Einstellungen

Unter dem Menüpunkt [START] – [EINSTELLUNGEN] können Sie die Einstellungen für Verpura vornehmen. Gesamt gibt es hier vier Menüpunkte:

• [START] ‑ [STAMMDATEN]:  hier können die Stammdaten ihres Unternehmens angegeben werden.
• [START] ‑ [PROFIL BEARBEITEN]:  hier können die Stammdaten des gerade eingeloggten Benutzers verändert werden.
• [START] ‑ [EINSTELLUNGEN]:  hier können die Einstellungen ihres Unternehmens angegeben werden. Dieser Menüpunkt kann auf Anfrage auch für  Benutzer ausgeblendet werden.
• [START] ‑ [ADMIN]:  mit diesem Menüpunkt können neue Benutzer angelegt werden und die Rechte bei den Benutzern können verändert werden. Wenn Sie diesen Menüpunkt nicht haben, aber wünschen kontaktieren Sie uns.

Die Einstellmöglichkeiten von Verpura werden auch ständig erweitert – sollten sie etwas vermissen kontaktieren Sie uns. Verpura Premium kann auch ganz individuell für Sie verändert werden bzw. an andere Programme in ihrem Unternehmen angebunden werden. Auch hier beraten wie Sie gerne.

In Verpura können Rechnungen per Email versendet werden. Die Einstellungen dazu treffen Sie in „Email Einstellungen“.

Um den Bildschirm möglichst optimal auszunützen können Sie Verpura so konfigurieren das das Menü nur dann erscheint wenn man mit der Maus auf ein kleines Verpura Logo links oben klickt. Wenn Sie das eingeschaltet haben müssen Sie nach dem Speichern die Seite einmal neu laden damit die Änderung wirksam wird.

Unter Zahlungsmodalitäten können Sie globale Vorgaben für Skonti und Rabatt festlegen. Diese Werte können dann auch noch bei Kontakten, Projekten, Angeboten usw. verändert werden. Verpura versucht immer die passendsten Werte zu verwenden – man kann das dann aber auch auf der Rechnung noch verändern.

Unter dem Menüpunkt Finanzonline können Sie die Zugangsdaten zum Online-Service des Finanzamtes ablegen. Diese Funktionalität funktioniert momentan nur in Österreich mit den österreichischen Finanzämtern. Sind hier Daten hinterlegt kann Verpura die Umsatzsteuervoranmeldung direkt online an das Finanzamt senden. Sollte sich daraus ein Guthaben ergeben kann auch die Rückbuchung direkt online beantragt werden. Mehr Informationen zu FinanzOnline finden sie hier.

Beim Anlegen einer neuen Ware besteht die Möglichkeit, einen Barcode zu generieren. In den Einstellungen haben Sie einige verschiedene Codevarianten zur Auswahl, wobei die gängigsten Methoden EAN (European Article Number) und UPC (Universal Product Code) sind.

In dem Tab „Mahnwesen Einstellungen“ ist ein Button, durch den Sie auf eine andere Seite weitergeleitet werden. Hier können Sie die grundlegenden Einstellungen für Ihre Mahnungen treffen. Eine generelle Nachfrist für alle Mahnungen (Respiro-Frist), die Betragsgrenze oder auch die einzelnen Gebühren und den Text für jede Mahnstufe können verändert werden. Beim Mahntext gibt es vorgelegte Variablen, welche nicht verändert werden sollen. Ein Beispiel dafür wäre „Sehr geehrte/r {RECIPIENT_NAME}!“. Die Variable „{RECIPIENT_NAME}“ wird dann später auf der Mahnung durch den Namen des Empfängers ersetzt! Für jede Mahnung können unterschiedliche Fristen und Beträge festgesetzt werden. Auch ein prozentualer Mahnbetrag ist möglich. Hierbei sollte man darauf achten nicht mehr zu verlangen als gesetzlich erlaubt ist.

Verpura unterstützt vier Mahnstufen – die vierte Mahnstufe ist aber eigentlich für die Übergabe der Daten an ein Inkassobüro gedacht.

Weiters gibt es einen Punkt „Massenmail HTML Stylesheet“. Verpura kann personalisierte Mails an von ihnen definierte Gruppen versenden. Das Versenden finden Sie unter [KONTAKTE] – [RUNDSCHREIBEN]. Diese Funktion gibt es nur in Verpura Business und Premium. Das Stylesheet beinhaltet normales HTML. Falls Ihre IT-Kenntnisse hier nicht ausreichen unterstützen wir sie gerne. Auch hier gibt es wieder gewisse Platzhalter, welche nicht verändert werden sollen, damit später wieder alles reibungslos funktioniert – wenn sie Informationen nicht am fertigen Email haben wollen können Sie den Platzhalter aber entfernen. Das sind deshalb zwei Texte da zwischen diesen beiden der Emailtext des Massenmails eingegeben wird.

