Preferencias

En el menú [INICIO] puede ajustar la configuración de Verpura. Hay 4 elementos de menú para hacer eso:

  • [INICIO] ‑ [DATOS MAESTROS]:  aquí puede ingresar los datos de su empresa.
  • [INICIO] ‑ [EDITAR PERFIL]:  aquí puede editar sus datos de usuario.
  • [INICIO] ‑ [PROPIEDADES]:  aquí puede ajustar las preferencias de su cuenta Verpura. Este elemento de menú se puede ocultar para algunos usuarios si es necesario.
  • [INICIO] ‑ [ADMINISTRADOR]:  puede administrar usuarios y derechos con este menú. Si no desea tener este elemento del menú, comuníquese con nosotros.

Estas preferencias se ajustan continuamente, si le faltan algunas propiedades solo contáctenos. Verpura Premium se puede personalizar y ajustar a las necesidades de su empresa y también se puede ajustar para trabajar con sus programas existentes.

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Figura: Su configuración de Verpura

En Verpura, las facturas se pueden enviar por correo electrónico a sus clientes. Puede ajustar estos correos electrónicos en "Preferencias de correo electrónico".

Para usar todo el tamaño de su pantalla, puede ajustar el menú Verpura para que solo se muestre cuando haga clic en el pequeño logotipo de Verpura en la parte superior. Cuando activa esta función, debe actualizar la página una vez más para habilitarla.

Condiciones de pago

Tiene diferentes posibilidades para administrar las condiciones de pago como la fecha de vencimiento de facturas, descuentos o bonificaciones.

Propiedades

Las condiciones de pago más generales se pueden gestionar en el menú [General] - [Propiedades] en el campo "Modalidades de pago":

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Contactos

Además, puede fijar condiciones de pago especiales para cada contacto. Para hacer esto, abra el cuadro "condiciones de pago" en el menú [Contactos] - [Resumen].

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En este cuadro de diapositiva también puede fijar que este contacto obtenga un descuento en una categoría de producto específica.

Verpura ajusta las condiciones de pago que fija en las propiedades como condiciones de pago predeterminadas para nuevos contactos.

Ofertas

Tiene la posibilidad de fijar el descuento sobre la suma total de una oferta en la parte inferior de la página en el campo "sumas":

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Además, puede fijar un descuento para cada línea de oferta:

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No olvide guardar sus cambios con el botón Guardar en el lado derecho.

Proyectos

Puede ajustar las condiciones de pago para cada proyecto. Haga clic en un proyecto en el menú [Proyectos] - [Resumen] e introdúzcalos en el campo "Condiciones de pago":

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Verpura toma las condiciones de pago que establezca para el contacto como condiciones de pago predeterminadas para nuevos proyectos. Estas condiciones de pago se aplican a la suma total de todas las facturas creadas para este proyecto.

Reservas de proyectos

Además, tiene la posibilidad de fijar un descuento por cada producto o servicio reservado en este proyecto.

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Tiene la posibilidad de ingresar un descuento fijo o un descuento en porcentaje. No olvide guardar sus cambios con el botón Guardar en el lado derecho.

Facturas

Cuando crea una factura (enlace), tiene la posibilidad de ajustar en última instancia las condiciones de pago. Puede hacer esto en el conjunto de campos "limitaciones":

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Las condiciones de pago predeterminadas se toman de la configuración del proyecto cuando crea una factura desde un proyecto, de la configuración de contacto cuando crea una factura de cliente y de las propiedades cuando crea una factura para una venta en efectivo.

 

En el bloque Financiero en línea puede ingresar sus credenciales para acceder a los servicios en línea de la oficina fiscal. Actualmente, esta función solo está disponible para la oficina fiscal de Austria.

Cuando ingresa un nuevo producto en Verpura, tiene la posibilidad de generar un nuevo código de barras para el nuevo producto. En las preferencias tiene la posibilidad de elegir la forma en que se generan estos códigos de barras. Las formas más comunes son el EAN (el Número de artículo europeo) o el UPC (el Código Universal de Producto).

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Figura: Diferentes formas de generar códigos de barras

En el cuadro "Configuración de reclamación" hay un botón que le dirige a una página donde puede ajustar la configuración de reclamación: un período de gracia general (Respiro-Frist), el límite de cantidad y los cargos por reclamación, así como un texto para cada nivel de reclamación. En el texto de reclamación hay algunas variables que se pueden utilizar para personalizar su reclamación. Por ejemplo, podría "Estimado {NOMBRE_DESTINATARIO}!". La variable "{NOMBRE_DESTINATARIO}" será reemplazada por el nombre del destinatario en la reclamación posterior. Para cada nivel de reclamación, puede fijar los gastos de reclamación independiente y una fecha de vencimiento.

