Dateien

Der Menüpunkt [Dateien] beinhaltet eine Verpura-interne Dateiverwaltung.

In Verpura ist ein kompletter Online-Speicherplatz integriert. Der Benutzer kann hier Dateien ablegen und auf die von Verpura generierten Dateien zugreifen. Dies bietet Ihnen eine völlige Mobilität mit dem Umgang Ihrer Daten. Um Datenverluste vorzubeugen, werden diese Dateien automatisch täglich in der Nacht gesichert. Die einzelnen Verpura Zugänge enthalten Speicherplätze laut Preisliste. Optional ist jedoch auch mehr Speicher verfügbar – kontaktieren Sie uns dazu! Man kann mittel seiner Rechteverwaltung genau festlegen, wer auf welche Dateien zugreifen darf. Bei „Verpura Start Up“, welches für Ein-Mann-Unternehmen geeignet ist, gibt es nur einen Zugang und damit auch nur die firmenweite Dateiverwaltung. Bei „Verpura Business“ und „Verpura Premium“ gibt es zusätzlich noch eine Persönliche Dateiverwaltung. In der firmenweiten Dateiverwaltung kann der Zugriff auf Ordner eingeschränkt werden, sodass nur bestimmte Mitarbeiter z.B. auf die Rechnungen zugreifen können. Das stellt Ihnen das Verpura Team nach Ihren Wünschen ein. Darüber hinaus werden hier alle von Verpura generierten PDF- und XML Dateien wie z.B. Angebote, Bestellungen, Bestellbestätigungen, Gutschriften, Lieferscheine und Rechnungen abgelegt. Des Weiteren werden auch für Produkte, Projekte und Kunden automatisch Ordner erstellt, da man hier in den einzelnen Übersichten noch ergänzende Dateien hinaufladen kann. Zusätzlich kann man noch weitere Verzeichnisse anlegen und hier separat eigene Dateien oder Dokumente hinaufladen. Die persönliche Dateiverwaltung ist, wie der Name schon sagt, für persönliche Daten und Dokumente vorgesehen. Nur der angemeldete User kann diese Daten sehen und bearbeiten.

Abbildung: Übersicht aller Dateien

Jede Zeile der Dateiverwaltung repräsentiert ein Dokument oder einen Ordner. Für jede Zeile stehen einige Optionen zur Verfügung. Man kann Dateien z.B. freigeben (weitere Informationen zur Dateifreigabe, per Email versenden, löschen, in ein anderes Verzeichnis verschieben oder umbenennen. Mit einen speziellen Recht und auf Anfrage ist es auch möglich, PDF-Dokumente direkt an einen Druckservice zu senden. Preise variieren hier je nach Druckmenge. XML-Dokumente können mit der Bürgerkarte und der entsprechenden Bürgerkarte-Software direkt von Ihnen signiert werden. Damit unterscheiben Sie das Dokument elektronisch – das entspricht einer normalen Unterschrift, nur in elektronischer Form. Weitere Informationen dazu erhalten Sie bei uns auf Anfrage.

Abbildung: Dokument Signatur erstellen

Wenn Sie Ihren Office 365 Account mit Verpura verwenden, können Sie Word-, Excel- und Powerpoint-Dokumente auch über die von Office 365 bereitgestellten WebApps öffnen. Dies ermöglicht es Ihnen, Dokumente direkt im Browser einfach und schnell zu bearbeiten. Sie können die Dateien aber auch mit ihrem lokal installierten Office Programm öffnen. Da bei Office 365 ebenso ein Speicherplatz für Dokumente vorgesehen ist, können Sie unter [Start] - [Profil bearbeiten] in den „Office365 Einstellungen“ entscheiden, ob Ihre Dateien bei Microsoft (siehe Bild Verlinken) oder Verpura (siehe Bild Verschieben) abgelegt werden sollen.

Abbildung: Ablegen und Öffnen der Dateien

Beim „Uploaden“ von Dateien gibt es verschiedene Möglichkeiten:

Abbildung: verschiedene Upload-Möglichkeiten

Zum einen gibt es den gewöhnlichen Upload, bei dem immer nur eine Datei zur selben Zeit hinaufgeladen werden kann. Dies ist die einfachste Version, der Nachteil ist jedoch, dass immer nur eine Datei ausgewählt werden kann.

