Einstellungen

 

Unter dem Menüpunkt [START] – [EINSTELLUNGEN] können Sie die Einstellungen für Verpura vornehmen. Gesamt gibt es hier vier Menüpunkte:

 

   -   [START] – [STAMMDATEN]: hier können die Stammdaten ihres Unternehmens angegeben werden.

   -   [START] – [PROFIL BEARBEITEN]: hier können die Stammdaten des gerade eingeloggten Benutzers verändert werden.

   -   [START] – [EINSTELLUNGEN]: hier können die Einstellungen ihres Unternehmens angegeben werden. Dieser Menüpunkt                kann auf Anfrage auch für  Benutzer ausgeblendet werden.

   -   [START] – [ADMIN]: mit diesem Menüpunkt können neue Benutzer angelegt werden und die Rechte bei den Benutzern können

       verändert werden. Wenn Sie diesen Menüpunkt nicht haben, aber wünschen kontaktieren Sie uns.

 

Die Einstellmöglichkeiten von Verpura werden auch ständig erweitert – sollten sie etwas vermissen kontaktieren Sie uns. Verpura Premium kann auch ganz individuell für Sie verändert werden bzw. an andere Programme in ihrem Unternehmen angebunden werden. Auch hier beraten wie Sie gerne.

 

 
einstellungen 1
Abbildung: Ihre vERPura-Einstellungen
 

In Verpura können Rechnungen per Email versendet werden. Die Einstellungen dazu treffen Sie in „Email Einstellungen“.

 

Um den Bildschirm möglichst optimal auszunützen können Sie Verpura so konfigurieren das das Menü nur dann erscheint wenn man mit der Maus auf ein kleines Verpura Logo links oben klickt. Wenn Sie das eingeschaltet haben müssen Sie nach dem Speichern die Seite einmal neu laden damit die Änderung wirksam wird.

 

Unter Zahlungsmodalitäten können Sie globale Vorgaben für Skonti und Rabatt festlegen. Diese Werte können dann auch noch bei Kontakten, Projekten, Angeboten usw. verändert werden. Verpura versucht immer die passendsten Werte zu verwenden – man kann das dann aber auch auf der Rechnung noch verändern.

 

 

Zahlungskonditionen

 

Sie haben verschiedene Möglichkeiten Ihre Zahlungsbedingungen wie Fälligkeitsdatum von Rechnungen, Rabatte, Skonto usw. zu definieren:

 

 

Einstellungen

 

Die allgemeinste Einstellung Ihrer Zahlungsbedingungen können Sie im Menü [Start] – [Einstellungen] im Reiter „Zahlungsmodalitäten“ festlegen:

 

1 einstellungen

 

 

Kontakte

 

Zusätzlich können Sie für jeden Ihrer Kontakte gesonderte Zahlungsmodalitäten festlegen. Klicken Sie dazu im Menü [Kontakte] – [Übersicht] auf einen Ihrer Kontakte und öffnen Sie den Reiter „Zahlungsbedingungen“:

 

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Zusätzlich können Sie hier festlegen, dass ein Kunde Rabatt auf eine bestimmte Produktkategorie bekommt.

Als Standardzahlungsbedingungen für neue Kunden werden die Konditionen aus den Einstellungen übernommen.

 

 

Angebote

 

Sie haben die Möglichkeit den Gesamtrabatt eines Angebot definieren indem Sie diesen am Ende der Seite im Reiter „Summen“ eingeben:

 

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Außerdem haben Sie die Möglichkeit für jede Angebotszeile einen gesonderten Rabatt einzugeben:

 

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Vergessen Sie nicht die Änderungen jeder Zeile mit Hilfe eines Klicks auf den Speichern-Button rechts abzuspeichern!

 

 

Projekte

 

Sie können die Zahlungsbedingungen auch für jedes Projekt anpassen. Klicken Sie hierfür im Menü [Projekte] – [Übersicht] auf ein Projekt und geben Sie diese im Reiter „Zahlungsbedingungen“ ein:

 

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Als Standardzahlungsbedingungen für neue Projekte werden die Konditionen des Kunden übernommen.