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Figura: Configuración de reclamación

Además, hay un cuadro "Hoja de estilo HTML de email masivo (massmail)". Verpura puede enviar correos personalizados a los grupos de destinatarios definidos por Usted. Puede hacerlo en el menú [CONTACTOS] - [MASSMAIL]. Este módulo solo está disponible en las ediciones Verpura Business y Premium. Esta hoja de estilo contiene HTML puro. Si su conocimiento de IT no es suficiente para ajustar esta hoja de estilo a sus necesidades, estaremos encantados de ayudarle. También en esta hoja de estilo hay marcadores de posición que no deben modificarse para que funcionen correctamente después, pero si hay alguna información que no desea que se indique en el correo, puede eliminarla. El contenido de su correo masivo se insertará entre las dos hojas de estilo.

En el siguiente cuadro, encontrará campos para fijar la evaluación predeterminada de kilómetros y el impuesto correspondiente. De forma predeterminada, este campo está rellenado con los valores definidos por la ley austriaca, pero puede cambiar los valores en cualquier momento.

Si desea que se le notifique por correo electrónico si la cantidad de un producto es inferior a una cantidad definida, puede indicar la dirección de correo electrónico que estos mensajes de aviso deben enviarse en el siguiente cuadro. Si no desea recibir notificaciones por correo electrónico, deje el campo en blanco.

En el cuadro "Estrategias de precio/costo", puede fijar qué precio y costo sugiere Verpura al reservar un producto. Los productos de sus almacenes pueden tener precios de compra y de venta al público cambiantes. Aquí puede fijar de qué manera se deben calcular estas cosas. Esto también puede influir en el cálculo posterior de los proyectos.

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Figura: Precio/costo - estrategias

Además, el intervalo de tiempo para las reservas de tiempo se puede cambiar entre 1 y 60 minutos. Dependiendo de su acuerdo con sus clientes, las reservas de tiempo se pueden calcular exactamente o redondear a un intervalo definido.

Además, puede fijar un texto publicitario para sus documentos PDF. Podría ser una promoción o el anuncio de un evento, etc.

Otra característica es la carga del logotipo. Puede personalizar sus documentos PDF generados con este logotipo, pero también es posible ajustar completamente sus documentos PDF al diseño de su empresa corporativa.

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Figura: Carga de logotipo

En el siguiente cuadro puede cerrar el ejercicio social actual. Cuando confirme que realmente desea cerrar el ejercicio social actual, ya no podrá realizar ninguna reserva en el ejercicio social anterior. Si cerró el ejercicio social anterior por error, comuníquese con nosotros.

Tenga en cuenta que las nuevas reservas solo se pueden realizar a partir de la fecha de inicio del nuevo ejercicio social, por lo que el nuevo ejercicio social debe comenzar sin interrupciones. Además, puede fijar los valores iniciales de la numeración de sus facturas, ofertas, etc.

Si Usted es el administrador de su cliente y tiene el derecho de administrador, tendrá en esta vista la posibilidad de fijar la configuración de país y moneda para su cuenta. Como muestra la siguiente imagen, todos sus tipos de impuestos hechos por Usted y las categorías contables, también se cambiará el símbolo de la moneda. Antes de guardar la configuración, verá un mensaje si realmente desea hacer esto.

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Figura: Cambiar la configuración de moneda y país

En el siguiente cuadro puede ajustar sus modelos PDF:

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Figura: Modelos de edición estándar

Sugerencia: Para ajustar sus documentos a su diseño corporativo, puede cargar el logotipo de su empresa en las preferencias. Si desea personalizar aún más sus documentos PDF, comuníquese con nosotros.

También puede configurar sus documentos Usted mismo. Para ello vaya al menú [INICIO] - [AJUSTES] y haga clic en el botón en el bloque [Editar patrones predeterminados] para abrir la administración de plantillas de documentos:

Aquí encontrará plantillas para todos los archivos PDF generados por Verpura. Puede acceder a la plantilla estándar de Verpura y a la plantilla utilizada actualmente. La carta se puede configurar y probar aquí.

Verpura genera documentos PDF realizando una transformación XSL. El diseño se define mediante los denominados Objetos de formato (FO). Encontrará más información aquí. A grandes rasgos, Verpura genera el documento PDFdesde un archivo XML con el contenido y una hoja de estilo que define la apariencia. También hay editores propietarios para estas hojas de estilo, por ejemplo. www.altova.com/XMLSpy.

xml

Archivo XML con datos de referencia (por ejemplo, datos de factura)

+
xml

Archivo XML con el diseño (XSL-Hoja de estilo)

=
pdf

Archivo PDF generado (por ejemplo, factura terminada)

Un archivo XML con contenido podría tener este aspecto:

RechnungXML

Figura: Archivo XML con contenido (parcialmente)

El archivo XSL correspondiente puede tener el siguiente aspecto. Contiene como xsl:valor-que inserta el contenido del archivo xml anterior en el diseño:

xsl

Figura: el archivo XSL correspondiente para el diseño

El archivo PDF completo se genera desde estos dos archivos. Puede configurar y probar el archivo XSL y enviar el nuevo archivo XSL con un clic en el botón "aceptar su patrón". Asegúrese de guardar su última versión funcional del archivo XSL antes de ajustarlo para que pueda volver a una versión funcional si realizó algunos cambios incorrectos.