Hat der Benutzer einmal mehrere Daten zum Hinaufladen, eignet sich der Multi-Upload, welcher mit Java funktioniert. Durch einfaches „Drag & Drop“, also „Ziehen“ der Dateien, können hier mehrere Dokumente gleichzeitig hinaufgeladen werden. Voraussetzung dafür ist jedoch, dass Java auf Ihrem Endgerät installiert ist (Anleitung zum Installieren von Java).

Abbildung: Multi-Upload

Nach dem selben Prinzip funktioniert auch der Flash-Multi-Upload. Vorausgesetzt auf dem Endgerät des Benutzers ist der Adobe Flash Playerinstalliert, können hier mehrere Dateien ausgewählt und gleichzeitig hinaufgeladen werden. Einfach unter [Browse...] die hinaufzuladenden Dateien auswählen und anschließend auf [Upload] klicken. Wenn der Upload vervollständigt ist, wird eine Meldung über den Erfolg des Hinaufladens angezeigt.

Abbildung: Flash-Mulit-Upload

WebDAV

Die kompletten Dateiverwaltungen können aber auch mittels WEBDAV z.B. in Windows in den Windows-Explorer (aber auch in Apple und Linux möglich) integriert werden. Z.B. als X-Laufwerk für die persönliche Dateiverwaltung und Y-Laufwerk für die firmenweite Dateiverwaltung. Hier nun eine kurze Anleitung (für Windows), wie man ein Netzwerklaufwerk via WebDAV (Web-based Distributed Authoring and Versioning) erstellen kann: (falls Sie noch weitere Hilfe benötigen, kontaktieren Sie uns!)

• 1. Zu Verpura Server verbinden
• 1.1 Öffnen Sie das Start-Menü und klicken auf Computer
• 1.2 Klicken Sie in der Symbolleiste auf "Netzwerklaufwerk verbinden"

• 1.3 Wählen Sie einen beliebigen Laufwerksbuchstaben aus, welcher dann dem hinzugefügten Netzwerklaufwerk zugeordnet wird

• 1.4 Geben Sie die URL ein, die Sie hinzufügen möchten

Wenn Sie sich zum Firmenweiten-, bzw. Client Dateispeicher, verbinden wollen, verwenden Sie die URL: https://erp.verpura.eu/client

Andererseits, wenn Sie Dokumente Ihres Benutzer Dateispeichers sehen wollen, verwenden Sie die URL: https://erp.verpura.eu/user

 

• 1.5 Wenn Sie das neue Netzwerklaufwerk immer in der Computer Ansicht haben wollen, müssen Sie das Kontrollkästchen "Verbindung bei Anmeldung wiederherstellen" anklicken

HINWEIS: Wenn Sie das Kästchen "Verbindung bei Anmeldung wiederherstellen" nicht anklicken, wird die Verbindung zum Netzwerklaufwerk automatisch getrennt, wenn Sie sich abmelden oder den Computer neu starten.

• 1.6 Klicken Sie auf die "Fertig stellen" Schaltfläche
• 1.7 Anschließend werden Sie nach Ihrem Benutzernamen und Passwort, mit dem Sie sich auch in Verpura anmelden können, gefragt. Wenn Sie bei jedem Aufruf des Netzwerklaufwerks automatisch angemeldet werden wollen, klicken Sie das Kästchen "Anmeldedaten speichern" an

• 1.8 Wenn Sie die Eingaben bestätigen, haben Sie nun das hinzugefügte Netzwerklaufwerk von Verpura in Ihrer Computer Ansicht

• 2. Entfernen eines Netzwerklaufwerks

Dieser Vorgang wird die Verbindung zum Netzwerklaufwerk trennen, die beinhalteten Dateien und Dokumente werden dabei nicht gelöscht!

 

• 2.1 Öffnen Sie das Start-Menü und klicken auf Computer
• 2.2 Rechtsklicken Sie auf das zu entfernende Netzwerklaufwerk und wählen "Trennen"

• 2.3 Die Verbindung zum Netzwerklaufwerk ist jetzt getrennt und wird nicht länger in der Computer Ansicht angezeigt

WebDAV mit Cyberduck

Für den Fall, dass Sie eine Anwendung verwenden möchten, anstelle eines Netzwerklaufwerks, können Sie den Cyberduck Client verwenden. Cyberduck hat eine einfache Benutzeroberfläche und kann sich mittels FTP (File Transfer Protocol), SFTP (SSH Secure FileTransfer), WebDAV (Web-based Distributed Authoring and Versioning), Amazon S3, Google Cloud Storage, Windows Azure, Rackspace Cloud Files und Google Drive verbinden. Hier eine Schritt-für-Schritt Anleitung, wie Sie Cyberduck installieren und sich zum WebDAV Server von Verpura mit HTTPS verbinden können:

• 1. Laden Sie Cyberduch von http://cyberduck.ch/ herunter und installieren die Anwendung
• 2. Öffnen Sie Cyberduck und klicken in der Anwendung auf die "Neue Verbindung" Schaltfläche
• 3. Als Typ der Verbindung wählen Sie WebDAV (HTTP/SSL) aus

• 4. Geben Sie die Einstellungen wie im Bild unterhalb ein. Für Benutzername und Passwort verwenden Sie die Zugangsdaten, welche Sie verwenden um sich bei Verpura anzumelden.

