Waren

 

Unter dem Hauptmenüpunkt [WAREN] können Sie auf die Warenverwaltung von Verpura zugreifen. Diese bietet Ihnen die Möglichkeit Ihre Lagerorte sowie Ihren Warenstamm zu verwalten, verschiedene zusammengehörende Waren zu Stücklisten zusammenzufassen, Waren bei Lieferanten zu bestellen, Lieferscheine und Kundenbestellungen zu verwalten sowie sich einen Überblick über Ihre derzeitigen Warenbuchungen zu verschaffen.

 

Lagerorte

 

Bevor Sie in Verpura Waren anlegen können, müssen Sie definieren wo Ihre Waren untergebracht werden, dies kann beispielsweise direkt an Ihrem Unternehmensstandort, in verschiedenen Filialen oder auch in einer externen Lagerhalle sein.

Unter [WAREN] – [LAGERORTE] finden Sie zunächst eine Übersicht aller Ihrer bereits angelegten Lagerorte – Die dort angezeigte Übersichtstabelle können Sie wie die meisten Tabellen in Verpura ganz einfach per Mausklick auf die Spaltenüberschrift sortieren oder mit dem darüber angezeigten Suchfeld nach einem bestimmten Lagerort durchsuchen.

Zu Beginn ist diese Übersichtstabelle leer, sie können mit einem Klick auf den Button „Lagerort anlegen“ im oberen Bereich der Seite ganz einfach einen neuen Lagerort anlegen. Das einzige Feld dass hier ausgefüllt werden muss ist der Name des Lagerorts, alternativ können Sie noch die genaue Adresse eingeben:

 

Abbildung: Maske zum Anlegen eines Lagerorts

 

Klicken Sie in der Übersichtstabelle unter [WAREN] – [LAGERORTE] auf einen einzelnen Eintrag, öffnet sich die Detailansicht dieses Lagerorts. In dieser Detailansicht können Sie den Namen bzw. die Anschrift des Lagerortes verändern, zusätzlich sehen Sie eine Übersicht aller in diesem Lagerort derzeit eingelagerten Waren, sowie den gesamten Einkaufs- und Verkaufswert aller Waren in diesem Lager:

 

Abbildung: Lagerort Detailansicht

 

Tipp: Die Art und Weise wie der Einkaufs- bzw. Verkaufslagerwert berechnet wird können Sie unter [START] – [EINSTELLUNGEN] im Reiter [Preis/Kosten-Strategien] einstellen. Genauere Information zu diesem Thema finden sie HIER.

 

Warenverwaltung

 

Entweder über den Hauptmenüpunkt [WAREN] oder über [WAREN] – [ÜBERSICHT] kommen sie zu einer Übersichtstabelle aller Ihrer in Verpura angelegten Waren. In dieser Tabelle finden Sie allerhand nützliche Informationen, neben diversen Warendetails werden Ihnen auch die verkaufte, verbuchte, bestellte, beauftragte und verfügbare Anzahl pro Ware angezeigt:

 

Abbildung: Warenübersicht

    - Verkaufte Waren: Anzahl der Waren, die bereits in Rechnung gestellt wurden

    - Verbuchte Waren: Anzahl der Waren, die bereits auf ein Projekt gebucht wurden

    - Bestellte Waren: Waren, die auf Lieferantenbestellungen gebucht wurden

    - Beauftragte Waren: Waren, die auf Kundenbestellungen eingetragen wurden

    - Verfügbare Waren: Anzahl der Waren im Lager, abzüglich beauftragter Waren, zuzüglich bestellter Waren.

Zusätzlich zum Suchfeld, haben Sie die Möglichkeit Ihre Waren ganz einfach nach verschiedensten Kriterien zu filtern, z.B. nach Lieferant, Lagerort, noch vorhandener Anzahl oder Seriennummer.

In dieser Übersicht haben Sie auch die Möglichkeit Waren zu löschen. Dies wirkt sich selbstverständlich nicht auf bereits verbuchte oder verrechnete Waren aus.