In der nächsten Registerkarte können Sie einen Standard-Kilometersatz und die dafür verrechnete Umsatzsteuer definieren. Mit einem Klick auf „Einstellungen speichern“ werden die Änderungen übernommen! Standardmäßig wird hier bei neuen Verpura Zugängen der gesetzlich vorgegebene Wert aus der Reisegebührenverordnung des Bundes vorgegeben. Sie können aber auch einen anderen Betrag annehmen. Dieser kann dann bei einem Projekt auch noch verändert werden.

Wenn Sie bei Waren per E-Mail verständigt werden wollen wenn ein bestimmter Vorrat unterschritten wird, können Sie auf dieser Seite die dafür verwendete E-Mail-Adresse bekanntgeben. Wenn Sie keine Warnungen erhalten möchten, lassen Sie dieses Feld einfach frei oder geben Sie bei den Waren keine Untergrenze ein.

Unter „Preis/Kosten-Strategien“ können Sie bestimmen, welche Preise, bzw. Kosten, beim Verbuchen von Waren vorgeschlagen werden. Die Waren die Sie auf Lager liegen haben können schwankende Einkaufs- und Verkaufspreise haben. Hier können Sie einstellen welche Berechnung für den Wert ihres Lagers herangezogen werden soll. Das kann auch Auswirkungen auf die Nachkalkulation von Projekten haben.

Des Weiteren kann das Aufnahmeinterval für die Zeitaufzeichnung verändert werden. Zwischen 1 und 60 Minuten kann variiert werden. Je nachdem was Sie mit ihren Kunden vereinbart haben wird dann sehr genau gerechnet, oder auf- bzw. abgerundet.

Außerdem können Sie noch einen eigenen Werbetext für generierte PDF-Dateien einstellen. Dies kann z.B. eine laufende Aktion oder eine Ankündigung für eine Veranstaltung sein, welcher dann bei jedem generierten Formular erscheint.

Ein weiteres Feature ist der Logo-Upload. Mit dem Hinaufladen Ihres Firmenlogos können Sie die generierten Standard-PDFs mit Ihrem eigenen Logo anpassen. Es ist aber auch möglich die Formulare komplett an Ihr Layout anzupassen.

In weiterer Folge finden Sie die Möglichkeit das aktuelle Geschäftsjahr abzuschließen. Wenn Sie auf „Geschäftsjahr abschließen" klicken und dann bei der folgenden Sicherheitsabfrage auf "ja" klicken, dann können keine Geschäftsvorgänge im alten Geschäftsjahr mehr verbucht werden. Wenn Sie hier einen Fehler gemacht haben kontaktieren Sie uns – wir können das zurück stellen.

Beachten Sie weiters, dass weitere Geschäftsvorgänge erst ab dem Startdatum des neuen Geschäftsjahres wieder verbucht werden können – dieses sollte daher ohne Lücke folgen. Es ist auch möglich ein Rumpf-Geschäftsjahr anzulegen. Hier können Sie außerdem die Startwerte für Ihre Rechnungen, Angebote, usw. festlegen – so das z.B. die erste Rechnungsnummer die Nummer 1001 ist.

Wenn Sie der Administrator Ihres Clients sind und über das Admin-Recht verfügen, sehen Sie in dieser Ansicht auch einen Bereich, wo Sie die Landes und Währungseinstellungen für Ihren Account definieren können. Wie das folgende Bild zeigt werden dabei alle Ihre selbst erstellten Steuersätze und die Belegkategorien, sowie das Währungszeichen geändert. Bevor Sie die Einstellungen speichern wird noch eine Meldung angezeigt, ob Sie diesen Schritt wirklich durchführen wollen.

Im nächsten Punkt können die Standardvorlagen für Ihre PDF-Dokumente verändert werden.

Bei den Einstellungen können Sie zuguterletzt auch eigene Textblöcke anlegen. Diese Texte können dann in Angebote, oder bei Rechnungen in der Kopf- bzw. Fußzeile verwendet werden. Dies spart Zeit und bietet Ihnen die Möglichkeit immer dieselben Texte zu verwenden, ohnesie jedes Mal eintippen zu müssen. Bei den Formularen für die Rechnung bzw. Angebote können auch mehrere Texte kombiniert werden bzw. es können da die Texte aber auch noch verändert werden.

Die Stammdaten-Übersicht sieht so aus:

Unter [Start] – [Stammdaten] können die Grundeinstellungen Ihres „Clients“ geändert werden. Ein Client kann einen oder mehrere Benutzer haben. Dieser Client repräsentiert Ihr Unternehmen, deshalb sollten Sie hier die Adressdaten, sowie eine Kontaktperson Ihres Unternehmens angeben. Diese Daten werden dann später auf jeder Rechnung, Angebot, usw. ersichtlich sein! Des Weiteren können hier Ihre Bankverbindungsdaten geändert werden, wie z.B. die Umsatzsteuer-ID. UID Nummern sind innerhalb der Europäischen Union eindeutig und können Waren- und Geldflüsse nachvollziehbar machen. Wie Sie eine UID-Nummer beantragen können erfahren sie unter www.bmf.gv.at.