Die Rabatteinstellungen gelten auf den Gesamtbetrag aller Rechnungen die aus diesem Projekt erstellt werden.

 

 

Projektbuchungen

 

Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit für jede einzelne auf das Projekt verbuchte Ware oder Leistung einen gesonderten Rabatt festzulegen:

 

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Sie haben die Möglichkeit entweder einen prozentuellen oder einen fixen Rabatt festzulegen. Vergessen Sie nicht Ihre Änderungen mit einem Klick auf das Speichern-Symbol recht zu speichern.

 

 

Rechnungen

 

Sie haben beim Anlegen einer Rechnung ebenfalls die Möglichkeit die Zahlungsbedingungen nochmals anzupassen. Dieses können Sie im Reiter „Einschränkungen“ festlegen:

 

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Die Standardeinstellungen für die Rechnung werden im Falle einer Projektrechnung aus den Projekteinstellungen, im Falle einer Stammkundenrechnung aus den Kundeneinstellungen und im Falle einer Barverkaufsrechnung aus den Einstellungen übernommen.

 

Unter dem Menüpunkt Finanzonline können Sie die Zugangsdaten zum Online-Service des Finanzamtes ablegen. Diese Funktionalität funktioniert momentan nur in Österreich mit den österreichischen Finanzämtern. Sind hier Daten hinterlegt kann Verpura die Umsatzsteuervoranmeldung direkt online an das Finanzamt senden. Sollte sich daraus ein Guthaben ergeben kann auch die Rückbuchung direkt online beantragt werden. Mehr Informationen zu FinanzOnline finden sie hier.

 

Beim Anlegen einer neuen Ware besteht die Möglichkeit, einen Barcode zu generieren. In den Einstellungen haben Sie einige verschiedene Codevarianten zur Auswahl, wobei die gängigsten Methoden EAN (European Article Number) und UPC (Universal Product Code) sind.

 

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Abbildung: verschieden Codevarianten

 

In dem Tab „Mahnwesen Einstellungen“ ist ein Button, durch den Sie auf eine andere Seite weitergeleitet werden. Hier können Sie die grundlegenden Einstellungen für Ihre Mahnungen treffen. Eine generelle Nachfrist für alle Mahnungen (Respiro-Frist), die Betragsgrenze oder auch die einzelnen Gebühren und den Text für jede Mahnstufe können verändert werden. Beim Mahntext gibt es vorgelegte Variablen, welche nicht verändert werden sollen. Ein Beispiel dafür wäre „Sehr geehrte/r {RECIPIENT_NAME}!“. Die Variable „{RECIPIENT_NAME}“ wird dann später auf der Mahnung durch den Namen des Empfängers ersetzt! Für jede Mahnung können unterschiedliche Fristen und Beträge festgesetzt werden. Auch ein prozentualer Mahnbetrag ist möglich. Hierbei sollte man darauf achten nicht mehr zu verlangen als gesetzlich erlaubt ist.


Verpura unterstützt vier Mahnstufen – die vierte Mahnstufe ist aber eigentlich für die Übergabe der Daten an ein Inkassobüro gedacht.

 

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Abbildung: Mahnwesen Einstellungen

 

 

Weiters gibt es einen Punkt „Massenmail HTML Stylesheet“. Verpura kann personalisierte Mails an von ihnen definierte Gruppen versenden. Das Versenden finden Sie unter [KONTAKTE] – [RUNDSCHREIBEN]. Diese Funktion gibt es nur in Verpura Business und Premium. Das Stylesheet beinhaltet normales HTML. Falls Ihre IT-Kenntnisse hier nicht ausreichen unterstützen wir sie gerne. Auch hier gibt es wieder gewisse Platzhalter, welche nicht verändert werden sollen, damit später wieder alles reibungslos funktioniert – wenn sie Informationen nicht am fertigen Email haben wollen können Sie den Platzhalter aber entfernen. Das sind deshalb zwei Texte da zwischen diesen beiden der Emailtext des Massenmails eingegeben wird.