 

Waren anlegen

 

Zum Anlegen einer neuen Ware klicken Sie in der Warenübersicht links oben auf den Button „Ware anlegen“. Geben Sie in der sich öffnenden Maske zumindest eine Warenbezeichnung, die Verrechnungseinheit, den Verkaufspreis und den Steuersatz ein und wählen Sie aus ob diese Ware nur mit Seriennummer eingelagert oder verbucht werden darf. Optional können Sie noch eine Kurzbeschreibung, eine längere Beschreibung, die Kosten der Eigenproduktion dieser Ware, eventuell anfallende Sondersteuern, die firmenweite Meldemenge sowie eine Notiz zu dieser Ware definieren sowie den Barcode dieser Ware eingeben oder sich von Verpura einen neuen Barcode generieren lassen.

Mit einem Klick auf „Warendaten speichern“ schließen sie das Anlegen Ihrer neuen Ware ab.

 

Steuersätze

 

In Verpura sind die üblichen Steuersätze bereits für Sie vordefiniert, sollten Sie spezielle Steuersätze benötigen können Sie diese ganz einfach unter [START] – [STAMMDATEN] im Reiter Steuersätze bearbeiten:

Abbildung: Steuersätze

Mit einem Klick auf die Lupe rechts neben einem speziellen Steuersatz können Sie diesen Steuersatz bearbeiten. Mit dem Button „Neuer Steuersatz“ können Sie einen neuen Steuersatz anlegen.

 

Sondersteuern

 

Auf gewisse Produkte wie z.B. Bier, Wein oder Zwischenerzeugnisse wird eine fixe Sondersteuer eingehoben – Dies ist ein fixer Euro-Betrag pro Einheit, d.h. keine prozentuelle Steuer wie beispielsweise die Mehrwert- oder Umsatzsteuer.

Sie können eine Sondersteuer für Ihre Produkte mit den Feldern „Sondersteuerart“ und „Sondersteuerbetrag“ sowohl beim Anlegen als auch beim Bearbeiten einer Ware definieren. Beachten Sie bitte wie erwähnt, dass das Feld „Sondersteuerbetrag“ einen Euro-Wert bzw. einen Wert in der von Ihnen verwendeten Währung enthalten muss.

 

Warendetails

 

Wenn Sie in der Warenübersicht ([WAREN] – [ÜBERSICHT]) auf einen Eintrag in der Übersichtstabelle klicken kommen Sie zur Detailansicht der ausgewählten Ware. In dieser Detailansicht könne Sie die beim Anlegen eingegeben Warendetails nach Ihren Wünschen verändern.

 

Beim Abspeichern Ihrer Änderungen haben Sie die Möglichkeit zwischen 2 verschiedenen Varianten zu wählen:

 

Bestehenden Eintrag bearbeiten: Die aktuell ausgewählte Ware wird verändert. Dies wirkt sich selbstverständlich nur auf neu verbuchte Waren dieses Typs aus, bestehende Warenbuchungen werden nicht verändert.

 

Einen neuen Wareneintrag erfassen: Die Daten der aktuellen Ware werden mit Ihren Änderungen kopiert, d.h. die Originalware bleibt vorhanden, die veränderte Ware wird zusätzlich zur existierenden eingefügt.

Abbildung: Ausschnitt der Warendetailansicht

 

Zusätzlich zu den bereits unter dem Punkt „Ware anlegen“ beschriebenen Feldern, bietet Ihnen die Warendetailansicht folgende zusätzliche Möglichkeiten:

 

Staffelpreise definieren

 

Öfter wird es vorkommen, dass Sie große Mengen einer Ware gestaffelt zu einem günstigeren Preis verkaufen als kleine Mengen derselben Ware. Dies können Sie ganz einfach mit Hilfe unserer Staffelpreise definieren.

 

Ein fiktives Beispiel:

Ihre Firma verkauft Papier um 0,05 € pro Blatt. Bei einer Abnahmen von mehr als 1000 Stück sinkt der Verkaufspreis auf 0,045 € pro Blatt, kauft Ihr Kunde mehr als 2000 Stück kostet Ihn das nur mehr 0,04 € pro Blatt.