Die IBAN (International Bank Account Number) ist die internationale Darstellung einer Bankverbindung und ist auf Ihrem Kontoauszug oder online bei Ihren Telebankingdaten angeführt. Der BIC (Bank Identifier Code) ist die weltweite Kurzbezeichnung einer Bank und ist somit bei Auslandszahlungen wichtig. Ihre Bankverbindung wird ebenfalls, wie Ihre Unternehmensdaten, auf jedem generierten Dokument erscheinen.

Sie können hier auch Ihre Daten des Dateispeichers bzw. der Datenbank exportieren. Mehr dazu unter Datenexport.

Weiters können Sie hier die Steuersätze für Ihre Warenverwaltung konfigurieren. Standardmäßig ist ein Satz der momentan geltenden Steuersätze in ihrem Land vordefiniert. Wenn Sie jedoch andere Steuersätze brauchen können Sie hier welche hinzufügen, oder einfach mit dem Lupen-Symbol bearbeiten.

Unter [Start] – [Profil bearbeiten] können Sie Ihre Benutzereinstellungen bearbeiten:

Hier bearbeiten Sie Ihr eigenes Benutzerprofil. Name und Adresse werden angegeben und private Urlaube können Sie hier für Ihre Zeitaufzeichnung festlegen. Darüber hinaus können Sie auch Ihren eigenen E-Mail-Server mit Verpura verwenden. Unter „Erweiterte Webmaileinstellungen“ können sie alle wichtigen Informationen dazu angeben, falls Sie dazu Hilfe benötigen, kontaktieren Sie uns!

Nähere Infos dazu unter Dateien.

ADMIN

Weiters wird dieses Modul verwendet, um alle Benutzer eines Kunden zu verwalten. Sie können einen neuen Benutzer erstellen, Benutzer löschen und auch deren Rechte in VERPURA bearbeiten. Das bedeutet das man entscheiden kann, welches VERPURA-Modul der User benützen kann. Wenn Sie einen existierenden User löschen, wird er eigentlich nicht gelöscht. Alle seine Daten werden noch in der Datenbank gespeichert. Nur der User kann sich nicht mehr in VERPURA einloggen. Aber Sie können den gelöschten Benutzer später wiederherstellen. Die Maske von dem Benutzer-Management finden Sie unter [START] – [ADMIN]. Aber dieses Modul ist nur für die User möglich, die die Rechte (Kundenverwalter) von VERPURA besitzen.

Wenn Sie auf [ADMIN] klicken, dann sehen Sie die Bearbeitungsmaske. Alle User des Kunden sind auf dieser Seite aufgelistet und hier gibt es auf drei Buttons am Anfang der Maske: ‚Benutzer anlegen‘, Benutzer löschen‘, ‚Benutzer wiederherstellen‘. Diese drei Buttons werden gebraucht, um einen Benutzer anzulegen, zu löschen, oder wiederherzustellen.

Um einen neuen Benutzer zu erstellen, müssen Sie alle erforderlichen Felder des Formulars ausfüllen. Nachdem Sie einen neuen Benutzer erstellt haben, gelangen Sie wieder zu der Benutzerliste zurück und der neue Benutzer wird am Ende dieser Liste zu sehen sein. Es gibt ein Limit für die Benutzermenge in VERPURA: Jeder Kunde kann maximal 25 aktive Benutzer haben (alle gelöschten Benutzer sind keine Aktiven).

Sie sollten die Kontrollkästchen vor ‘ID’ anhaken. Sie können auch mehrere Benutzer gleichzeitig anhaken, wenn Sie alle löschen wollen. Nachdem ein Benutzer gelöscht wurde, wird die Benutzerinformation nicht mehr in Benutzerübersicht aufgelistet sein.

Einen gelöschten Benutzer wiederherzustellen ist ähnlich wie einen aktiven Benutzer zu löschen. Sie können ebenso mehrere Benutzer gleichzeitig wiederherstellen.

Wenn Sie auf einen Benutzer in der Benutzerübersicht klicken, werden Sie eine Maske sehen, die alle Module, die diesem Benutzer zugeschrieben worden sind, beinhaltet. Wenn ein Modul angekreuzt ist, meint man damit, dass dieser Benutzer die Rechte für dieses Modul hat und darf es verwenden. Sie können die Rechte in dieser Maske bearbeiten. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, bedeutet das, dass Sie dem Benutzer das Recht zuschreiben und anders herum. Zum Beispiel: Haben Sie das Kontrollkästchen des ‚Modul Rechnungen‘ deaktiviert und gespeichert, kann der Benutzer beim nächsten Login das Modul von VERPURA nicht mehr benutzen.