 

In der nächsten Registerkarte können Sie einen Standard-Kilometersatz und die dafür verrechnete Umsatzsteuer definieren. Mit einem Klick auf „Einstellungen speichern“ werden die Änderungen übernommen! Standardmäßig wird hier bei neuen Verpura Zugängen der gesetzlich vorgegebene Wert aus der Reisegebührenverordnung des Bundes vorgegeben. Sie können aber auch einen anderen Betrag annehmen. Dieser kann dann bei einem Projekt auch noch verändert werden.

 

Wenn Sie bei Waren per E-Mail verständigt werden wollen wenn ein bestimmter Vorrat unterschritten wird, können Sie auf dieser Seite die dafür verwendete E-Mail-Adresse bekanntgeben. Wenn Sie keine Warnungen erhalten möchten, lassen Sie dieses Feld einfach frei oder geben Sie bei den Waren keine Untergrenze ein.

 

Unter „Preis/Kosten-Strategien“ können Sie bestimmen, welche Preise, bzw. Kosten, beim Verbuchen von Waren vorgeschlagen werden. Die Waren die Sie auf Lager liegen haben können schwankende Einkaufs- und Verkaufspreise haben. Hier können Sie einstellen welche Berechnung für den Wert ihres Lagers herangezogen werden soll. Das kann auch Auswirkungen auf die Nachkalkulation von Projekten haben.

 

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Abbildung: Preis/Kosten-Strategien

 

Des Weiteren kann das Aufnahmeinterval für die Zeitaufzeichnung verändert werden. Zwischen 1 und 60 Minuten kann variiert werden. Je nachdem was Sie mit ihren Kunden vereinbart haben wird dann sehr genau gerechnet, oder auf- bzw. abgerundet.

 

Außerdem können Sie noch einen eigenen Werbetext für generierte PDF-Dateien einstellen. Dies kann z.B. eine laufende Aktion oder eine Ankündigung für eine Veranstaltung sein, welcher dann bei jedem generierten Formular erscheint.

 

Ein weiteres Feature ist der Logo-Upload. Mit dem Hinaufladen Ihres Firmenlogos können Sie die generierten Standard-PDFs mit Ihrem eigenen Logo anpassen. Es ist aber auch möglich die Formulare komplett an Ihr Layout anzupassen.

 

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 Abbildung: Logo-Upload

 

In weiterer Folge finden Sie die Möglichkeit das aktuelle Geschäftsjahr abzuschließen. Wenn Sie auf „Geschäftsjahr abschließen" klicken und dann bei der folgenden Sicherheitsabfrage auf "ja" klicken, dann können keine Geschäftsvorgänge im alten Geschäftsjahr mehr verbucht werden. Wenn Sie hier einen Fehler gemacht haben kontaktieren Sie uns – wir können das zurück stellen.

 

Beachten Sie weiters, dass weitere Geschäftsvorgänge erst ab dem Startdatum des neuen Geschäftsjahres wieder verbucht werden können – dieses sollte daher ohne Lücke folgen. Es ist auch möglich ein Rumpf-Geschäftsjahr anzulegen. Hier können Sie außerdem die Startwerte für Ihre Rechnungen, Angebote, usw. festlegen – so das z.B. die erste Rechnungsnummer die Nummer 1001 ist.

 

Wenn Sie der Administrator Ihres Clients sind und über das Admin-Recht verfügen, sehen Sie in dieser Ansicht auch einen Bereich, wo Sie die Landes und Währungseinstellungen für Ihren Account definieren können. Wie das folgende Bild zeigt werden dabei alle Ihre selbst erstellten Steuersätze und die Belegkategorien, sowie das Währungszeichen geändert. Bevor Sie die Einstellungen speichern wird noch eine Meldung angezeigt, ob Sie diesen Schritt wirklich durchführen wollen.