 

Sie können diese Verhalten ganz einfach in Verpura definieren, indem Sie als „normalen“ Verkaufspreis der Ware „Papier“ 0,05 € eingeben. In der Warendetailansicht definieren Sie dann zwei Staffelpreise (Reiter „Staffelpreise“ – „Hinzufügen), einen mit Staffelanfang 1000 Stück und einem Einzelpreis von 0,045 € und einen mit Staffelanfang 2000 Stück und einem Einzelpreis von 0,04 € und schon können Sie mit Ihren gestaffelten Preisen in Verpura arbeiten.

 

Lieferanten hinzufügen

 

Nur die wenigsten Unternehmen stellen alle Ihre Waren selbst her, oft werden Produkte von Lieferanten zu- und dann weiterverkauft. Unter dem Reiter „Lieferanten“ können Sie einen oder mehrere Lieferanten sowie deren Einkaufspreise für dieses Produkt definieren.

 

Für nähere Informationen zum Anlegen von Lieferanten in Verpura klicken Sie bitte HIER.

 

Kategorien

 

Sie können Ihre Waren beliebig vielen Warenkategorien zuordnen. Sie können neue Kategorien anlegen bzw. Ihre existierenden Kategorien verwalten indem Sie unter [WAREN] – [ÜBERSICHT] auf den Button „Warenkategorien“ klicken.

 

Abbildung: Warenkategorien

 

In der Warendetailansicht können Sie dann mit dem Button „Kategorie hinzufügen“ die aktuelle Ware einer oder auch mehreren Kategorien zuordnen.

Beispielsweise könnte ein Unternehmen, das Fahrräder verkauft, die Kategorien „Mountainbike“, „Rennrad“, „Kinderrad“, „Stadtrad“ oder „E-Bike“ haben. Ein Stadtrad, das über einen Elektroantrieb verfügt, könnte demnach den Kategorien „Stadtrad“ und „E-Bike“ zugeordnet werden.

 

Waren ein- oder auslagern

 

Im Reiter „Lagerstände hinzufügen oder verändern“ können Sie manuell Waren ein- oder auslagern. Geben Sie dazu die Menge ein die Sie einlagern wollen und wählen Sie den betreffenden Lagerort, sowie den Lieferanten aus. Optional können Sie auch die Meldemenge, d.h. die Untergrenze der eingelagerten Waren, ab der Verpura Sie über einen niedrigen Lagerstand benachrichtigen soll, dieses Lagerorts verändern.

 

Verpura verwaltet Lagerstände grundsätzlich automatisch, d.h. verbuchen Sie eine Ware auf ein Projekt o.ä. wird der Lagerstand dieser Ware automatisch um die verbuchte Anzahl verringert. Sollten Sie dies nicht wünschen können Sie uns mit einer kurzen E-Mail an Diese E-Mail-Adresse ist gegen Spambots geschützt! JavaScript muss aktiviert werden, damit sie angezeigt werden kann. Bescheid geben und wir deaktivieren dieses Verhalten umgehend für Ihren Zugang.

 

Lagerstände

Das folgende Diagramm beschreibt wann und an welchen Stellen in Verpura sich Warenbestände verändern. In Verpura kann der Lagerstand pro Lagerort getrennt betrachtet werden. Daher befindet sich hier im Diagramm der Lagerort als zentrale Stelle weil pro Ware und Lagerort erfasst wird. Gibt es keine unterschiedlichen Lagerorte kann man das einfach mit einem „Standardlager“ abbilden.

 

 

 

 

1. Waren werden ausgelagert wenn Sie aus einem Angebot ein Projekt generieren und die entsprechende Ware in der Liste auswählen:

Der Lagerstand Ihrer Waren wird ebenfalls reduziert wenn Sie eine Rechnung aus einem Angebot erstellen. Stornieren Sie die Rechnung wieder werden alle Waren dieser Rechnung wieder ins Lager zurückgebucht.

Waren werden ebenfalls aus dem virtuellen Lagerort ausgelagert, wenn Sie eine Ware auf ein Projekt verbuchen:

Stornieren Sie die Projekt-Rechnung wieder werden alle Waren dieser Rechnung wieder ins Lager zurückgebucht.

