Kalender

Den Kalender finden Sie im Menü unter [Büro] - [Kalender].
 
Das Kalendermodul ermöglicht es Ihnen, Termine in ihrem virtuellen Büro zu verwalten. Erstellen Sie mit wenigen Mausklicks einen neuen Termin und fügen Sie, falls erwünscht Teilnehmer und weitere Details hinzu. Mithilfe der Funktion Teilnehmer zu einem Termin hinzufügen ist es ein Kinderspiel Termine für mehrere Personen oder sogar für die ganze Firma zu planen. Sie können auch einen Termin für einen Kollegen eintragen.
 
In Verpura gibt es wiederum zwei Varianten der Kalender-Funktion:
 
Zum einen gibt es die open-source Lösung WebCalendar, welche alle Anforderungen eines Terminkalenders erfüllt. Bei den Ansichten kann man in der oberen Menüleiste zwischen Tages-, Wochen-, Monats- oder Jahresansicht wechseln, um eine bessere Übersicht zu behalten. Der aktuelle Tag wird immer mit gelber Farbe hinterlegt. Tage, bei denen bereits ein Eintrag hinzugefügt wurde, werden ebenfalls mit Farbe markiert. Das Erstellen von Einträgen wird mit ein paar einfachen Klicks möglich. Außerdem ist es möglich Veranstaltungen für mehrere Personen, bzw. die ganze Firma, zu planen. Hier können auch Erinnerungen an die Teilnehmer eines Eintrags versendet werden. Falls Sie Ihren Kalender lieber auf Papier haben wollen, können Sie jede Ansicht mit dem Druckersymbol in der Menüleiste ausdrucken.Des Weiteren steht Ihnen auch eine Suchfunktion zur Verfügung. Dieser Webkalender bietet also alle Möglichkeiten, um Termine und Besprechungen einfach zu verwalten. Optional können wir Ihnen auch weitere Kalender eintragen – damit kann man z.B. die Belegung einer Maschine oder eines Besprechungsraumes planen. Kontaktieren Sie uns dazu. Nähere Informationen über das WebCalendar-Modul erhalten sie unter www.k5n.us.
 
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 Abbildung:open-source WebCalendar

Eintrag anlegen

Um einen neuen Eintrag zu erstellen, gibt es zwei verschiedene Möglichkeiten. Einerseits kann man in der Menüleiste unter [Termine]-[Neuen Termin hinzufügen] einen Eintrag hinzufügen, oder man klickt direkt in der Kalenderansicht auf das (+) in der rechten oberen Ecke des gewünschten Tages. Durch beide Varianten kommt man zu folgender Benutzeroberfläche, wo Sie die Beschreibung des Termins eingeben können. Unter anderem kann hier der Ort und die Zeit, bzw. Datum, der Veranstaltung eingegeben werden. Unter „Zugang“ können Sie einstellen, ob dieser Termin für andere Benutzer auch sichtbar ist, oder ob es nur ein privater Eintrag werden soll, wie z.B. eine Vorstandssitzung.  
 
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 Abbildung:Eintrag hinzufügen
 
In weiterer Folge können Sie unter der Registerkarte [Teilnehmer] bestimmen, welche Mitarbeiter für diese Veranstaltung eingeladen sind. Hier werden vorerst alle Verpura-Benutzer Ihres Accounts angezeigt. Wenn Sie die Teilnehmer markieren, können Sie auch deren Verfügbarkeit prüfen oder sie zur Veranstaltung hinzufügen. Den eingetragenen Personen wird dann auch in Ihrem eigenen Kalendermodul der Eintrag angezeigt. Auf Wunsch kann man unter der Registerkarte [Wiederholung] einstellen, ob sich dieser Termin nach einer gewissen Periode wiederholen soll. Dies wäre z.B. bei wöchentlichen Firmenbesprechungen von Vorteil. Unter [Erinnerungen] können den beteiligten Personen Erinnerungen gesendet werden, damit der Termin nicht vergessen wird.  
 
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Abbildung: Teilnehmer-Ansicht
 
Wurde ein Eintrag gespeichert, so kann auf dessen Detailansicht noch einmal die Beschreibung und die Teilnehmer dieser Veranstaltung eingesehen werden. Zur Detailansicht kommt man, indem man auf einen Eintrag klickt. Ist ein Termin von jemand anderem erstellt worden, und ich wurde als Teilnehmer gelistet, so kann ich in der Detailansicht meine Teilnahme bestätigen oder absagen, damit der Ersteller ungefähr weiß, wer zu diesem Treffen erscheinen wird.  
 
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 Abbildung:Detailansicht eines Eintrags
 
Unter Einstellungen können Sie Web-Kalender nach Ihren Belieben farblich verändern. Zusätzlich können Sie hier noch weitere Feinabstimmungen vornehmen.
 
Falls Sie Office365 in Verpura integriert haben, beinhaltet Verpura den Kalender von Microsoft Office365 und alle seine Funktionen – wie dort in der Outlook Webapp möglich. Diese sind ähnlich, wie die des in Verpura eingebundenen open-source Programms WebCalendar. Sie können neue Termine anlegen, Ort, Zeit, Betreff und Erinnerungen dieser einstellen. Um den Überblick zu behalten, besteht die Möglichkeit, das gesamte Monat, die aktuelle Woche oder nur den heutigen Tag anzuzeigen. Falls notwendig können Sie den in Office365 erstellten Kalender auch ausdrucken. Weitere Infos gibt es unter www.microsoft.com.
 
 
kalender1de Abbildung: Microsoft Office365-Kalender in der Wochenansicht
 
 
kalender2de Abbildung: Microsoft Office365-Kalender in der Monatsansicht
 
Um im Office 365-Modul einen neuen Eintrag zu erstellen, gibt es wiederum zwei Möglichkeiten. Entweder in der Menüleiste unter [Neu], oder mit einem Doppelklick auf den gewünschten Tag. In beiden Fällen öffnet sich ein neues Fenster, indem Sie Betreff, Ort, Zeit usw. einstellen können. Als besonderes Feature können Sie hier bei Terminen auch Dateien oder Bilder hinzufügen. Außerdem können Sie die Einträge farblich hinterlegen, sodass z.B. alle Meetings die Farbe Gelb, und alle Produktpräsentationen die Farbe Grün erhalten. Dies sorgt für eine gute Übersicht, auch bei sehr vielen Einträgen im Kalender. Im unteren Bereich können Sie dann noch eine Beschreibung oder eine Nachricht für den Eintrag erstellen. Dieser Text kann dann mit einigen Standardformatierungen gestaltet werden.  
 
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Abbildung: neuen Eintrag erstellen
 
In weiterer Folge können dann noch die Teilnehmer dieser Veranstaltung verwaltet werden. Dies geschieht unter dem Punkt [Terminplanungs-Assistent]. Im linken Bereich des Fensters können Sie Teilnehmer hinzufügen. Hier können alle Ihre Office 365-Kontakte ausgewählt werden. (Zur Information: Ihre Office 365-Kontakte können mit Ihren Verpura-Kontakten automatisch abgeglichen werden. Dies können Sie in Verpura unter [Start] - [Einstellungen] modifizieren.)  Bei hinzugefügten Personen kann noch eingestellt werden ob Ihre Teilnahme erforderlich oder optional ist. Den Teilnehmern wird eine E-Mail gesendet und kurz vor dem Termin wird eine Erinnerung erscheinen. Außerdem kann hier auch eine Räumlichkeit für die Veranstaltung ausgewählt werden, falls welche definiert sind.
 
 
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 Abbildung:Terminplanungs-Assistent