Emailmodul

E-Mails können im Menü [Büro] - [Mail] abgerufen und neu verfasst werden.

 

Jeder Benutzer erhält standardmäßig eine eigene Email-Adresse mit der Verpura eigenen Domain („@verpura.eu“). Auf besonderen Wunsch kann diese Domain für Sie auch geändert werden, sodass Sie z.B. Ihren eigenen Firmennamen verwenden können. Das wird dann vom Verpura-Team für Sie eingestellt.

 

Für das Email-Modul gibt es in Verpura zwei verschiedene Varianten:

Open Source Email Modul

Das in Verpura eingebundene Open-Source Email-Modul verfügt über eine leicht verständliche Benutzeroberfläche, die die eigene Email-Verwaltung einfach macht. Sie haben die Möglichkeit, neue Nachrichten zu erstellen und erhaltene Emails zu verwalten.

 

 

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Abbildung: Benutzeransicht des Open-Source Emailmoduls von Verpura

 

Das Verfassen von Emails geschieht unter dem Menüpunkt [Neue Nachricht]. Hier erscheint dann ein einfacher Texteditor, mit dem es möglich ist die Nachricht beliebig zu formatieren. Gewöhnliche Funktionen wie FETT, KURSIV oder UNTERSTREICHEN sind kein Problem. Des Weiteren können auch Bilder oder Dateien an die Email angehängt und versendet werden. Falls Sie mit HTML vertraut sind, können Sie auch so Ihre Texte codieren und gestalten.

 

Hier stehen ihnen in Summe ein GB an Mail-Speicherplatz zur Verfügung und Emails können bis zu einer Größe von 10 MB empfangen werden.

 

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Abbildung: Verfassen einer neuer Nachricht mit dem Open-Source Emailmodul

Office 365 Outlook Webapp

Alternativ dazu können Sie auch Office 365 integriert in Verpura nutzen. Für Mail gibt es da die Outlook Webapp. 25GB Speicherplatz stehen Ihnen für Ihre Nachrichten zur Verfügung. Emails werden laufend mit unserem Verpura System synchronisiert und gespeichert. Das heißt wenn Sie eine Email erhalten und die Emailadresse bei einem Kontakt hinterlegt ist wird diese Email als Aktion zu diesem Kontakt abgelegt. Damit finden Sie bei Ihren Kontakten in Zukunft gleich alle abgelegten Emails. Falls Sie das nicht wünschen kann das auch deaktiviert werden. Als weiteres Feature ist es möglich die in Verpura gespeicherten Kontakte abgleichen zu lassen, um nicht sinnlose Zeit beim Suchen der Email-Adressen von Kunden oder Lieferanten vergeuden zu müssen. Welcher Zugang welche Kontakte erhält entscheiden Sie. Damit bestimmen Sie wer über welche Kontaktdaten Ihres Unternehmens verfügen darf. Da wir, als Verpura GmbH, bei Microsoft als Partner registriert sind können Sie auch bei uns Ihren eigenen Office 365 Zugang bestellen und über uns administrieren lassen bzw. über die Verpura-Rechnung bezahlen. Weitere Informationen über Office 365 erhalten Sie HIER.

 

Achtung: Verwenden Sie einen Office 365 Account immer nur für einen Verpura Zugang, ansonsten kann dies zu Komplikationen bei der Synchronisierung führen!

 

mailde1Abbildung: Benutzeransicht der Office 365 Outlook Webapp

 

Eine ähnliche Benutzeroberfläche wie in Microsoft Office Outlook lässt den Benutzer Email-Nachrichten einfach formatieren. Natürlich können Emails gleichzeitig an mehrere Benutzer gesendet werden und Dateien sowie Bilder hinzugefügt werden. Ihr Office 365 Zugang kann mit ein paar Einstellungen auch mit Ihrem Offline-Outlook-Programm verknüpft werden.

 

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 Abbildung: Verfassen einer neuer Nachricht mit der Office 365 Outlook Webapp

 

 

Ihre Mail-Nachrichten können in weiterer Folge auch von jedem POP oder IMAP fähigem Endgerät, wie z.B. einem Windows Phone, iPhone, Android-Telefon, Symbian-Telefon oder BlackBerry abgerufen werden. Hier ein Demo-Video von einem iPhone, falls Sie dennoch weitere Zugangsdaten benötigen, kontaktieren Sie uns.

 

Video: Demo-Video von einem iPhone

Out-of-Office messages

Ein praktisches Feature dieser Email-Funktion ist, dass Sie automatische Antworten versenden können, wenn Sie gerade nicht erreichbar sind. Dies wäre zum Beispiel sehr nützlich, wenn Sie für längere Zeit auf Urlaub sind. Sogenannte „Out-of-Office messages“, also Abwesenheitsnachrichten, können mit Ihrem Mail Account erstellt werden. Um diesen Service zu aktivieren, bzw. deaktivieren, müssen sie eine Mail an folgende Adresse senden: ">name<+autoresponse@>domain<". Die Platzhalter >name< und >domain< stehen für Ihren E-Mail-Namen und Ihre E-Mail-Domain! Der Nachrichtentext der Aktivierungsmail wird dann der selbe Text sein, der bei Ihren automatischen Antworten generiert wird. Ein Beispiel:

Angenommen Ihre Mai-Adresse ist Diese E-Mail-Adresse ist gegen Spambots geschützt! JavaScript muss aktiviert werden, damit sie angezeigt werden kann. . Um die Abwesenheitsbenachrichtigung zu aktivieren, senden sie eine E-Mail an office+ Diese E-Mail-Adresse ist gegen Spambots geschützt! JavaScript muss aktiviert werden, damit sie angezeigt werden kann. mit dem Text „Ich bin leider zur Zeit auf Urlaub ...“. Wenn die Aktivierung erfolgreich war, bekommen Sie eine kurze Antwort als Bestätigung.

 

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Abbildung: Verfassen einer automatischen Antwort

 

Bei der Deaktivierung ist die E-Mail-Adresse die selbe, der Nachrichtentext ist dabei jedoch völlig egal, da nur die automatische Antwort gelöscht wird. Zu beachten ist noch, dass die Aktivierung, bzw. Deaktivierung, nur mit einer gültigen SMTP Verbindung funktioniert. Wenn Sie die Mail z.B. mit Ihrem Microsoft Office Outlook Programm versenden, wird Outlook vor dem Senden eine SMTP-Verbindung aufbauen und Sie anmelden. Eine Aktivierung über Squirrelmail wird nicht erfolgreich sein. Falls Sie Hilfe brauchen Ihr Mailkonto mit Microsoft Office Outlook zu verbinden kontaktieren Sie uns einfach!