 

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Abbildung: Währungs- und Landeseinstellungen ändern

 

Im nächsten Punkt können die Standardvorlagen für Ihre PDF-Dokumente verändert werden.

standardvorlagen

Abbildung: Standardvorlagen bearbeiten

 

Hinweis: Um das Aussehen Ihre Dokumente an Ihren Firmenauftritt anzupassen können Sie in den Einstellungen Ihr Firmenlogo hochladen. Wünschen Sie eine weitergehende Individualisierung können alle PDF-Dokumente die aus Verpura generiert werden an Ihr individuelles Layout angepasst werden. Kontaktieren Sie uns hierfür einfach.

Es ist auch möglich dass Sie selbst diese Vorlagen anpassen. Dazu kommen Sie unter Menü [START] – [EINSTELLUNGEN] im Block [Standardvorlagen bearbeiten] zur Wartungsseite für die Vorlagen:

 

Hier sind für alle in Verpura generierbaren PDF Dateien die Vorlagen hinterlegt. Man hat hier Zugriff auf die Verpura Standard Vorlagen und auf die jeweils aktuellen Vorlagen. Diese können hier verändert werden und das kann auch sofort getestet werden.

Verpura generiert die PDF Dateien durch XSL Transformationen. Das Design wird dabei durch Formating Objects (FO) beigebracht. Nähere Informationen dazu hier. Grob gesagt wird dabei aus einer XML Datei mit den Nutzdaten mit einem Stylesheet eine PDF Datei generiert. Es gibt auch kostenpflichtige Editoren die dabei bei der Gestaltung helfen können. So ein Editor ist z.B. in www.altova.com/XMLSpy integriert.

 

xml 

XML-Datei mit Nutzdaten (z.B. Rechnungsdaten)

+

 xml

XML-Datei mit dem Layout (XSL-Stylesheet)

=

 pdf

Generiertes PDF-Formular (z.B. fertige Rechnung)

 

Die XML-Datei mit den Nutzdaten sieht z.B. so aus (gekürzt):

 

RechnungXML

 Abbildung: XML-Datei mit den Nutzdaten (gekürzt)

 

Die dazugehörige XSL-Stylesheet-Datei sieht dann z.B. wie folgt aus (gekürzt). Darin enthalten sind Verweise der Art xslvalue-of die anzeigen dass an dieser Position ein Inhalt aus obiger XML-Datei eingefügt werden soll.

 

xsl

Abbildung: die dazugehörige XSL-Stylesheet-Date (gekürzt)

 

Daraus wird dann das fertige PDF-Formular generiert. Man kann diese XSL Datei beliebig verändern und die Änderungen auch testen bevor man das dann durch Klick auf den Button für „Ihre Vorlage übernehmen“ online bringt. Vor Änderungen sollte man aber die letzte funktionierende Version sichern damit man im Falle einer ungewollt fehlerhaften Änderung auch wieder auf den letzten funktionierenden Stand zurück wechseln kann.

 

Bei den Einstellungen können Sie zuguterletzt auch eigene Textblöcke anlegen. Diese Texte können dann in Angebote, oder bei Rechnungen in der Kopf- bzw. Fußzeile verwendet werden. Dies spart Zeit und bietet Ihnen die Möglichkeit immer dieselben Texte zu verwenden, ohnesie jedes Mal eintippen zu müssen. Bei den Formularen für die Rechnung bzw. Angebote können auch mehrere Texte kombiniert werden bzw. es können da die Texte aber auch noch verändert werden.

 

 

NEU: Standardtextblöcke

Unter [START] -> [EINSTELLUNGEN] können Sie im Reiter „Textblock bearbeiten“ einen Textblock als Standard-Textblock für seine jeweilige Kategorie festlegen. Klicken Sie hierfür auf den Textblock den Sie als Standard-Textblock festlegen möchten und aktivieren Sie das Kästchen am Ende der Seite.