Wenn Sie sich zur Firmenweiten Dateiverwaltung verbinden möchten geben Sie beim Pfad /client ein, für die Persönliche Dateiverwaltung verwenden Sie /user.

• Wenn Sie verbunden sind, können Sie das Netzwerklaufwerk, wie ein lokales Laufwerk verwenden und Dateien schreiben oder lesen. Cyberduck stellt hier eine Benutzeroberfläche für einen einfachen Dateimanager zur Verfügung.

• Für den Fall, dass Sie Ihre persönlichen Daten aus der Privaten Dateiverwaltung von Verpura sehen möchten, verwenden Sie als Pfad /user.

• Wenn Sie einmal verbunden sind, können Sie Ihre Dateien von Verpura verwalten und managen. Die meist verwendeten Funktionen die ausgeführt werden sind: erstellen, öffnen, bearbeiten, herunterladen, hinaufladen, umbenennen, verschieben, kopieren, löschen, suchen/finden, synchronisieren. Dateien werden in einer Hierarchie angezeigt. Das Interface verfügt ebenfalls über die Vor- und Zurück-Navigationsschaltflächen. Wenn Sie Zweifel oder Probleme mit der Anwendung von Cyberduck haben, können Sie folgenden Link besuchen, welcher hilfreiche Informationen anbietet: Cyberduk Wiki.

WebDAV mit Mac OS

• 1. Wählen Sie im Finder im Menü „Gehe zu“ die Option „Mit Server verbinden“

• 2. geben Sie die Adresse des Servers in das Feld „Serveradresse“ ein und klicken Sie auf „Verbinden“.
• • Wenn Sie sich zum Firmenweiten-, bzw. Client Dateispeicher, verbinden wollen, verwenden Sie die Adresse: https://erp.verpura.eu/client
• • Andererseits, wenn Sie Dokumente Ihres Benutzer Dateispeichers sehen wollen, verwenden Sie die Adresse: https://erp.verpura.eu/user

HINWEIS: Sie können auch neben der Adresse das ‚+‘ Icon klicken um die Adresse zu speichern. Dann brauchen Sie beim nächsten Mal die Adresse nicht mehr eingeben sondern können die gespeicherte Adresse auswählen. Klicken Sie auf „Verbinden“.

• 3. Anschließend werden Sie nach Ihrem Benutzernamen und Passwort, mit dem Sie sich auch in Verpura anmelden können, gefragt.

Wenn das Passwort gespeichert werden wollen, klicken Sie das Kästchen "Kennwort im Schlüsselbund sichern" an

• 4. Wenn Sie die Eingaben bestätigen, haben Sie nun das hinzugefügte Netzwerklaufwerk von Verpura (client oder user) in Ihrer Computer Ansicht sichtbar.

WebDAV mit dem Browser

Das WebDAV Verzeichnis kann auch über einen Webbrowser Ihrer Wahl erreicht werden.

• 1. Öffnen des Browsers

Wenn Sie die Firmenweite Dateiverwaltung erreichen möchten, geben Sie folgende Adresse ein: https://erp.verpura.eu/client.

• 2. Anschließend müssen Sie Ihre Verpura Zugangsdaten eingeben

• 3. Nach einer erfolgreichen Anmeldung kann das Verzeichnis mit den angezeigten Links durchsucht werden. Dokumente können mit den Standard-Browserfunktionen heruntergeladen oder geöffnet werden.

Falls Sie sich zu Ihrer Persönlichen Dateiverwaltung verbinden möchten, müssen Sie die URL https:/erp.verpura.eu/user im Browser verwenden und ebenfalls die Zugangsdaten eingeben. Wenn Sie angemeldet sind, sehen Sie Ihre Dokumente ähnlich wie bei der Firmenweiten Dateiverwaltung.

Mehr Informationen zu WEBDAV finden Sie hier.