Lieferantenbestellungen können dazu benutzt werden um Waren von Lieferanten zu bestellen und diese automatisch in die Verpura Warenverwaltung einzufügen. Die Waren einer Lieferantenbestellung werden eingelagert wenn Sie den Status der Lieferantenbestellung auf „beendet“ setzen.

Waren werden ausgelagert wenn Sie den Status eine Kundenbestellung auf „versendet/abgeschlossen“ setzen.

In der Warenverwaltung können Sie Lagerstände im Reiter „Lagerstände hinzufügen oder verändern“ anpassen:

 

Um Waren hinzufügen geben Sie im Feld „Menge“ eine positive Zahl an, sollten Sie Waren aus Ihrem Lagerort entfernen wollen geben Sie bitte eine negative Zahl ein.

Wenn Sie Waren per Barverkauf oder Kundenrechnung verrechnen, werden diese aus dem virtuellen Lagerort ausgelagert. Stornieren Sie die Rechnung wieder werden alle Waren dieser Rechnung wieder ins Lager zurückgebucht.

Die Waren auf einem Lieferschein werden aus der Verpura Warenverwaltung entfernt, sobald Sie den Status des Lieferscheins auf „ausgeliefert“ setzen.

 

Dateien hinzufügen

 

Zu jeder Ware können Sie in Verpura beliebig viele Dateien ablegen, die dann in Ihrer Firmenweiten Dateiverwaltung abgelegt werden. So können Sie Broschüren, Angebote, Bedienungsanleitungen etc. ganz einfach direkt bei Ihrer Ware speichern und haben immer und von überall Zugriff auf diese Dateien.
Sie können auf diese Dateien auch über die Firmenweite Dateiverwaltung zugreifen. Sie finden die Dateien zu einem bestimmten Produkt indem Sie in der Firmenweiten Dateiverwaltung auf den Ordner Produkte wechseln und dort den Ordner auswählen, der auch im Dateibrowser der Produktdetailansicht als Verzeichnis angegeben ist.

 

Barcodes

 

Verpura erlaubt Ihnen entweder die bereits existierenden Barcodes Ihrer Waren zu verwenden oder erlaubt Ihnen automatisch neue Barcodes generieren zu lassen.

 

Unter [START] – [EINSTELLUNGEN] können Sie im Reiter „Barcode-Erstellung“ Ihre Einstellungen für die Barcode-Generierung einstellen. Geben Sie hier die gewünschte Länge, die Bildhöhe, sowie den Typ an.

 

Möchten Sie die existierenden Barcodes Ihrer Produkte verwenden, geben Sie diesen einfach direkt beim Anlegen einer Ware in das Feld „Barcode“, oder im Nachhinein in der Warendetailansicht ein. Wenn Verpura automatisch einen Barcode für Sie generieren soll, lassen sie das Feld „Barcode“ frei und setzen darunter einen Haken bei „Barcode generieren“.

 

In der Warendetailansicht können Sie mit einem Klick auf den Button „Barcode drucken“ bzw. „Barcode mit Bezeichnung und Verkaufspreis drucken“ z.B. mit Hilfe eines Etikettendruckers Ihre Barcodes ausdrucken.

Abbildung: Barcode ohne bzw. mit Warenbezeichnung und Verkaufspreis

 

Diese Barcodes können Sie dann beim Verbuchen von Waren auf Projekte oder Angebote, bei Barverkäufen (LINK), Stammkundenrechnungen (LINK), usw. verwenden, um mit Hilfe eines Barcodelesers ganz einfach die entsprechende Ware zu finden. Klicken Sie dazu einfach ins Suchfeld der entsprechenden Tabelle und scannen Sie den Barcode der Ware ein.

 

Stücklisten

 

Unter [WAREN] – [STÜCKLISTEN] können Sie Waren, die Ihr Unternehmen oft als Set verkauft ganz einfach gruppieren und dann bequem gemeinsam verrechnen. Bietet Ihre Firma beispielsweise Computer-Komplettlösungen an, so ist es meist so, dass die Produkte einer Komplettlösung auch einzeln erhältlich sind. Angenommen sie haben die Waren „Computer A“, „Monitor B“ und „Drucker C“ und möchten jetzt Ihren Kunden eine Komplettlösung anbieten, die genau diese drei Posten enthält, so ist die Stücklistenfunktion von Verpura die perfekte Lösung für diese Situation.