Standardtextblock

Abbildung: Standardtextblock

 

 

Bitte beachten sie dass sie für jeden Textblock-Typ nur einen Standardtextblock auswählen können, d.h. wenn Sie einen Textblock als Standard-Textblock definieren wird diese Einstellung bei einem eventuell bereits vorhandenen Standard-Textblock überschrieben.

Der als Standard-Textblock gewählte Text wird dann bei der Erstellung einer Rechnung als Kopf- oder Standardtextblock voreingetragen.

 

 

NEU: Individualisierbare Tabellen

Wir haben in den letzten Monaten einiges an Aufwand investiert um Verpura für Sie noch individualisierbarer zu gestalten. Aufgrund von diversen Benutzeranfragen, die sich hauptsächlich darum drehten dass gewissen Felder in einigen Tabellen für den jeweiligen Benutzer entweder wichtig oder aber auch überflüssig sind, haben wir beschlossen dass die sinnvollste Lösung ist, den Benutzer selbst entscheiden zu lassen welche Felder in welchen Tabellen angezeigt werden sollen um jedem Benutzer ein optimales Arbeiten mit Verpura zu ermöglichen. Sie können diese Einstellungen für Ihre Verpura-Account unter [START] – [EINSTELLUNGEN] in der mittleren Spalte treffen. Wir haben derzeit diese Anpassbarkeit für drei zentrale Tabellen umgesetzt und werden diese Möglichkeiten in der Zukunft noch erweitern:

 

Individualisierbare Tabellen

Abbildung: Individualisierbare Tabellen

 

  • Projektbuchungen und Rechnungszeilen: Hier können Sie das Aussehen Ihrer Projektbuchungen und Rechnungszeilen anpassen. Diese Tabellen finden Sie z.B. in der Buchungsübersicht von Projekten, bei Barverkäufen und Stammkundenrechnungen sowie bei den Posten einer Rechnung. Sie können die verschiedenen Spalten der Tabelle ein- oder ausblenden und so die Tabelle nach Ihren Wünschen gestalten.

 

Einstellungen Projektbuchungen

Abbildung: Einstellungen Projektbuchungen


  • Abgesehen vom Aussehen der Tabellen können Sie hier auch festlegen ob Sie grundsätzlich mit Brutto-Preisen (also von Preisen inkl. Steuern) oder mit Netto-Preisen (also von Preisen exkl. Steuer) arbeiten möchten. Dies hat u.a. Einfluss darauf von welchem Wert ein Euro-Rabatt abgezogen wird. Nehmen Sie als kurzes Beispiel eine Ware mit einem Netto-Preis von 10 € und einem Mwst.-Satz von 20 % an. Daraus ergibt sich ein Brutto-Preis von 12 €.
    Ist in Verpura die Einstellung „Netto-Preise verwenden“ gewählt, so wird ein Rabatt von 2 € vom Netto-Preis abgezogen, d.h. die Berechnung des Brutto-Preises würde folgendermaßen lauten: 10 € - 2 € ergibt einen reduzierten Netto-Preis von 8 €, addiert man hierzu die Mwst. ergibt sich ein reduzierter Brutto-Preis von 9,60 €.
    Ist hingegen die Einstellung „Brutto-Preise verwenden“ gewählt, so werden die 2 € Rabatt direkt vom Brutto-Preis abgezogen, d.h. es ergibt sich ein neuer Brutto-Preis von 12 € - 2 €, also im Endeffekt ein Preis von 10 € inkl. Steuern.
  •  
  • Waren- und Leistungstabellen: Hier können Sie das Aussehen der Tabellen die bei Barverkäufen sowie Stammkundenrechnungen zum Anzeigen der Verfügbaren Waren und Leistungen verwendet werden. Sie können die verschiedenen Spalten der Tabelle ein- oder ausblenden und festlegen, wie viele Elemente pro Seite angezeigt werden sollen.

