна налаштувати відповідно до потреб Вашої компанії. Для цього передбачено багато різних можливостей. Налаштування можна здійснити як для всієї компанії, так і для окремих користувачів Verpura. Ви також можете допасувати шаблони всіх документів, створюваних програмою Verpura. Ми постійно розширюємо можливості налаштування; якщо Вам бракує тієї чи іншої функції налаштування, то просто зв’яжіться з нами. Пакет Verpura Преміум ми зможемо змінити спеціально до особливих потреб Вашої компанії та пристосувати її до роботи з необхідними для Вас програмами. Ми радо надамо Вам усю необхідну консультацію.
Касова книга допомагає керувати грошовими потоками в касі. За її допомогою можна записувати всі надходження і витрати. Також можна ґенерувати щоденні звіти, які дозволяють легко контролювати залишок коштів. Окрім того, можна проаналізувати виявлені нестачі або надлишки. Касова книга пов’язана з іншими модулями Verpura. Наприклад, якщо Ви здійснюєте готівкову оплату рахунку, то запис про це з’явиться у касовій книзі. Касова книга повинна бути незмінною, щоб відповідати чиним вимогам. Неправильні записи можна скасувати, але такі зміни завжди можна відстежити.
Deutsch
English
Albanian
Español