Mit einem Klick auf Stückliste anlegen können Sie einen Namen sowie eine kurze Notiz eingeben. Fügen Sie anschließend Ihrer neuen Stückliste die Waren „Computer A", „Monitor B" und „Drucker C" hinzu, und schon können Sie ihre neue Komplettlösung ganz einfach gesammelt verbuchen.

Sie können Stücklisten aber auch verwenden um Waren und Leistungen in ein Paket zusammenzufassen. Möchten Sie beispielsweise eine Stückliste für das „Pickerl“ oder die TÜV-Plakette beim Auto erstellen, könnten Sie pauschal die immer benötigten Waren und Leistungen (z.B. Mechanikerstunden) in eine Stückliste zusammenfassen. Zusätzlich benötigte Waren bzw. Leistungen können Sie neben dieser Stückliste dann nach Bedarf extra verbuchen.

 

Sie können zu einer Stückliste auch wiederum eine ganze Stückliste hinzufügen – Damit erlaubt Verpura Ihnen Ihre Waren und Leistungen beliebig zu gruppieren um Ihnen die Arbeit möglichst einfach zu machen.

 

Ändern Sie eine Stückliste, wirkt sich dies - genauso wie bei Waren und Leistungen - nicht auf bereits verbuchte Stücklisten aus um etwaige ungewollte Fehlbuchungen zu vermeiden.

 

Meldemengen

 

Verpura bietet Ihnen die Möglichkeit automatisch Warnungen über Waren, die gesamt oder an einem gewissen Lagerort eine definierte Meldemenge unterschreiten, per E-Mail an Sie zu versenden.

Unter [START] – [EINSTELLUNGEN] können Sie im Reiter „Warenmengen-Warnungen Einstellungen“ die E-Mailadresse definieren, an die diese Warnungen geschickt werden.

 

Die globale Meldemenge für eine bestimmte Ware können Sie direkt in den Warendetails mit Hilfe des Feldes „Meldemenge firmenweit“ definieren. Unterschreitet der Gesamtbestand dieser Ware in ALLEN ihren Lagerorten diesen Wert, wird eine Warnemail an die angegebene Adresse geschickt.

 

Die Meldemenge pro Lagerort können Sie direkt beim Ein- oder Auslagern von Waren im Reiter „Lagerstände hinzufügen oder verändern“ festlegen. Füllen Sie dazu einfach das Feld „Meldemenge von Lagerort“ aus. Unterschreitet der Warenbestand an diesem Lagerort die definierte Menge, bekommen Sie wieder automatisch eine E-Mail an die von Ihnen unter [START] – [EINSTELLUNGEN] angegebene E-Mailadresse.

 

Zusätzlich können Sie auf der Startseite ([START] – [STARTSEITE]) alle momentan aktuellen Warenmengen Warnungen im gleichnamigen Reiter einsehen:

Abbildung: Generelle- und Lagerort-Warenmengenwarnungen

 

Lieferantenbestellungen

 

Mit Hilfe unseres Lieferantenbestellungsmoduls können Sie ganz einfach Bestellungen von Waren von Ihren Lieferanten generieren. Lesen Sie mehr…

 

Lieferscheine

 

Verpura generiert vollautomatisch Lieferscheine für Ihre Warenlieferungen. Lesen Sie mehr…

 

Warenbuchungen

 

Mit einem Klick auf [WAREN] – [WARENBUCHUNGEN] erhalten Sie schnell und einfach eine Übersicht über Ihre zuletzt verbuchten Waren. Mit Hilfe unserer Filteroptionen können Sie diese ganz einfach auf einen bestimmten Zeitraum, ein Projekt oder den Verrechnungsstatus einschränken.

Abbildung: Warenbuchungen

 

Kundenbestellungen

 

Sie können mehr über unserer Kundenbestellungsmodul hier lesen.