 

Waren- und Leistungstabellen

Abbildung: Einstellungen Waren und Leistungstabellen

 

 

  • Warenübersicht Einstellungen: Hier können Sie die Anzeigeoptionen der Warenübersichtstabelle, die Sie unter [WAREN] – [ÜBERSICHT] finden anpassen. Sie können die verschiedenen Spalten der Tabelle ein- oder ausblenden, festlegen wie viele Elemente pro Seite angezeigt werden sollen und einstellen ab welcher Textlänge Felder wie „Bezeichnung“ oder „Notizen“ abgekürzt werden.

 

Einstellungen Waren Übersicht

Abbildung: Einstellungen Waren Übersicht

 

 

 

 

 

Die Stammdaten-Übersicht sieht so aus:

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Abbildung: Stammdatenüberischt
 

Unter [Start] – [Stammdaten] können die Grundeinstellungen Ihres „Clients“ geändert werden. Ein Client kann einen oder mehrere Benutzer haben. Dieser Client repräsentiert Ihr Unternehmen, deshalb sollten Sie hier die Adressdaten, sowie eine Kontaktperson Ihres Unternehmens angeben. Diese Daten werden dann später auf jeder Rechnung, Angebot, usw. ersichtlich sein! Des Weiteren können hier Ihre Bankverbindungsdaten geändert werden, wie z.B. die Umsatzsteuer-ID. UID Nummern sind innerhalb der Europäischen Union eindeutig und können Waren- und Geldflüsse nachvollziehbar machen. Wie Sie eine UID-Nummer beantragen können erfahren sie unter www.bmf.gv.at.

Die IBAN (International Bank Account Number) ist die internationale Darstellung einer Bankverbindung und ist auf Ihrem Kontoauszug oder online bei Ihren Telebankingdaten angeführt. Der BIC (Bank Identifier Code) ist die weltweite Kurzbezeichnung einer Bank und ist somit bei Auslandszahlungen wichtig. Ihre Bankverbindung wird ebenfalls, wie Ihre Unternehmensdaten, auf jedem generierten Dokument erscheinen.

 

Sie können hier auch Ihre Daten des Dateispeichers bzw. der Datenbank exportieren. Mehr dazu unter Datenexport.

 

Weiters können Sie hier die Steuersätze für Ihre Warenverwaltung konfigurieren. Standardmäßig ist ein Satz der momentan geltenden Steuersätze in ihrem Land vordefiniert. Wenn Sie jedoch andere Steuersätze brauchen können Sie hier welche hinzufügen, oder einfach mit dem Lupen-Symbol bearbeiten.

 
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Abbildung: Steuersätze

 

Unter [Start] – [Profil bearbeiten] können Sie Ihre Benutzereinstellungen bearbeiten:
 
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Abbildung: Benutzerprofil bearbeiten

 
Hier bearbeiten Sie Ihr eigenes Benutzerprofil. Name und Adresse werden angegeben und private Urlaube können Sie hier für Ihre Zeitaufzeichnung festlegen. Darüber hinaus können Sie auch Ihren eigenen E-Mail-Server mit Verpura verwenden. Unter „Erweiterte Webmaileinstellungen“ können sie alle wichtigen Informationen dazu angeben, falls Sie dazu Hilfe benötigen, kontaktieren Sie uns! Wenn Sie Ihren Verpura-Account in Verbindung mit Office 365 betreiben, können Sie hier Ihre Benutzerdaten angeben. Sollten Sie das Passwort Ihres Office365-Benutzers einmal ändern, ist es wichtig, dass Sie das Passwort auch hier neu eingeben! Weiters können Sie angeben, ob Sie Ihre Office-Dokumente lieber auf dem Microsoft- oder auf unserem Verpura-Dateispeicher ablegen wollen. Nähere Infos dazu unter Dateien. Außerdem können Ihre Office 365 E-Mails mit Verpura synchronisiert werden. Dies bedeutet, wenn Sie eine neue Mail empfangen, wird automatisch in Verpura eine neue Aktion mit dem Absender, Betreff und einem Auszug der Textnachricht angelegt. In Ihren Benutzerprofileinstellungen unter „Office365 Emails synchronisieren“ können Sie dieses Feature aktivieren, bzw. deaktivieren.
 