 

El último cuadro le permite fijar sus bloques de texto. Estos bloques predefinidos se pueden insertar en ofertas o facturas como encabezados o pies de página. Esto le ahorra tiempo cuando usa textos iguales o similares para un par de documentos. También puede combinar y cambiar esos textos en ofertas o facturas.

El resumen de datos maestros se ve así:

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Figura: Resumen de datos maestros

En el menú [INICIO] - [DATOS MAESTROS] puede fijar la información básica sobre su “cliente”. Su cliente puede tener uno o más usuarios. El cliente representa a su empresa. Por lo tanto, debe ingresar aquí la dirección y una persona de contacto de su empresa. Además, puede fijar sus datos bancarios como, por ejemplo, su número de IVA. El número de IVA es único dentro de la UE y se utiliza para realizar un seguimiento de las transacciones de dinero y productos.

El IBAN (El Código Internacional de Cuenta Bancaria) es un número internacional para su cuenta bancaria y está proporcionado por la parte de su banco. El BIC (el código de identificación bancaria) es el número único mundial de su banco.

Sus datos bancarios, así como los datos de su empresa, se imprimirán en todos sus documentos.

Aquí también puede exportar sus datos desde el espacio de archivos y/o la base de datos. Más sobre esto en Exportación de datos.

Al final puede fijar los impuestos que necesita para su empresa. Los impuestos actuales de su país deben estar prellenados en su cuenta. Si necesita otras tasas impositivas, puede agregar una nueva o editar una existente haciendo clic en la lupa.

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Figura: Tasas impositivas

En el menú [Inicio] - [Editar perfil] puede editar los detalles de su usuario:

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Figura: Editar perfil

Aquí puede editar su perfil de usuario. Puede ingresar el nombre y la dirección y fijar vacaciones privadas para su registro de tiempo. Además, puede configurar el módulo de correo web de Verpura para utilizar su propio servidor de correo electrónico. Si necesita ayuda con esto, póngase en contacto con nosotros.

Encontrará más información en Archivos.

ADMINISTRADOR

Aunque este módulo se utiliza para gestionar los usuarios de su cliente. Puede agregar usuarios, eliminar usuarios y administrar sus derechos en VERPURA. Esto significa que puede decidir qué módulo de VERPURA puede utilizar el usuario. Cuando elimina un usuario, no elimina todos los datos; el usuario ya no puede iniciar sesión en su cuenta de Verpura. Esto significa que puede recuperar un usuario eliminado en cualquier momento. Encontrará el formulario de Gestión de usuarios en el menú [INICIO] - [ADMIN].

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Figura: Descripción general de la gestión de clientes

Al hacer clic en [ADMINISTRADOR], verá la máscara de edición. Todos sus usuarios se enumeran en este sitio y también encontrará 3 botones: "Crear un nuevo usuario", "Eliminar el usuario", "Volver el usuario eliminado".

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Figura: Crear un nuevo usuario

Para crear un nuevo usuario, debe completar todos los campos de este formulario. Después de esto, será redirigido a la descripción general de los usuarios nuevamente y el nuevo usuario aparecerá al final de la lista. Hay un límite para la cantidad de usuarios en VERPURA: Cada cliente puede tener como máximo 25 usuarios activos (los usuarios eliminados no cuentan como usuarios activos)

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Figura: Lista de usuarios

Sugerencias: Casi todas las tablas en Verpura se pueden buscar usando el cuadro de búsqueda. Tenga en cuenta que también se encontrarán términos parciales en Verpura, significa que cuando tenga el término "Mustermann" en una fila en la tabla y se encontrará a través de la palabra clave de búsqueda "Muster", "mann" o "usterma".

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Figura: Búsqueda ampliada

Al hacer clic en "Búsqueda ampliada", puede limitar Verpura solo para buscar columnas específicas de la tabla en el cuadro de apertura. Solo necesita seleccionar las columnas. Usando la tecla Control (Ctrl), es posible una selección múltiple.

También puede clasificar la tabla haciendo clic en uno de los encabezados de columna. Con el primer clic, la columna será clasificada en forma ascendente y con un segundo clic en descendente.

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Figura: Encabezados de columna

Al final de la tabla, también tiene la opción de exportar el contenido de la tabla como CVS, Excel, XML o PDF. Puede exportar los datos de una tabla en Verpura y luego importarlos a otros programas o editarlos en Excel, etc.

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Figura: Exportar datos

 

Para eliminar un usuario, debe marcar la casilla de verificación junto al usuario. También puede eliminar varios usuarios a la vez. Después de eliminar un usuario, ya no aparecerá en la descripción general de usuarios.

Para recuperar un usuario, también marque la casilla de verificación junto al usuario. Puede restaurar varios usuarios eliminados a la vez.

Cuando hace clic en un usuario en la descripción general de usuarios, ve todos los módulos a los que este usuario puede acceder. Si se marca un módulo, el usuario tiene derecho a utilizarlo. Puede editar los derechos de un usuario marcando o desmarcando ciertos módulos. Por ejemplo, cuando desactiva la casilla de verificación “Modulo de facturas” y hace clic en el botón guardar, el usuario no podrá utilizar el módulo de facturas de VERPURA.

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Figura: Editar derechos de un usuario