Achtung: Verwenden Sie einen Office 365 Account immer nur für einen Verpura Zugang, ansonsten kann dies zu Komplikationen bei der Synchronisierung führen!
 
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Abbildung: Office 365 Einstellungen
 
Weiters werden Ihre Kontakte und Aktionen ständig mit Ihrem Office 365 Account abgeglichen (Voraussetzung dafür ist die korrekte Angabe von "Outlook Server" und "Office Domain"). Das heißt, wenn Sie in Verpura einen Kontakt ändern, oder einen neuen Kontakt anlegen, wird dieser Kontakt auch in Office 365 übernommen. Das selbe funktioniert auch andersrum, wenn Sie z.B. einen Ihrer Office 365 Kontakte verändert, werden dieser Kontakt auch in Verpura modifiziert. Das selbe funktioniert dann auch mit Aktionen in Verpura und Aufgaben in Office 365! Wird in Office 365 eine neue Aufgabe angelegt, so können Sie unter "Aktion bei neuem Task" auswählen, ob selbstständig eine neue Aktionsart angelegt werden soll, oder ob solche Aufgaben immer als die selbe Aktionsart gespeichert werden soll.
 
office to verpura
Abbildung: Office - Verpura Synchronisation
 
Mit dem Button „Kontakt-Synchronisation Einstellungen“ werden Sie zu einer neuen Seite geleitet, in der Sie festlegen können, bei welchen Benutzern wie viele Kontakte synchronisiert werden sollen. Sie haben die Auswahl zwischen Keine, Alle oder Ausgewählte. Wenn Sie sich für „Ausgewählte“ entscheiden, können Sie selbst definieren, welche Kontakte zu Office 365 transformiert werden sollen.
 
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Abbildung: Verpura-Kontakte mit Office 365 synchronisieren
 

Haben Sie „Ausgewählte“ eingestellt, so erscheint unter den „Office365 Einstellungen“ ein neuer Button, welcher Sie zu einer Seite führt, in der Sie die Kontakte auswählen können, welche synchronisiert werden sollen. Kontakte die sie selbst angelegt haben werden dann auch als zum Synchronisieren eingestellt. Wenn Sie nicht möchten, dass dieser Benutzer selbst entscheiden kann, welche Kontakte abgeglichen werden, kann dieser Menüpunkt nach dem Einstellen über die Rechteverwaltung ausgeblendet werden.

ADMIN

Im Admin Modul können Sie eine eigene Bibliothek für Ihre Office 365 Benutzer erstellen. Dies ist nur dann für Sie von Vorteil, wenn Sie einen E3 Plan mit der Domain "@verpura.eu" von uns verwenden. Ihre Daten werden dann geschützt auf dem Sharepoint Server abgelegt und sind von niemand anderen lesbar. Weiters wird dieses Modul verwendet, um alle Benutzer eines Kunden zu verwalten. Sie können einen neuen Benutzer erstellen, Benutzer löschen und auch deren Rechte in VERPURA bearbeiten. Das bedeutet das man entscheiden kann, welches VERPURA-Modul der User benützen kann. Wenn Sie einen existierenden User löschen, wird er eigentlich nicht gelöscht. Alle seine Daten werden noch in der Datenbank gespeichert. Nur der User kann sich nicht mehr in VERPURA einloggen. Aber Sie können den gelöschten Benutzer später wiederherstellen. Die Maske von dem Benutzer-Management finden Sie unter [START] – [ADMIN]. Aber dieses Modul ist nur für die User möglich, die die Rechte (Kundenverwalter) von VERPURA besitzen.
 
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Abbildung: Kundenverwaltungs-Übersicht
 
Wenn Sie auf [ADMIN] klicken, dann sehen Sie die Bearbeitungsmaske. Alle User des Kunden sind auf dieser Seite aufgelistet und hier gibt es auf drei Buttons am Anfang der Maske: ‚Benutzer anlegen‘, Benutzer löschen‘, ‚Benutzer wiederherstellen‘. Diese drei Buttons werden gebraucht, um einen Benutzer anzulegen, zu löschen, oder wiederherzustellen.
 
admin 2
Abbildung: neuen Benutzer anlegen
 
Um einen neuen Benutzer zu erstellen, müssen Sie alle erforderlichen Felder des Formulars ausfüllen. Nachdem Sie einen neuen Benutzer erstellt haben, gelangen Sie wieder zu der Benutzerliste zurück und der neue Benutzer wird am Ende dieser Liste zu sehen sein. Es gibt ein Limit für die Benutzermenge in VERPURA: Jeder Kunde kann maximal 25 aktive Benutzer haben (alle gelöschten Benutzer sind keine Aktiven).
 
admin 3
Abbildung: Benutzerliste-Übersicht
 
Hinweis: Fast alle Tabellen in Verpura können mit Hilfe eines Suchfelds durchsucht werden. Beachten Sie dass Verpura auch Teilbegriffe findet, d.h. wenn Sie den Begriff „Mustermann“ in einer Zeile in der Tabelle haben wird das mit dem Suchbegriff „Muster“, „mann“ oder auch „usterma“ gefunden werden.
 
Mit einem Klick auf „Erweiterte Suchoptionen“ können Sie in der sich öffnenden Box die Suche auf bestimmte Spalten der Tabelle einschränken. Wählen Sie dazu einfach die Spalten aus. Mit Hilfe der Steuerungs-Taste (Strg/Ctrl) ist auch eine Mehrfachauswahl möglich.
 
 suchfeld
 Abbildung: Erweiterte Suchoptionen
 
Außerdem können Sie die Tabelle mit einem Klick auf eine der Spaltenüberschriften nach dieser Spalte aufsteigend bzw. mit einem zweiten Klick auf die gleiche Spaltenüberschrift absteigend sortieren.
  sortierung
 Abbildung: Spaltenüberschriften
 
Am Ende der Tabelle haben Sie zusätzlich die Möglichkeit den Inhalt der Tabelle als CVS, Excel, XML oder PDF-Datei zu exportieren. Diese Daten können Sie verwenden um die Daten aus einer Tabelle dann beispielsweise in anderen Programmen zu importieren, in Excel zu editieren usw.
export
Abbildung: Datenexport
 
Sie sollten die Kontrollkästchen vor ‘ID’ anhaken. Sie können auch mehrere Benutzer gleichzeitig anhaken, wenn Sie alle löschen wollen. Nachdem ein Benutzer gelöscht wurde, wird die Benutzerinformation nicht mehr in Benutzerübersicht aufgelistet sein.
 
Einen gelöschten Benutzer wiederherzustellen ist ähnlich wie einen aktiven Benutzer zu löschen. Sie können ebenso mehrere Benutzer gleichzeitig wiederherstellen.
 
Wenn Sie auf einen Benutzer in der Benutzerübersicht klicken, werden Sie eine Maske sehen, die alle Module, die diesem Benutzer zugeschrieben worden sind, beinhaltet. Wenn ein Modul angekreuzt ist, meint man damit, dass dieser Benutzer die Rechte für dieses Modul hat und darf es verwenden. Sie können die Rechte in dieser Maske bearbeiten. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, bedeutet das, dass Sie dem Benutzer das Recht zuschreiben und anders herum. Zum Beispiel: Haben Sie das Kontrollkästchen des ‚Modul Rechnungen‘ deaktiviert und gespeichert, kann der Benutzer beim nächsten Login das Modul von VERPURA nicht mehr benutzen.
 
admin 5
Abbildung: Rechte eine Benutzer bearbeiten
 

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